Handwerk 4.0: Stressfrei E-Mails optimal ­organisieren

Elektronische Kommunikation bringt ­deutliche Vorteile, doch die Nachrichten müssen auch ­bewältigt werden. Umso wichtiger ist es, das E-Mail-Postfach effizient zu ­organisieren.

Bei der Kommunikation per E-Mail profitieren Handwerksbetriebe von einer spürbaren Zeitersparnis: Nachrichten lassen sich überall per PC, Tablet oder Smartphone lesen und verfassen. Außerdem landen sie innerhalb weniger Sekunden im Posteingang des Empfängers. E-Mails sind damit deutlich schneller und kostengünstiger als Briefe. Weitere Vorteile für Handwerksbetriebe: Mitarbeiter halten nicht nur mühelos den Kontakt zu Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen, sondern bleiben auch per Mail-Newsletter bei verschiedensten Themen immer auf dem Laufenden.

Allerdings können digitale Nachrichten auch Stress hervorrufen – denn die Zahl der täglich versendeten Mails ist imposant: Das Statistikportal statista.de schätzt, dass im Jahr 2018 in Deutschland rund 917 Milliarden Nachrichten versendet werden. Damit würde sich die Anzahl im Vergleich zu 2013 nahezu verdoppeln. Hinzu kommen noch viele unerwünschte Mails: Laut Symantec Intelligence Report beträgt der Anteil von Spam im Posteingang von Unternehmen über 55 Prozent.

Automatische Sortierung

Doch es gibt wirksame Mittel gegen stressige E-Mail-Fluten – denn die Bewältigung ist nur eine Frage der richtigen Organisation. Ein erster Schritt ist die Strukturierung des Posteingangs. Wenn Mails direkt in aussagekräftige Unterordner wie "Kunden", "Geschäftspartner", "Newsletter" und "Privat" einsortiert werden, erhöht das den Überblick gewaltig. Die Sortierung erfolgt in fast allen Mail-Programmen automatisch, wenn entsprechende "Regeln" definiert werden. So landen Nachrichten von bestimmten Absendern oder an bestimmte eigene Mail-Adressen (z. B. rechnung@meinefirma.de oder angebot@meinefirma.de) künftig immer automatisch im richtigen Unterordner. Mit dem Anlegen von Unter-Unterordnern lässt sich bei Bedarf noch mehr Transparenz schaffen, zum Beispiel für "Produkte", "Materialbeschaffung" "Angebote", "Offene Rechnungen" und "Bezahlte Rechnungen". Möglich sind auch eigene Ordner für wichtige Einzelkunden oder Geschäftspartner.

Um unerwünschte Werbemails automatisch auszusortieren, bringen viele Mail-Programme heute bereits eigene Spamfilter mit. Über den Spamordner sollte man hin und wieder den Blick schweifen lassen, um eventuell verirrte Geschäftsmails wieder herauszufischen. Unbedingt vermeiden sollten Betriebe eine der größten Unsitten in Büros: Das zeitaufwendige Ausdrucken und Abheften von Mails. Dies ist meist unnötig, denn alle Nachrichten lassen sich bei Bedarf digital archivieren. Selbst Finanzämter erkennen ausgedruckte Rechnungen nicht an, denn digitale Rechnungen müssen immer in ihrer ursprünglichen, unveränderbaren Originalform vorliegen.

Wer sich mit Newslettern auf dem Laufenden hält, sollte nach kurzer Zeit selektieren: Welche Quellen sind nützlich, welche Zeitverschwendung? Unnötige Newsletter gehören abbestellt. Geradezu lähmend können auch sogenannte "CC"-Nachrichten sein – also Mail-Kopien, die an Mitarbeiter oder andere Empfänger versendet werden. Denn so muss jeder Empfänger viel Zeit aufwenden zum Lesen, Archivieren oder Löschen – selbst, wenn ihn die Inhalte gar nicht betreffen. Deshalb sollte man sich vor jedem Mail-Versand gründlich überlegen, wer die Informationen wirklich benötigt.

Dreimal täglich Mails checken

Kommunikationsexperten raten dazu, eingehende E-Mails nicht zu oft abzurufen, da dies den Arbeitsfluss unterbricht und die Produktivität mindert. Ein- bis höchstens dreimal am Tag ist in den meisten Fällen ausreichend. Wer unterwegs ist und nur wenig Zeit hat, kann auch nur schauen, ob etwas Wichtiges hereingekommen ist – und die Beantwortung nach Möglichkeit auf den nächsten Tag verschieben. Trotzdem bleiben E-Mails ein schnelles Medium: Kunden und Geschäftspartner erwarten eine Antwort meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Wenn die Beantwortung länger dauert, sollte man eine kurze Zwischennachricht senden, dass die Angelegenheit in Bearbeitung ist. Das Schreiben von E-Mails sollten Betriebe immer konzentriert erledigen – bei Bedarf auch mit Unterstützung der Seite Duden.de. Denn Auftreten, Seriosität und Kompetenz können leiden, wenn eine Mail mit Flüchtigkeits-, Rechtschreib- und Kommafehlern gespickt ist.

 

Fachbegriffe

E-Mail
Abkürzung für "Electronic Mail" (elektronische Post), bezeichnet den Austausch ­digitaler Nachrichten über das Internet oder ein ­Netzwerk.

IMAP
Das "Internet Message Access Protocol" ­ermöglicht es, Mails in Hilfsprogrammen wie Outlook offline zu bearbeiten. Dabei verbleibt die Post im Gegensatz zum POP3-Abruf auf dem Server.

POP3/SMTP
Mit Unterstützung des "Post Office Protocol 3" wird die elektronische Post direkt auf den Rechner heruntergeladen, ohne den jeweiligen Web-Dienst per Hand anzusteuern. Das "Simple Mail Transfer Protocol" ist andererseits für den Versand zuständig.

PGP
Abkürzung für "Pretty Good Privacy". PGP ist ein Programm zur Verschlüsselung von Mails und Dateien. Die Software arbeitet mit fast allen gängigen Mail-Programmen zusammen. Das Entschlüsseln von Daten gelingt anhand definierbarer Passwörter.

Protokoll
Als "Protokoll" werden Regeln, Formate und Arten der Datenübermittlung zwischen zwei Endgeräten bezeichnet, zum Beispiel ­zwischen zwei PCs oder zwischen Computern und Smartphones.

Spam
Ursprünglich die amerikanische Bezeichnung für Dosenfleisch (Abkürzung von "Spiced Pork and Meat"). Heute werden mit diesem Begriff unerwünschte, massenhaft versendete Werbe­mails bezeichnet.

Spam-Filter
Spezielle Programme zum Herausfiltern un­erwünschter Werbemails (Spam). Kriterien sind bestimmte Schlagworte, Absender oder die Struktur der E-Mail.

SSL-Login
Das "Secure Sockets Layer Protocol" sorgt für eine verschlüsselte Datenübertragung zwischen eigenem PC und dem Mail-Server im ­Internet – erkennbar durch ein Schloss-Symbol in der Statusleiste.

Virenscanner
Ein Virenscanner ist eine Software, die ­Computerviren, -würmer und andere ­Gefahren erkennen und beseitigen kann.

Posteingang optimieren

Starten Sie Outlook. Klicken Sie dann in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf "Posteingang". Wählen Sie "Neuer Ordner".

Geben Sie den neuen Ordner-Namen ein (z. B. "Kunden", "Newsletter" oder "Privat") und bestätigen Sie mit "OK".

Nun können Sie Outlook anweisen, ein­gehende Mails künftig direkt in den richtigen Unterordner zu ­verschieben. ­Klicken Sie dazu einmal auf den Reiter "Start", anschließend im Menüband auf "Regeln". Dann auf ­"Regeln und ­Benachrichtigungen verwalten".

Wählen Sie "Neue Regel". Entscheiden Sie sich nun für eine Option, zum Beispiel "Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben" oder "Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben". Klicken Sie unten auf "Weiter".

Wählen Sie eine oder mehrere ­Bedingungen aus, die für das Verschieben erfüllt sein müssen ("1. Schritt"). Zum Beispiel "Die von einer Person kommt" oder "Mit bestimmten Wörtern in der Empfänger­adresse". Legen Sie im unteren Kasten ("2. Schritt") bei Bedarf weitere Details der ­jeweiligen Bedingung fest. ­Klicken Sie auf "Weiter". 

Entscheiden Sie, was mit der Nachricht passieren soll ("1. Schritt"), zum Beispiel "Diese in den Ordner (Ziel­ordner) verschieben". Legen Sie im unteren Kasten ("2. Schritt") bei Bedarf weitere Details der jeweiligen Bedingung fest – zum Beispiel den Namen des Zielordners. Klicken Sie auf "Weiter".

Bestimmen Sie Ausnahmen ("1. Schritt"), zum Beispiel "Außer mit bestimmten Wörtern im Text". Legen Sie im unteren Kasten ("2. Schritt") bei Bedarf weitere Details der jeweiligen Bedingung fest. Wollen Sie keine Ausnahmen definieren, wählen Sie einfach nichts aus. Klicken Sie unten auf "Weiter".

Vergeben Sie einen Regel-Namen ("1. Schritt") und wählen Sie gewünschte Regel-Optionen ("2. Schritt"), zum Beispiel "Diese Regel ­aktivieren" und "Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Post­eingang befinden".

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Fertig stellen". Nun werden eingehende Mails nach der von Ihnen festgelegten Regel automatisch in den angegebenen Unter­ordner verschoben.

Nach demselben Muster können Sie nun weitere Unterordner anlegen und Regeln definieren, die Ihnen künftig die Sortierarbeit abnehmen.