Gehaltsextras: Neues zu Gutscheinen und Sachbezug

Steuerfreie Gehaltsextras sind als Teil der Mitarbeitermotivation nicht wegzudenken. Was Arbeitgeber zur 44-Euro-Sachbezugsgrenze wissen müssen und worauf sie sich ab 2022 einstellen sollten, erklärt Expertin Birgit Ennemoser.

Viele Arbeitgeber motivieren ihre Mitarbeiter monatlich mit einem 44-Euro-Gutschein. Für Arbeitnehmer sind die 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist: Bei dieser Freigrenze handelt es sich um einen Monatsbetrag. Eine Umrechnung in einen Jahresbetrag ist nicht zulässig.

Nicht ausgeschöpfte Beträge können deshalb auch nicht auf andere Monate "übertragen" werden. Außerdem ist wichtig, dass das Überschreiten der 44-Euro-Grenze um nur einen einzigen Cent im Monat zur vollständigen Sozialversicherungs- und Steuerpflicht für den Gesamtbetrag führt.

Erhält ein Arbeitnehmer in einem Monat mehrere Sachbezüge, müssen diese addiert werden. Um alle Bestandteile zu erkennen, ist es wichtig, eine stetige Abstimmung vorzunehmen, also Kassenbuchungen und alle sonstigen Rechnungen sowie eventuell über die Reisekosten eingehenden Belege zu prüfen. Allzu leicht kann sonst ein Sachverhalt übersehen werden.

Eine Besonderheit sind Warengutscheine

Eine Besonderheit bei den Sachbezügen sind Warengutscheine, die bei einem Dritten eingelöst werden können. Die Regeln bei diesen Gutscheinen sind streng. Ab 2022 müssen sie zudem bestimmte Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen, damit sie nicht als Barlohn gelten.

Das Bundesfinanzministerium hat am 13. April 2021 Details dazu veröffentlicht.

Wichtig! Was bereits jetzt nicht zulässig ist und was gerade kleinere Betriebe immer wieder fälschlicherweise tun: Gutscheine auf eigenem Papier mit Firmenlogo auszustellen, die den Mitarbeiter berechtigen, sich dafür etwas im Wert von 44 Euro zu kaufen oder auch im Wert von 44 Euro zu tanken und diesen Beleg dann im Unternehmen vorzulegen und diesen abzurechnen. Solche Gutscheine gelten als steuerpflichtiger Barlohn.

Sachbezüge sind zum Beispiel Tankgutscheine einer bestimmten Tankstelle oder Tankstellenkette. Diese werden monatlich ausgehändigt. Auch sogenannte Center- oder Cityschecks, die die Mitarbeiter beim örtlichen Einzelhandel einlösen können, gelten als Sachlohn.

Ein verbreitetes Modell sind Mitarbeiterkarten von Anbietern wie Sodexo, Bonago oder Edenred. Diese Karten werden monatlich oder bei Bedarf vom Arbeitgeber geladen und können nach Belieben eingesetzt werden. Die Partner der Kartenanbieter bieten Optionen zum Einkauf im stationären Handel und im Internet.

Ein Vorteil dieser Karten ist, dass das Geld bereits beim Arbeitgeber als geflossen gilt, wenn die Karte gekauft oder der Gutschein angeschafft und an den Arbeitnehmer übergeben wurde. Der Mitarbeiter kann den Gutschein auch erst zu einem späteren Zeitpunkt einlösen.

Neue Regeln seit 1. Januar 2020

Birgit Ennemoser Foto: © Auren personal GmbH

In den letzten eineinhalb Jahren gab es umfangreiche Diskussionen zur Nutzung der Mitarbeiterkarten. Entfacht wurden diese aufgrund von zwei Urteilen des Bundesfinanzhofs von 2018, in denen die weitere Differenzierung von Sachbezügen und Geldleistungen zum Streitthema wurde. Im Juli 2019 sollte die Abgrenzung von Geldleistungen und Sachbezügen über das Jahressteuergesetz erfolgen, aber erst im November 2019 beschloss der Bundestag mit dem "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" mit Wirkung zum 1. Januar 2020 die Anpassungen.

Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, werden nun grundsätzlich als Geldleistung gewertet. Die Übergabe solch einer Geldleistung an einen Arbeitnehmer ist dann steuer- und sv-pflichtiger Arbeitslohn.

Bei der Auswahl des Kartenpartners müssen Arbeitgeber auf die Details achten. Bei den Kartenanbietern gibt es Unterschiede im Umfang der Akzeptanzstellen der Karten, bei der optischen Gestaltung der Karten (mit Firmenlogo oder nicht), bei der Unterstützung der Arbeitgeber zum Einsatz im Rahmen der Mitarbeiterbindung, bei der Preisgestaltung für die Nutzung und bei den Einlöseoptionen.

Es ist also sehr wichtig, sich hier einen genauen Überblick zu verschaffen, da zum Beispiel die Einlöseoption der Karte in Form eines direkten Zahlungsmittels die steuerfreie Option des Sachbezugs komplett ausschließen kann.

Momentan gibt es folgende Varianten:

Closed-Loop-Karten: Darunter versteht man Gutscheine, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Aussteller des Gutscheins berechtigen, etwa aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel oder einer Drogeriemarktkette. Diese gelten als Sachbezug.

Controlled-Loop-Karten: Damit bezeichnet man Gutscheine, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen nicht nur beim Aussteller des Gutscheins, sondern auch bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen berechtigen, etwa Centergutscheine oder City-Cards, die zum Einkauf im Handel und zum Essengehen in Restaurants berechtigen. Auch diese gelten als Sachbezug.

Open-Loop-Karten: Dies umfasst Karten, die als Geldsurrogate im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs verwendet werden können. Das sind bestimmte Geldkarten (einschließlich Guthabenkreditkarten), die über eine Barauszahlungsfunktion oder über eine eigene IBAN verfügen, die für Überweisungen oder für den Erwerb von Devisen verwendet und als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können. Dies wäre eine klassische Barlohnfunktion und damit kein Sachbezug.

Bis zum Jahr 2021 gibt es einen sogenannten Nichtanwendungserlass, das heißt die bisherigen Closed-Loop und Controlled-Loop-Karten könnten bis 31. Dezember 2021 noch eingesetzt werden, ab 1. Januar 2022 greift dann die enge Auslegung des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes. Die Kartenanbieter erarbeiten dazu gerade finale Lösungen.

Das geht alles nicht Beispiel 1: Der Betrieb übergibt einem Mitarbeiter einen selbst gebastelten Gutschein für den Kauf von  Spielwaren im Wert von 40 Euro. Der Mitarbeiter legt den Beleg des Kaufhauses vor, um den Gutscheinbetrag ausgezahlt zu bekommen. Nach neuer Rechtsprechung ist diese Handhabung nicht mehr umsetzbar, da es sich seit dem 1. Januar 2020 hierbei um eine nachträgliche Kosten­er­stattung handelt und die 40 Euro somit ­steuerpflichtig sind.

Beispiel 2: Eine Mitarbeiterin erhält eine zweckgebundene Zahlung für die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio. Der Fitness­zuschuss beträgt dabei monatlich 40 Euro. Das ist seit 2020 als Geldleistung zu werten und somit steuerpflichtig anzusetzen. 

Beispiel 3: Ein Mitarbeiter erhält monatlich eine Geldkarte in Höhe von 44 Euro. Besonders an dieser Karte ist, dass sie über eine Barauszahlungsfunktion verfügt. Auch diese Form der Geldkarte wird nicht mehr als Sachlohn zugelassen. Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion oder sogar über eine eigene IBAN verfügen, müssen als ­Geldleistung behandelt werden.

Neu hinzugekommen ist auch die Anforderung, dass Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geleisteten Arbeitslohn gezahlt werden müssen. Bereits die Wahlmöglichkeit bei einer Gehaltserhöhung zwischen einer Mitarbeiter-Card und einer Bruttoerhöhung verstößt gegen diese neue Anforderung.

Ab 1. Januar 2022 erhöht sich der Sachbezugsbetrag dann auf 50 Euro. Alles in allem eine gute Geschichte. Die Entlastung von umfangreichen Anpassungen rückwirkend für Sachbezugskarten, die gar nicht mehr bis 2019 rückwirkend möglich gewesen wäre. Der Anpassungsbedarf der Karten ab 2022, an dem die Anbieter bereits arbeiten, und Erhöhung des dafür nutzbaren Betrages.

Foto: © DATEV eG

Von Birgit Ennemoser
Die Autorin ist Geschäftsführerin der Auren Personal Services Stuttgart

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