Betriebsfeiern und Steuern: Was Firmen beachten müssen

Für Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge gibt es einen steuerlichen Freibetrag. Dieser liegt seit Jahren unverändert bei 110 Euro. Was Firmen beachten müssen, wenn die Feier teurer wird oder Mitarbeiter kurzfristig absagen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Firmenfeier und Betriebsausflug: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Firmenjubiläum, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug und Co.: Zwei Veranstaltungen im Jahr können Betriebe organisieren, um die Zusammengehörigkeit von Mitarbeitenden und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und von dem steuerlichen Freibetrag zu profitieren. "Es gibt lohnsteuerrechtliche Regelungen, die bei der Planung und Durchführung von Betriebsfeiern unbedingt beachtet werden sollten", sagt Ronald Maul, Präsident der Steuerberaterkammer Saarland. 

Je 110 Euro Freibetrag für zwei Veranstaltungen 

"Betriebsfeiern sind rechtlich als Betriebsveranstaltungen einzustufen, wenn diese einen geselligen Charakter haben. Letzteres fehlt zum Beispiel bei alleinigen Kino- oder Theaterbesuchen", erklärt Ronald Maul.

Wichtig ist dabei, dass Unternehmen den Freibetrag in Höhe von 110 Euro im Jahr 2024 pro Veranstaltung einhalten. "Eine Erhöhung dieser Grenze auf 150 Euro wurde im Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz zwar diskutiert, konnte sich aber nicht durchsetzen", berichtet der Steuerberater aus Wadgassen im Saarland. 

Maximal kann das Unternehmen zwei Veranstaltungen pro Jahr für seine Belegschaft durchführen, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. In die 110 Euro werden alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer etwa für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke anlässlich der Feier, Musik, Fahrtkosten bei einem Ausflug oder die Raummiete zusammengerechnet. 

Achtung: Sozialversicherungspflicht bei verspäteter PauschalbesteuerungWird dieser Freibetrag überschritten, wird alles, was darüber liegt, als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers erfasst. Dieser geldwerte Vorteil kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent abgegolten werden (sogenannte Pauschalverteuerung). Sozialversicherungsbeiträge fallen dann keine an. Das Bundessozialgericht hat allerdings kürzlich entschieden, dass eine verspätete Pauschalversteuerung zur Sozialversicherungspflicht führt – und damit zu deutlich höheren Kosten für Betriebe. Mehr dazu hier

Offen für alle Beschäftigten - auch bei Abteilungsfesten

Im Zweifel lieber vor der Feier den Steuerberater kontaktieren. Foto: © Bundessteuerberaterkammer

Wichtig ist auch: Die Betriebsfeiern müssen offen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein. Grundsätzlich muss das gesamte Personal an einer Betriebsfeier teilnehmen können. Auch ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Leiharbeitskräfte, Aushilfen oder Praktikanten und Angehörige kommen in Betracht (Angehörige werden aber dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet).

Vorsichtig muss man bei Veranstaltungen für einzelne Mitarbeitergruppen sein. "Soll nur eine Abteilung bedacht werden, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können. Einladungen nur nach Hierarchie, Umsatzzahlen oder Funktion sind lohnsteuerrechtlich unzulässig", betont Maul.

Ob am Ende tatsächlich teilgenommen wird, bleibe aber immer jeder Person selbst überlassen.

Achtung: Kurzfristige Absagen 

Probleme in der Praxis bereiten Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen und kurzfristig absagen. Entstehen hier trotzdem Kosten, sind diese bei der Berechnung des Freibetrags auf die teilnehmenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umzurechnen. "Bei der Planung sollte deshalb immer noch finanzieller Spielraum mit bedacht oder die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung geprüft werden", erklärt der Experte.

Was ist, wenn der Freibetrag überschritten wird?

Wird der Freibetrag von 110 Euro trotz sorgfältiger Planungen überschritten oder sollen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, kommt für den Betrag über 110 Euro oder für die weitere Veranstaltung auch eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent durch das Unternehmen in Betracht.

Für die Angestellten entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile, denn die Versteuerung übernehmen allein die Arbeitgeber.

Geschenke statt Firmenevents

Wer im Jahr 2024 statt einer Feier seinem Personal lieber Präsente als Dankeschön überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von

• 60 Euro für Geschenke aus besonderem persönlichem Anlass
• beziehungsweise 50 Euro für Sachbezüge beachten. 

Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 Euro kann hier nicht herangezogen werden. Zu beachten ist außerdem, dass bei Überschreiten der Grenzen von 60 beziehungsweise 50 Euro diese Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig werden (Freigrenze!).

Wenn Geschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben werden, sind diese gegebenenfalls in den Freibetrag von 110 Euro mit einzubeziehen. "Hierbei kommt es darauf an, ob die Geschenke anlässlich oder nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden." Im Zweifel sollte man seinen Steuerberater oder seine Steuerberaterin vorab kontaktieren.

Quelle: Steuerberaterkammer Saarland

Zu den Zuwendungen, die das Finanzamt als "üblich" für solche Feiern einstuft, gehören

• Speisen und Getränke
• Tabakwaren und Süßigkeit 
• die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten
• Eintrittskarten
• Geschenke (siehe oben)
• Musik und andere künstlerische Darbietungen
• Zuwendungen an Begleitpersonen
• Ausgaben für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager
• Kosten für anwesende Sanitäter
• Gebühren für Behördenauflagen
• Trinkgelder
• Stornokosten

Selbstkosten: Sogenannte rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben außen vor. Das sind zum Beispiel die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während der Feier.

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