Personalrabatte: Kennen Sie die Spielregeln?

Wollen Sie Ihren Mitarbeitern Rabatte auf ihre Produkte oder Dienstleistungen geben? Lesen Sie hier, welche strengen Vorgaben es gibt. Sonst macht das Finanzamt einen Strich durch die Rechnung.

Mitarbeitermotivation wird in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger. Ein beliebter Motivationsanreiz besteht darin, dass Firmen ihren Mitarbeitern eigene Waren und Dienstleistungen zu verbilligten Konditionen zugänglich machen. Solche Belegschaftsrabatte lohnen sich für beide Seiten besonders dann, wenn das Finanzamt außen vor bleibt. Betriebsprüfer stufen die Preisnachlässe aber schnell als steuerpflichtigen Arbeitslohn ein. Im schlimmsten Fall drohen dann Nachzahlungen samt Zinsen. Das muss nicht sein, wenn man sich an die Spielregeln hält.

Firmenchefs sollten Rabatte deshalb nicht ohne eingehende Prüfung der steuerlichen Folgen gewähren, rät Steuerberaterin Jennifer Telle von der Wirtschaftskanzlei WWS aus Mönchengladbach. Weit verbreitet sind Personalrabatte. Dabei geht es um Rabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die Firmen selbst herstellen oder anbieten. Dazu zählen etwa Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben oder Produkte beziehungsweise Behandlungen in den Gesundheitsgewerken, die nicht zu Kassenleistungen zählen.

Wieviel Nachlass ist angemessen?

"Aus steuerlicher Sicht sollten Personalrabatte in erster Linie einen Kaufanreiz darstellen", betont Steuerberaterin Telle. Werden sie im "überwiegend eigenwirtschaftlichen Verkaufsinteresse" gewährt, können Firmen Arbeitnehmern jährlich Vergünstigungen im Umfang von jeweils 1.080 Euro einräumen. Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Als Belegschaftsrabatt ist allerdings nicht begünstigt, was Arbeitgeber überwiegend für ihre Mitarbeiter produzieren, wie zum Beispiel das Kantinenessen.

Wieviel Preisnachlass akzeptiert das Finanzamt bei Personalrabatten? "Der Maßstab hierfür ist die sogenannte Fremdüblichkeit", erklärt Telle. Der Fiskus sieht in Vergünstigungen keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die betreffende Firma sie in gleicher Höhe auch fremden Dritten einräumen würde. Als Waren- oder Dienstleistungswert akzeptiert das Finanzamt 96 Prozent des üblichen Endpreises inklusive Umsatzsteuer.

Es wird also ein Bewertungsabschlag von vier Prozent abgezogen. Der übliche Endpreis ergibt sich aus dem Preis, den die "fremden" Kunden normalerweise bezahlen. Und zwar zu dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer den Preisnachlass erhält. Der geldwerte Vorteil für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Differenz des um vier Prozent reduzierten Produktwertes abzüglich des von den Mitarbeitern gezahlten Preises.

Klingt kompliziert? Im Zweifel sollten Unternehmen bei Belegschafts- oder Personalrabatten vorab ihren Steuerberater kontaktieren. "So gewährleisten Firmen bei jedem Belegschaftsrabatt eine Win-win-Situation für alle Beteiligten", so die Expertin.

Firmen können Mitarbeiter auch in den Genuss von Rabatten Dritter – etwa Kunden und Geschäftspartner – kommen lassen. Doch hier muss man noch mehr aufpassen: Erhalten Arbeitnehmer solche Vergünstigungen von extern, kann eine Steuerpflicht entstehen, wenn der Arbeitgeber Einfluss auf deren Gewährung nimmt.

Ein Beispiel: Die Firma handelt für ihre Mitarbeiter einen Rahmenvertrag mit einem anderen Unternehmen aus – etwa für Tank- oder Einkaufsgutscheine. Dann nimmt der Betriebsprüfer des Finanzamtes schnell eine Gegenleistung für geleistete Arbeit an. Aus der Vergünstigung wird dann steuerpflichtiger Lohn. Hier räumt der Fiskus Firmen zwar eine Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 Euro je Mitarbeiter ein. Wird jedoch diese Grenze überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuer- und sozialabgabenpflichtig.

"Für die Anwendung der 44-Euro-Freigrenze muss der Arbeitgeber auf arbeitsvertraglicher Grundlage sicherstellen, dass Arbeitnehmer die Vergünstigung direkt erhalten", betont Steuerberaterin Telle. "Bei Zahlung durch den Arbeitnehmer und nachfolgende Erstattung durch den Arbeitgeber hingegen kann der Steuervorteil verloren gehen."

Aktuelles Urteil zum Thema

Ein aktuelles Urteil könnte den Zugriff des Fiskus bei Rabatten von Dritten teilweise aushebeln. Womöglich können Firmen auch Arbeitnehmern von wirtschaftlich verbundenen Unternehmen steuerfreie Rabatte gewähren, ohne dass bei den Begünstigten steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht. In diese Richtung geht ein Urteil des Finanzgerichtes Köln (Az. 7 K 2053/17). Jedoch hat die Finanzverwaltung gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt (Az. VI R 53/18).

Hier bleibt es spannend, wie das Verfahren ausgeht. Telle: "Ein steuerzahlerfreundliches Urteil könnte künftig in vielen Fällen die Möglichkeiten für rabattierte Verkäufe deutlich erweitern."

Das A und O sei eine sorgfältige Dokumentation. "Personalverantwortliche sollten gewährte Rabatte immer als Sachbezug im Lohnkonto aufzeichnen und dabei den Abgabeort und den Abgabetag vermerken. So schaffen sie Transparenz und können Vorbehalte des Finanzamts leichter ausräumen."