Rechnungen aus dem Ausland sorgfältig prüfen

Ist die Rechnung korrekt? Gerade Kostenaufstellungen von EU-Geschäftspartnern des Handwerks erfordern jetzt ein erhöhtes Augenmerk.

Ab dem 1. Juli 2010 gelten erweiterte Melde- und Deklarationspflichten für innergemeinschaftliche Dienstleistungen, die strengere Rechnungskriterien mit sich ziehen.

Noch sind nicht alle EU-Unternehmen mit den Neuerungen vertraut. Konsequenz: In der Übergangsphase sind viele Rechnungen im Umlauf, die vom Fiskus nicht anerkannt werden. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) empfiehlt Unternehmen, Rechnungen aus dem Ausland besonders gründlich zu prüfen.

Rechnungen direkt bei Eingang prüfen

Grundsätzlich sollte der Rechnungsempfänger klären, ob er die Umsatzsteuer einzubehalten oder abzuführen hat. Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen ist jetzt überwiegend nicht mehr das Ursprungs- sondern das Bestimmungsland maßgeblich. Bei Leistungen, die bisher im Ausland steuerbar waren, muss die Umsatzsteuer gegebenenfalls ab 2010 vom deutschen Unternehmen einbehalten werden. Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen sind dahingehend zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Darüber hinaus haben bereits kleine formelle Fehler weitreichende Folgen. Stimmen nicht alle Rechnungsmerkmale, verwehren die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug ganz oder teilweise. Rechnungsempfänger müssen dann beim ausländischen Lieferanten oder Dienstleister eine berichtigte Rechnung anfordern.

Formale Fehler schnell erkennen

Dies erweist sich über Ländergrenzen hinweg als weit schwieriger als im Inland. Oft nehmen die Abstimmung und Korrektur viel Zeit in Anspruch. Gerade bei Einzelgeschäften reagieren die Rechnungssteller nicht immer prompt, vor allem wenn sie ihr Geld bereits erhalten haben. In jedem Fall entsteht ein erheblicher Verwaltungs-Mehraufwand. Der BVBC empfiehlt, die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen für eine strenge Rechnungskontrolle zu sensibilisieren.

Eingangsrechnungen aus EU-Ländern sollten direkt geprüft werden, um formale Fehler wie die folgenden schnell zu erkennen:

• Fehlende USt-IdNr.: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) von Rechnungssteller und -empfänger müssen ausgewiesen sein.
• Fehlerhafte USt-IdNr.: Sicherheitshalber ist die USt-IdNr. des Rechnungsstellers durch das Bundeszentralamt für Steuern qualifiziert zu bestätigen.
• Unzutreffende Umsatzsteuer: Es ist zu prüfen, ob der richtige Mehrwertsteuersatz zugrunde gelegt wurde (7% oder 19%).
• Unberechtigter Umsatzsteuerausweis: Umsatzsteuer darf keine Privatperson, sondern nur ein Unternehmer ausweisen.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)