KI-Software nimmt Mitarbeitern monotone Arbeit ab

Auftragsbestätigungen Zeile für Zeile abzugleichen, kann für Menschen ganz schön öde sein. Der Online-Fachhändler Contorion überlässt diese stupide, aber wichtige Arbeit einer KI-Software.

Handwerker können über den Onlineshop von Contorion Werkzeuge, Verbrauchsmaterial und Betriebsausstattung kaufen. Der digitale Fachhändler führt nach eigenen Angaben 300.000 Artikel in seinem Sortiment. "Wir beziehen sehr viele unserer Produkte nahezu täglich bei über 180 Lieferanten", erklärt Stefan Underwood, verantwortlich für den Bereich Logistik.

Nachdem die Ware bestellt worden ist, erhält Contorion eine Auftragsbestätigung. Sie kann bis zu 300 Positionen umfassen, die sich auf 70 bis 80 Seiten verteilen. An die 1.000 Dokumente kommen pro Tag zusammen. "Sie müssen Zeile für Zeile kontrolliert werden. Es ist eine sehr stupide, aber extrem wichtige Aufgabe, weil die Preise oder das Liefer­datum abweichen können", verdeutlicht Stefan Underwood. Seit November 2020 muss sich damit kein Mitarbeiter mehr abmühen. Stattdessen setzt Contorion auf eine technische Lösung: Künstliche Intelligenz. "Der AI Worker von Workist hilft uns dabei, die Auftragsbestätigungen auszulesen, so dass wir sie mit unseren Bestellungen abgleichen können."

Daten erkennen und extrahieren

Bei über 180 Lieferanten gleicht keine Auftragsbestätigung einer anderen. Der Name des Lieferanten, das Bestell- und Lieferdatum, Artikelnummer, Menge, Einheit und Preis sind in den PDF-Dokumenten unterschiedlich platziert. "Der AI Worker erkennt und extrahiert diese ­Daten, so dass die Bestellungen automatisch weiterverarbeitet werden können", erklärt Alexander Müller, Geschäftsführer des KI-Anbieters Workist. Diese "sehr komplexe Aufgabe" zu lösen, sei bis vor kurzem noch nicht möglich gewesen. Ende 2019 hat das Berliner Start-up die Auftragsprüfung und -erfassung als Anwendungsfall für die Künstliche Intelligenz entdeckt und im Jahr darauf mit einigen Pilotkunden – darunter Contorion – eine Lösung entwickelt. 

Software-as-a-Service-Lösung

Der AI Worker befindet sich in einer Internet-Cloud. Die Kunden von Workist greifen online auf die KI-Software zu und nutzen ihre Dienste, ohne sie auf dem eigenen Server zu installieren (Software-as-a-Service). Dafür zahlen sie eine monatliche Service-Gebühr. "Contorion sendet uns die Auftragsbestätigungen ganz einfach mit einer E-Mail-Weiterleitung zu. Anschließend liest der AI Worker die Daten aus und strukturiert sie. Das Ergebnis erhält Contorion in einem CSV-ähnlichen Dateiformat zurück", beschreibt Alexander Müller den Prozess.    

Lernprozess "Human in the Loop"

Sobald der AI Worker Daten aus einem Dokument nicht zuordnen kann, geht ein Hilferuf an einen Sachbearbeiter raus. Foto: © Screenshot Workist

Der AI Worker ist wie ein wissbegieriger Schüler: Er eignet sich vieles selbst an, aber er braucht immer noch einen menschlichen Begleiter. "Sobald die KI etwas nicht zuordnen kann, poppt auf dem Computerbildschirm des Sachbearbeiters eine Eingabemaske auf." Dessen Feedback nimmt die KI auf, lernt daraus und verbessert sich Schritt für Schritt. Dieser Lernprozess zwischen KI und Mensch (engl.: Human) vollzieht sich wie in einer Schleife (engl.: Loop). "Unser KI-System wird deshalb auch ,Human in the Loop‘ genannt", sagt Workist-Geschäftsführer Alexander Müller. Dass die KI zu 100 Prozent selbstständig arbeitet, hält der Wirtschaftsinformatiker für ausgeschlossen. Mit seinem AI Worker strebt Workist eine Automatisierungsrate von 80 bis 90 Prozent an. 

Hohe Automatisierungsrate

Bei den Auftragsbestätigungen von Contorion können schon knapp 80 Prozent der Daten exakt ausgelesen werden. Auch neue Lieferanten lassen sich mit überschaubarem Lernaufwand ins System des digitalen Fachhändlers aufschalten. "Die KI muss dafür nur zwei-, dreimal antrainiert werden", sagt Stefan Underwood. Der AI Worker habe dabei geholfen, sehr viel manuelle Arbeit einzusparen. "Pro Woche ungefähr 40 Stunden", so Underwood. Dies sorge aber für keine Entlassungen. Die frei gewordene Zeit der Mitarbeiter könne nun für andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens genutzt werden.

Das Fazit von Stefan Underwood: "Es gibt relativ viele Programme für automatische Texterkennung auf dem Markt. Das Tool von Workist zeichnet sich dadurch aus, dass es unabhängig vom Format des Dokuments sehr schnell zu sehr guten Ergebnissen kommt."