Aktenordner und Papier sollen in Zukunft bei der Rechnungsstellung keine Rolle mehr spielen. Viele Unternehmen tun sich damit noch schwer und heften auch E-Rechnungen noch ab. (Foto: © Andrea De Martin/123RF.com)
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Wie übermittelt man E-Rechnungen und was ist der Unterschied von XRechnung und ZUGFeRD?
Der Countdown läuft. Der 27. November 2020 ist ein wichtiger Stichtag für Unternehmen. Ab diesem Tag nehmen Bundesbehörden nur noch elektronische Rechnungen an. Das betrifft sämtliche Rechnungen. Ausgenommen sind nur sogenannte Direktaufträge bis zu einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro.
Für den Bund ist der Tag der letzte große Meilenstein bei der Einführung der E-Rechnung, nachdem die Bundesbehörden selbst seit einem Jahr schon E-Rechnungen annehmen. Ab Freitag, 27. November 2020, werden Eingangsrechnungen auf Papier nicht mehr akzeptiert.
Ein PDF-Dokument als E-Mail-Anhang gilt ebenfalls nicht als E-Rechnung. Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt ist und so auch übermittelt und empfangen wird. Sie liegt also in einem Format vor, das es dem Rechnungsempfänger ermöglicht, die Rechnung automatisch und elektronisch zu verarbeiten und zu verbuchen. Das ist bei einem PDF-Dokument nicht der Fall.
Die Rechnung an Bundesbehörden muss zwingend eines der elektronischen Formate "XRechnung" oder "ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung" haben.
Betriebsführung
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Der Ball liegt bei den Unternehmen. Die gängigsten Rechnungsformate für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD. Mit der Version ZUGFeRD 2.1.1 – international auch FacturX genannt – können elektronische Rechnungen auch an Rechnungsempfänger in der Verwaltung gesendet werden.
Eingereicht werden sie per E-Mail, man kann sie auch eintippen und hochladen oder über den Peppol-Webservice der Verwaltung übertragen. Letzteres ist interessant für Unternehmen, die oft für Behörden arbeiten und somit viele Rechnungen übermitteln müssen.
Das Unternehmen muss also in der Lage sein, mit seiner Software oder seinem Warenwirtschaftssystem eine elektronische Rechnung zu erstellen. Die Verwaltung wiederum stellt die Portale zum Hochladen oder Übertragen zur Verfügung. Für die Unternehmen, die sich bislang noch nicht darum gekümmert haben, gibt es noch einiges zu tun.
Zum Beispiel müssen sie mit ihrem Steuerberater die Frage klären, ob ihr Buchhaltungssystem beziehungsweise die Software in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen oder ob der Hersteller noch Datenelemente hinzufügen muss.
Außerdem sollten sie darauf achten, dass das, was sie jetzt implementieren, auch universell einsetzbar ist, also bei Geschäftspartnern und bei der öffentlichen Verwaltung. Das Format ZUGFeRD 2.1.1 mit dem neuem X-Rechnungsprofil kann man zum Beispiel kostenlos downloaden und einbetten.
Die Behörden haben ihre Lieferanten bereits informiert oder tun das in den nächsten Wochen bis zum Stichtag. Außerdem teilen sie diesen die sogenannte Leitweg-ID mit (e-rechnung-bund.de/rechnungssteller). Diese ID braucht der Unternehmer, wenn er eine E-Rechnung schicken will.
Ivo Moszynski Foto: © PrivatIvo Moszynski von der Datev eG ist Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, das den Standard ZUGFeRD entwickelt hat. Er geht davon aus, dass der Anteil elektronischer Rechnungen in der Wirtschaft immer noch bei nur etwa 25 Prozent liegt.
"75 Prozent der Rechnungen werden noch auf Papier ausgedruckt und verschickt. Und von den 25 Prozent ist ein Großteil noch eine PDF", so Moszynski. "Große Unternehmen beschäftigen sich schon lange mit dem Thema, jetzt ist der Mittelstand dran." Der Stichtag könnte Dynamik in die Digitalisierung des Rechnungswesens bringen.
Denn was bislang eine freie unternehmerische Entscheidung für oder gegen die E-Rechnung war, wird zur Pflicht beispielsweise für Handwerker und Bauunternehmen, die für ein Bundeswehrkrankenhaus, die Bundespolizei, die Deutsche Rentenversicherung oder für ein Zollamt arbeiten wollen.
Moszynski: "Diese Verpflichtung gibt es nicht nur in der Verwaltung, sondern auch in der Wirtschaft. Größere Konzerne haben ihre Lieferanten zum Teil schon zur E-Rechnung verpflichtet, jetzt kommt quasi eine weitere Branche dazu, die flächendeckend in Deutschland arbeitet. Das ist die öffentliche Verwaltung."
Das Ganze basiert übrigens auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und auf der E-Rechnungsverordnung des Bundes von 2017, die die digitale Rechnungsverwaltung bei den Behörden regelt.
Die Verwaltungen der Länder müssen E-Rechnungen seit April 2020 annehmen. Verpflichtend sind sie für Lieferanten in der Regel aber noch nicht. Einzige Ausnahme ist Bremen. Wer dort für eine Behörde arbeitet, darf ebenfalls ab Ende November nur noch XRechnungen einreichen.
Alle anderen Länder und Kommunen werden voraussichtlich ab Frühjahr oder Sommer 2021 auf E-Rechnungen bestehen. Wie diese dann übermittelt werden und auf welchem Format die Länder bestehen, ist noch nicht klar.
"Die föderale Struktur hierzulande sorgt für durchaus heterogene Anforderungen", kritisiert Dr. Robert Mayr, CEO der Datev. Die unterschiedlichen Verwaltungsebenen und ihre Behörden seien weder auf demselben Stand noch würden für alle einheitliche Regelwerke gelten. Die Situation in den Ländern sei sehr viel unübersichtlicher als auf Bundesebene.
"Für Unternehmer, die Verwaltungen in mehreren Bundesländern beliefern oder Dienstleistungen erbringen, dürfte es zur Herausforderung werden, ihre elektronischen Rechnungen korrekt zu übermitteln. Denn die einzelnen Länder lassen neben dem Datenaustauschstandard XRechnung auch andere Formate wie ZUGFeRD zu und haben zudem teilweise eigene Portale für den Rechnungseingang etabliert."
Handwerker, die nur für Privatkunden arbeiten, müssen sich noch nicht zwingend mit dem Thema beschäftigen. Experten gehen aber davon aus, dass in nicht allzu ferner Zukunft die E-Rechnung auch im privaten Geschäftsverkehr zur Regel wird.
Wer künftig für eine Bundesbehörde arbeitet, muss seine E-Rechnung im Format XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform, kurz ZRE, des Bundes einreichen.
Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung werden auf der Plattform OZG-RE eingereicht.
Bei beiden Plattformen muss sich das Unternehmen einmal kostenlos registrieren und dann auswählen, wie es die Rechnung übertragen möchte.
Um die Rechnung stellen zu können, ist eine sogenannte Leitweg-ID erforderlich. Über diese ID wird der Rechnungsempfänger identifiziert. Die Leitweg-ID teilt die Behörde mit, für die das Unternehmen arbeitet. Über die E-Rechnung in der Bundesverwaltung finden Sie alle Informationen auf dieser Plattform: e-rechnung-bund.de
Sämtliche Lieferanten des Bundes und der Stadt Bremen dürfen ab 27. November nur noch elektronische Rechnungen übermitteln. Und diese werden ausschließlich im Standardformat XRechnung akzeptiert. Dabei ist es egal, ob die Rechnung von einem Großunternehmen kommt, oder ob ein Tischler einen kleineren Auftrag für die Arbeitsagentur annimmt. Ausnahmen gibt es nur für Rechnungsbeträge bis 1.000 Euro Euro.
"Wer keine XRechnung einreicht, der wird nicht bezahlt", sagt Christian Goede-Diedering, Wirtschaftsjurist und Referent bei der Datev eG. Er erwartet, dass die Länder und Kommunen im kommenden Jahr schnell nachziehen werden, denn der Vorteil für die Verwaltung ist, dass sie die Inhalte der Rechnung medienbruchfrei weiterverarbeiten können. Alternativ zur XRechnung gibt es den Rechnungsstandard ZUGFeRD 2.1.1.
Der Rechnungsstandard XRechnung stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Anders als bei einer Rechnung auf Papier oder in einer Bilddatei wie etwa der PDF ist sie für den Laien kaum lesbar. Sie hat kein Belegbild. Die XRechnung ist maßgeblich für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 in Deutschland.
ZUGFeRD ist ein aus der Wirtschaft heraus erarbeiteter Rechnungsstandard für die E-Rechnung. In der neuesten Version ZUGFeRD 2.1.1 mit integriertem XRechnungs-Profil kann man eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei erstellen. "Diese PDF hat einen Rucksack, in den die XML-Datei eingebettet ist", erklärt Experte Christian Goede-Diedering. "So hat man zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen."
Man hat also eine lesbare und schreibgeschützte Rechnung und eine XML-Datei für die Weiterverarbeitung. Das hybride Format erfüllt alle Normen. Es kann also auch für Rechnungen an die Verwaltung verwendet werden.
ZUGFeRD 2.1.1 gibt es zum kostenfreien Download.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland FeRD wurde 2010 unter Beteiligung verschiedener Bundesministerien, der Länder und Wirtschaftsverbände gegründet. Nachdem man sich in Europa dann doch für das den Standard XRechnung entschieden hatte, wurde ZUGFeRD entsprechend weiterentwickelt.
"Möglicherweise wächst das irgendwann zusammen", meint Experte Christian Goede-Diedering bei einem Seminar der Handwerkskammer Münster zum Thema "E-Rechnung". Deutschland ist bei der Umsetzung der Richtlinie übrigens spät dran. Andere Länder haben das Thema E-Rechnung in der Verwaltung schon viel früher umgesetzt. Dänemark zum Beispiel bereits 2005.
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