Ein Dienstwagen per Gehaltsumwandlung

Steuerfreie Gehaltsextras sind beliebt zur Mitarbeitermotivation. Das gilt auch für Firmenwagen. Lesen Sie, wie das Auto-Abo-Modell in der Praxis funktioniert.

Mehr Netto vom Brutto: Eine Gehaltsumwandlung ermöglicht Handwerksbetrieben, ihre Mitarbeiter mit Gehaltsextras zu motivieren und zu binden und gleichzeitig die Lohnnebenkosten zu senken. Eine attraktive Sachleistung sind Firmenwagen, beispielsweise Elektroautos. Einerseits werden sie beim geldwerten Vorteil besonders günstig versteuert, andererseits können sich momentan viele Normalverdiener den Umstieg auf E-Autos nicht leisten, da diese im Schnitt bei der Anschaffung um mehrere tausend Euro teurer als Verbrenner sind. Im Rahmen einer Gehaltsumwandlung kann die monatliche finanzielle Belastung des Mitarbeiters um bis zu 50 Prozent gesenkt werden.

Gehaltsumwandlung Durch die Umwandlung von Barlohn in Sachlohn verringert sich der lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtige Bruttolohn und damit auch die Lohnnebenkosten. Diese sind nicht unerheblich, da sich Arbeitgeber an Sozialkosten wie Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung beteiligen, was rund 20 Prozent des Bruttolohns ausmachen kann. Ausgaben, die der Arbeitgeber on top zum Bruttolohn bezahlt.

So wird die Gehaltsumwandlung durch Firmenwagen umgesetzt

In der Praxis sieht das wie folgt aus: Ein Betrieb abonniert beispielsweise ein Fahrzeug für 369 Euro und überlässt es seinem Mitarbeiter für private und dienstliche Fahrten. Das Bruttogehalt wird entsprechend gemindert, so dass auf die Sachvergütung in Höhe von 369 Euro weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben anfallen.

Dieser Gehaltsverzicht muss wirksam und schriftlich vereinbart werden. Ein Auto Abo eignet sich besonders gut für Gehaltsumwandlungen, da es zeitlich flexibel und nicht so langfristig wie Leasing ist. Denn beim Abo liegen die Laufzeiten meist zwischen sechs und zwölf Monaten.

Die Flexibilität ist ein wichtiger Punkt: Verlässt der Mitarbeiter den Betrieb unerwartet und noch während der Laufzeit, besteht für den Betrieb das Risiko, auf dem Fahrzeug "sitzenzubleiben" oder es anderweitig unterbringen zu müssen, weil der vorzeitige Vertragsausstieg finanzielle Nachteile mit sich bringt. Kürzere Laufzeiten wie beim Abo sind deshalb vorteilhaft. Vorteilhaft ist auch, dass die Abo Rate bereits alle Nebenkosten des Fahrzeuges bis auf Tanken oder Laden beinhaltet, wodurch Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine Abreden treffen müssen, wer Verschleißreparaturen und Reifenwechsel zu tragen hat.

Indem die Abo Rate bereits alle Nebenkosten enthält, lässt sich außerdem der Wert der Sachleistung ohne weitere Kalkulationen der Nebenkosten einfach und unproblematisch beziffern.

Zu beachten: Geldwerter Vorteil

Foto: © FINN

Durch die private Verwendung des Fahrzeuges entsteht beim Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil. Dieser ist vom Arbeitnehmer individuell zu versteuern und ggf. auch in der Sozialversicherung zu verbeitragen. Daher ist die Höhe des geldwerten Vorteils sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber wesentlich.

Grundsätzlich gilt die Faustformel: Das Ersetzen von Barlohn durch Sachlohn ist finanziell und steuerlich dann interessant, wenn der Gehaltsverzicht des Arbeitnehmers höher als der geldwerte Vorteil ist.

Bei der Berechnung beziehungsweise Versteuerung des geldwerten Vorteils stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Das Fahrtenbuch oder die Pauschalversteuerung im Rahmen der Ein-Prozent-Regel. Letztere setzt den geldwerten Vorteil in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises fest. Dieser Betrag ist dann durch den Mitarbeiter zu versteuern. Daher gilt: Je teurer der Pkw, desto höher der geldwerte Vorteil und geringer der Steuervorteil.

Ein höherer geldwerter Vorteil kann auch die Einsparungen bei den Sozialabgaben verringern. Auch der Arbeitsweg ist bei der Berechnung des geldwerten Vorteils zu berücksichtigen: Pro Entfernungskilometer fallen in der Regel 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis als Monatspauschale an. Damit wirkt sich die Länge des Arbeitsweges auf die Höhe des geldwerten Vorteils und der möglichen Steuerersparnis aus. Besondere Vergünstigungen gelten bei Elektrofahrzeugen.

Bei einem Listenpreis bis 60.000 Euro wird der geldwerte Vorteil nur mit 0,25 Prozent vom Bruttolistenpreis (anstatt einem Prozent) in Ansatz. gebracht, was den geldwerten Vorteil wesentlich reduziert und die Steuerersparnis erhöht. Ein Effekt, der sich auch positiv auf die Sozialabgaben auswirken kann. Die Bundesregierung plant, diese Vergünstigungen auf einen Bruttolistenpreis bis zu 70.000 Euro zu erweitern (noch nicht beschlossen).

Das aufwändigere Fahrtenbuch kann sich dann lohnen, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug viel dienstlich nutzt. Hier kann ein Fahrtenbuch zu einem geringeren steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil führen.

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Was Betriebe beachten müssen

Mit seiner Entscheidung vom 23. Februar 2021 sorgte das Bundessozialgericht für Verunsicherung, indem es steuer- und beitragsrechtliche Vergünstigungen davon abhängig machte, ob der betreffende (Sach-)Vergütungsbestandteil zusätzlich zum ohnehin bereits geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Zwar betraf das Urteil Tankgutscheine und nicht die Gehaltsumwandlung durch Fahrzeugüberlassung, dennoch sollten die Betriebe bei der Umsetzung von Gehaltsumwandlungen in diesem Kontext einige Dinge beachten und sich beraten lassen.

Grundsätzlich sollten Handwerksbetriebe bei der Gehaltsumwandlung folgendes berücksichtigen:

• Rund 42 Prozent aller Beschäftigten waren 2022 in einem tarifgebundenen Handwerksbetrieb beschäftigt; werden Tariflöhne gezahlt ist darauf zu achten, dass diese durch die Gehaltsumwandlung nicht unterschritten werden.
• Gibt es ein Betriebsrat, muss dieser einbezogen werden, weil die Gehaltsumwandlung als strukturelle Vergütungsänderung gilt.
• Für Fahrzeuge per Gehaltsumwandlung sollte ein Nutzungs- bzw. Dienstwagen-überlassungsvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geschlossen werden. Hier ist z.B. zu regeln, ob Dritte das Fahrzeug nutzen dürfen und wer für die von ihnen verursachten Schäden haftet. Auch Selbstbeteiligungen sind hier aufzuführen.
• Die Höhe der Gehaltsumwandlung sollte weniger als 30 Prozent des Nettolohns betragen.
• Der Barlohn-Verzicht und die neue Arbeitgeberleistung müssen wirksam vereinbart werden. Insbesondere darf die Verringerung des Arbeitslohns nur Entgeltbestandteile betreffen, die zukünftig fällig werden. Zudem muss sie arbeitsrechtlich zulässig sein.

Ein Gastbeitrag von Barbara Schmoll & Miriam Piecuch 

Barbara Schmoll ist Vice President AutoBanks Relations beim Münchner Auto-Abo-Anbieter FINN. Die Expertin verantwortet dort u.a. das JobAuto-Programm und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Gehaltsumwandlungen.

Miriam Piecuch ist Juristin und Geschäftsführerin von public performance, einer Agentur für Mobilitätsthemen.

Gastbeiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder

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