Dem Betriebsprüfer entgeht nichts

Früher haben Betriebsprüfunger Stichproben gemacht. Heute bleibt dem Finanzamt kaum etwas verborgen: Die Prüfsoftware IDEA entdeckt alle Unstimmigkeiten und Manipulationen. Wie sich Unternehmer vorbereiten.

Mittelständler müssen sich besser auf elektronische Betriebsprüfungen vorbereiten, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller. "Standen früher der Waren- und Materialeinsatz sowie Reisekostenabrechnungen im Mittelpunkt, können jetzt auch stochastische Auswertungen vorgenommen werden", betont Bilanzbuchhalterin Bärbel Ettig, Mitglied im BVBC-Präsidium.

Bei Auffälligkeiten wird geschätzt

"Zeigen sich Auffälligkeiten oder Abweichungen von vorgegebenen Wahrscheinlichkeiten, werden Unternehmen häufig mit hohen Schätzwerten belegt." Es kann zu erheblichen Nachberechnungen kommen. Der Zugriff sollte außerdem auf steuerlich relevante Daten beschränkt bleiben. Auftragsbücher oder Personalunterlagen, die nicht prüfrelevant sind, sollten durch gesonderte Zugriffsrechte geschützt werden.

Schon kleine Fehler erregen das Interesse der Prüfer

Das Finanzamt darf dann schätzen, wenn die Buchführung oder Aufzeichnungen sachlich fehlerhaft sind. Oft suchen die Betriebsprüfer zunächst nach formellen Fehlern, um dann mit digitalen Prüfungsmethoden die sachliche Richtigkeit zu widerlegen. "Schon kleine Fehler können intensive Nachforschungen mit Prüf- und Kalkulationsprogrammen nach sich ziehen", sagt Bärbel Ettig.

Kritisch werden neben der Rechnungslegung auch Kassenberichte, Ausfuhrlieferungen und die Übereinstimmung von Lieferscheinen und Rechnungslegung geprüft. Stoßen Betriebsprüfer auf manipulierte Daten, dann wird es kritisch: dann steht auch der strafrechtliche Tatbestand der Steuerhinterziehung im Raum.

Auf die Kassenführung achten

Besonders wichtig ist die Kassenführung. Schlussbons müssen vollständig und fortlaufend vorhanden sein. Materialverluste (Bruch oder Schwund) müssen systematisch protokolliert werden. Obendrein muss man darauf achten achten, so Bilanzbuchhalterin Ettig, dass die Datensicherheit der Kassentechnik über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist hinweg gewährleistet bleibt. "Unternehmen sollten ein internes Kontrollsystem für das Finanz- und Rechnungswesen etablieren, das Arbeitsanweisungen klar festlegt", rät die Expertin.