Tradition und Innovation miteinander verbinden

Gründer im Handwerk legen meist viel Wert auf die Tradition ihres Berufes. Gleichzeitig nutzen sie ganz selbstverständlich neuste Techniken und Lösungen, um sich am Markt zu behaupten, beispielsweise 3D-Scanner, die den Zollstock ersetzen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special GründerNavi – für Gründer und junge Unternehmen

Warum dieses bewährte Vorgehen nicht auch auf den kaufmännischen Bereich übertragen? Wie schon die Vorgänger hier mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und gleichzeitig von Anfang an auf durchgängig digitale Prozesse setzen: Auf Papier gibt es dann nur noch den Meisterbrief. 

Medienbrüche vermeiden

In vielen Handwerksbetrieben gehören digitale Lösungen bereits zum Alltag. Mehr als 80 Prozent von ihnen setzen auf digitale Lösungen in der Kommunikation und den internen kaufmännischen Prozessen. Das ist das Ergebnis der dritten Studie zur Digitalisierung im Handwerk, für die der IT-Dienstleister DATEV eG 1.000 Handwerker aller Branchen telefonisch befragt hat. Dennoch arbeiten viele auch mit Ausdrucken und archivieren Belege sowohl in Papierform als auch digital. Stefan Wunram, Chefberater bei der DATEV eG, erklärt das damit, dass "das Handwerk sich in einer Übergangsphase befindet, weg von einzelnen digitalen Lösungen und meist mit Papier verbundenen Medienbrüchen, hin zu durchgängig digital ablaufenden kaufmännischen Prozessen". 

Diese Entwicklung dürfte sich durch die Corona-Krise noch beschleunigen. Gründer sind deshalb gut beraten, wenn sie von Anfang an auf durchgängig digitale Prozesse setzen. Dabei kann ein Steuerberater ihnen zur Seite stehen. Denn er kennt sich nicht nur mit steuerrechtlichen und kaufmännischen Themen aus, sondern auch mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, die beim Aufbau digitaler Prozesse zu beachten sind.

Zeitsparen mit E-Rechnung

Um dem Ziel vom digitalen Büro näher zu kommen, ist es entscheidend, dass Gründer Papierbelege vermeiden oder, wenn sie dennoch im Briefkasten landen, gleich scannen und eingehende digitale Belege auch digital weiterverarbeiten. Unternehmen, die zudem ihre Rechnungen elektronisch versenden, sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erfüllen darüber hinaus die Anforderungen wichtiger Geschäftspartner. Das ist insbesondere wichtig, wenn Betriebe öffentliche Auftraggeber haben. Denn die öffentliche Hand stellt in Deutschland schrittweise auf die sogenannte XRechnung um, das ist eine eRechnung in einem vorgeschriebenen Datenformat. Daneben gibt es viele weitere Formate für Ein- und Ausgangsrechnungen. Hilfe in diesem Format-Dschungel leisten Daten-Dolmetscher wie DATEV Smart-Transfer. Sie sorgen dafür, dass eingehende Rechnungen eingelesen, validiert und zur Weiterverarbeitung vorbereitet werden. Außerdem stellen sie Ausgangs-rechnungen im Wunschformat des jeweiligen Geschäftspartners bereit.

Gezielte Beratung dank Vernetzung

Durchgängig digitale Prozesse helfen auch, schon in der Gründungsphase Stolpersteine zu umgehen. Entscheidend ist dabei ein enger Austausch zwischen Betrieb und Kanzlei. Eine Anwendung, die das erleichtert, ist DATEV Unternehmen online. Die Lösung unterstützt Betriebe bei Buchführung und Lohnabrechnung. Die Daten lassen sich vom Büro oder Homeoffice in der sicheren DATEV Cloud erfassen und so zeitnah zwischen Unternehmen und Kanzlei austauschen. Ein großer Vorteil dabei: Der Steuerberater bleibt immer auf dem Laufenden über die Geschäftsvorfälle im Unternehmen. So kann er unter anderem frühzeitig erkennen, wenn die aktuelle geschäftliche Entwicklung des Betriebes von der geplanten abweicht, und entsprechende Maßnahmen anregen oder bei von außen kommenden Krisen, wie Corona, ad hoc Hilfestellung geben. Der Gründer oder die Gründerin kann sich so voll und ganz dem Aufbau des eigenen Unternehmens widmen.

Checkliste 2020

Was gute kaufmännische Software für Handwerksbetriebe leisten muss!

• Flexibilität: Sie passt sich flexibel dem Bedarf eines wachsenden Unternehmens an und ist auch zu Hause und mobil im Zugriff.
• Zuverlässigkeit: Sie ist testiert, zuverlässig und entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeital-ter, den GoBD. Alle gesetzlichen Änderungen sind aktuell berück-sichtigt.
• Zusammenarbeit: Sie ermöglicht durchgängig digitale Prozesse – auch mit dem Steuerberater. Papierbelege sind überflüssig.
• Datenschutz: Datenschutz und Datensicherheit entsprechen auch in der Cloud höchstmöglichen Ansprüchen. Eine revisionssichere Archivierung ist gewährleistet.
• Kontrolle: Betriebswirtschaftliche Daten und Auswertungen zeigen die aktuelle Entwicklung beispielsweise von Kosten und Ertrag.  Fehlentwicklungen lassen sich zeitnah erkennen. Frühzeitiges  Eingreifen ist möglich.
• Freiheit: Wenn gewünscht, kümmert sich der Steuerberater/ die Steuerberaterin um das Kaufmännische, der Handwerker/die Handwerkerin kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

FAZITStolpersteine: Diese umgehen Gründer durch digitale kaufmännische Prozesse zusammen mit dem Steuerberater.
Cloud: Rechnungen digital und sicher versenden und empfangen – einfach mit DATEV SmartTransfer in der Cloud – ob vom Strandcafé oder vom Homeoffice aus. 
Statt Papierkrieg: Mehr Kundenwünsche erfüllen – durchgängig digitale Prozesse im Büro machen es möglich und schaffen Freiräume. 
Corona: Die Krise beschleunigt den Trend hin zu durchgängig digitalen Prozessen in den Betrieben und zwischen ihnen und ihren Partnern.