Neue Leute professionell einarbeiten

Betriebe im Handwerk investieren oft viel Zeit und Geld in die Suche hochqualifizierter Fachkräfte. Doch wenn der neue Geselle oder Meister kommt, machen sie häufig schwere Fehler – und nach der Probezeit ist Schluss. Und die Mitarbeitersuche? Sie beginnt von vorn.

Ein Geselle geht, ein neuer kommt. Für Handwerksbetriebe ist dies oft Alltag – für den "Neuen" nicht. Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Entsprechend angespannt ist er an seinem ersten Arbeitstag. Deshalb ist eine angemessene Begrüßung wichtig: Sie ist Chefsache. Der unmittelbare Vorgesetzte und bei größeren Unternehmen der "big boss" sollten sich am ersten Tag Zeit für ein Orientierungsgespräch mit dem "Neuen" nehmen. Nicht nur, um ihm das Gefühl zu vermitteln "Du bist für uns wichtig", sondern auch, um ihn über die Gepflogenheiten des Betriebs, die an ihn gestellten Erwartungen und seine zentralen Ansprechpartner zu informieren.

Solche Orientierungsgespräche gibt es in vielen Handwerksbetrieben nicht. Oft beschränken sich die Verantwortlichen darauf, den Neuen sozusagen im Vorübergehen per Handschlag zu begrüßen. Dann soll er loslegen. Meist steckt dahinter kein böser Wille. Vielmehr wird das Gespräch aus Zeitgründen stets verschoben. Also kann der Neue nur raten, was dem Betrieb wichtig ist. Entsprechend viele "Fehler" begeht er in der Startphase, obwohl er Geselle oder gar Meister ist, und entsprechend schnell entstehen Irritationen bei allen Beteiligten. Deshalb sollte das Orientierungsgespräch möglichst früh geführt werden – notfalls nach Feierabend.

Richtige Signale in der Startphase

Auf dieses Gespräch sollte sich der Vorgesetzte vorbereiten – unter anderem, indem er sich notiert, worüber er mit dem Neuen reden möchte, und das (Info-)Material zusammenstellt, das dieser braucht. Eine gezielte Vorbereitung ist auch deshalb wichtig, weil sich der Mitarbeiter in den ersten Tagen sein Bild darüber formt, was dem Betrieb wichtig ist – etwa hinsichtlich der Qualität der Arbeit oder im Umgang mit Kunden. Dies beeinflusst sein künftiges Verhalten. Deshalb sollten in der Startphase die richtigen Signale an ihn gesendet werden.

Neue Mitarbeiter brauchen viel Information. Denn sie kennen weder die Abläufe und Zuständigkeiten noch Kunden und Lieferanten. Also müssen sie ihnen genannt werden, sonst sind sie orientierungslos. Aber auch zu viel Information kann die reibungslose Einarbeitung erschweren. Manche Betriebe decken neue Mitarbeiter in den ersten Tagen mit so vielen Detailinfos ein, dass sie diese unmöglich speichern können.

Die Folge: Der Neue muss immer wieder nachfragen, obwohl es ihm "schon hundert Mal" erklärt wurde. Dies erzeugt beim Neuen Frust und bei seinen Kollegen das Gefühl: Der ist offensichtlich etwas schwer von Begriff. Um dies zu vermeiden, sollte für neue Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan erstellt werden, in dem steht, in welche Arbeitsfelder der Neue wann eingeführt wird, welche Infos er dafür benötigt und wer ihm diese Infos gibt.

Regelmäßige Treffen in den ersten Monaten

In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen dem Neuen und seinem Vorgesetzten stattfinden. Bei diesen Gesprächen können sich beide darüber austauschen, welche Erfahrungen der Mitarbeiter bisher bei seiner neuen Stelle gesammelt hat und was er benötigt, um noch erfolgreicher zu arbeiten. Solche Gespräche finden aber in den meisten Handwerksbetrieben nicht statt. Dabei wären sie für die Unternehmen sehr fruchtbar, denn die neuen Mitarbeiter sind noch nicht betriebsblind. Sie haben noch einen unverstellten Blick auf die Stärken und Schwächen des Betriebs. Also können sie viele Anregungen für Verbesserungen geben. Deshalb sollte bei diesen Gesprächen – wenn irgendwie möglich – der Chef persönlich anwesend sein.

Denn eines sollten sich Handwerksbetriebe angesichts des drohenden Fachkräftemangels stets vor Augen führen: Je rarer und somit begehrter ein Spezialist ist, umso stärker betrachtet er seine Probezeit auch als Probezeit für das neue Unternehmen. Das heißt: Verfestigt sich in dieser Zeit bei ihm das Gefühl "Ich habe mich falsch entschieden", ist er – weil er noch nicht emotional an den Betrieb gebunden ist, sehr schnell zu einem erneuten Arbeitgeberwechsel bereit.

Jede Fehlbesetzung kostet mehrere Monatsgehälter

In diesen Gesprächen sollte der "Neue" auch eine Rückmeldung über seine Leistung erhalten. Dann kann er, wenn nötig, sein Verhalten korrigieren, so dass Mängel nicht automatisch zu einem Auflösen des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit führen. Denn dieser Schritt ist für das Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung nicht nur mehrere Monatsgehälter.

Häufig bleiben dann auch die Aufgaben, die der Neue übernehmen sollte, entweder ganz liegen, oder sie werden nur zeitverzögert erledigt. Deshalb sollten Betriebe nicht nur viel Zeit in das Auswählen, sondern auch in das Einarbeiten neuer Mitarbeiter investieren. Es lohnt sich!

Keine Zeit für eine gründliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters? Vorsicht! Fehler und Versäumnisse können Sie teuer zu stehen kommen.

Darauf sollten Sie achten, wenn ein neuer Geselle oder Meister kommt!

Checkliste Begrüßung/Orientierung

• Führen Sie unmittelbar nach seiner Ankunft ein Begrüßungs-/Orientierungsgespräch mit dem "Neuen".
• Bereiten Sie sich auf das Gespräch schriftlich vor.
• Übergeben Sie dem "Neuen" die wichtigsten Infos schriftlich.
• Erläutern Sie ihm die Gepflogenheiten des Betriebs und die Erwartungen, die Sie an ihn haben.
• Bitten Sie ihn auch, seine Fragen und Erwartungen zu äußern. Stellen Sie den "Neuen" seinen direkten Kollegen und Vorgesetzten persönlich vor.
• Führen Sie ihn durch den Betrieb, und machen Sie ihn mit allen Personen bekannt, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird.
• Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Kollegen als Ansprechpartner für seine Fragen zu.

Checkliste Einarbeitung

• Übergeben Sie ihm einen Leitfaden, in dem zum Beispiel die wichtigsten Abläufe beschrieben sind.
• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, der auflistet, welche Themenfelder dem "Neuen" wann und durch wen erläutert werden, damit er künftig die Arbeiten selbstständig erledigen kann.
• Vereinbaren Sie mit dem "Neuen" gleich zu Beginn Termine, an denen Sie ihm ein Feedback über seine Leistung geben und sich mit ihm über seine Erfahrungen austauschen.
• Fragen Sie den neuen Mitarbeiter während dieser Gespräche auch, wie bestimmte Abläufe in seinem alten Betrieb geregelt waren und wie er sein neues Arbeitsumfeld einschätzt. Nötigen Sie ihn aber nicht dazu zu sagen, was man besser machen könnte. Schließlich muss erst Vertrauen wachsen.
• Und: Sorgen Sie aktiv dafür, dass zwischen dem neuen Gesellen oder Meister und seinen Kollegen auch persönliche Bande entstehen. Denn dann entsteht auch eine emotionale Bindung des Neuen an Ihr Unternehmen.

Beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter ist ein Einarbeitungsplan hilfreich, in dem in Form einer Checkliste aufgelistet ist, was der neue Mitarbeiter wann und von wem erfahren soll.

Checkliste Einarbeitungsplan

Was: Erfassen Sie alles, was für neue Mitarbeiter wichtig ist. Also nicht nur die Dinge, die die Arbeit betreffen, sondern auch "Randthemen" wie Urlaubsregelungen und wie der Einstand abläuft.

Wann: Überschütten Sie die neuen Mitarbeiter am ersten Tag nicht mit Informationen. Kein Mensch kann an einem Tag alles aufnehmen, was für die künftige Arbeit wichtig ist. Im Einarbeitungsplan sollte festgelegt sein: Was sollte der neue Mitarbeiter am ersten Tag wissen? Was nach einer Woche? Was nach einem Monat?

Von wem: Im Plan sollte auch stehen, von wem der "Neue" die jeweiligen Infos erhält. Dann kann der "Neue" seine Einarbeitung weitgehend selbst in die Hand nehmen und die jeweiligen Gesprächspartner dann aufsuchen, wenn es am besten passt. Die "abgehakten" Themen sollten in einer Spalte abgezeichnet werden, und zwar vom "Info-Geber" und vom "Neuen".

Bitten Sie am Ende der Einarbeitung den neuen Mitarbeiter, den Einarbeitungsprozess und die verwendete Checkliste noch einmal kritisch zu durchleuchten und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu formulieren. Arbeiten Sie diese in den Einarbeitungsplan für den nächsten Mitarbeiter ein.

Der Autor Hans-Jörg Schumacher aus Vehlefanz arbeitet als Managementberater und -trainer für die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner in Bruchsal. Er ist auf die Themenfelder Führung und Vertrieb, Change- und Wertemanagement spezialisiert.