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"Die E-Rechnung könnte zum Katalysator für die Digitalisierung der Unternehmen werden, die sich bis heute noch mit Word und Excel behelfen", sagt Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware. Mehr dazu und zur künftigen Rolle von KI bei der Buchhaltung.
Der Umstieg auf die E-Rechnung ist einfacher als viele denken, sagt Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware, Marktführer für kaufmännische Softwarelösungen. Für Unternehmen, die den Wechsel bereits geschafft haben, sei der Aufwand oft geringer als erwartet gewesen. Laut einer Studie der Universität Erlangen-Nürnberg von Oktober profitieren sie dann von Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und einem Plus an Umweltfreundlichkeit.
Die Studie hat aber auch ergeben, dass viele Selbstständige und kleine Unternehmen weiterhin auf Word oder Excel zur Rechnungsstellung setzen. 74 Prozent der Steuerkanzleien berichteten, dass ihre Mandanten vor allem aus Gewohnheit und aufgrund des geringen Rechnungsvolumens solche Tools nutzen.
Wir haben bei Christian Steiger nachgefragt, warum trotz der vielen Vorteile und des Stichtags 1. Januar 2025 vor allem kleinere Betriebe das Thema E-Rechnung weiterhin vor sich her schieben, wie groß der Umstellungsaufwand wirklich ist und welche Rolle KI in der Buchhaltung künftig spielen wird.
Deutsches Handwerksblatt (DHB): Wie funktioniert die Umstellung auf die E-Rechnung mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware, wie groß ist der finanzielle und zeitliche Aufwand?
Betriebsführung
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Christian Steiger: Ich sage gerne: Das "E" in E-Rechnung steht eigentlich für "einfach" oder "erledigt", wenn Unternehmen auf Software setzen. Denn: Mit der richtigen Lösung schreiben Unternehmer und Unternehmerinnen automatisch E-Rechnungen und müssen sich mit diesem Thema überhaupt nicht weiter befassen. Wir haben das technisch in all unsere Lösungen integriert, denn genau das ist ja unsere Aufgabe als Softwareanbieter: Es den Unternehmen einfacher machen. Der finanzielle Invest hängt vom Umfang der Lösung ab. Die kleinste Variante von Lexware Office gibt es zum Beispiel ab 6,90 Euro im Monat. Wenn man plötzlich keine Papierrechnungen mehr versendet, sind die Kosten allein über das gesparte Porto nicht der Rede wert.
DHB: Warum haben Unternehmen, die jetzt nicht digitalisieren, kurz- oder langfristige Nachteile?
Christian Steiger: Ehrlich gesagt: Es ist erschreckend, dass wir immer noch über diese Frage sprechen müssen. Zum einen gibt es gesetzliche Pflichten, die Grund genug sind, sich digital aufzustellen. Die E-Rechnung zum Beispiel oder auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GOBD). Viel wichtiger: Die Digitalisierung ist Zukunftsgarant. Wir haben es ganz deutlich während der Pandemie gesehen: Wer digitalisiert war, der kam besser durch die Krise. Digitale Prozesse sparen enorme Zeit und sind die Basis, um auch künftig erfolgreich sein zu können. Die Chancen, die mit KI bevorstehen, sind nur für die nutzbar, die schon digitalisiert sind. Da können künftig ganze Branchen abgehängt werden, wenn sie immer noch fragen, warum sie sich digitalisieren müssen.
Die E-Rechnung könnte jetzt zum Katalysator für die Digitalisierung der Unternehmen werden, die sich bis heute noch mit Word und Excel behelfen. Mit der Digitalisierung können Betriebe ihre Geschäftsprozesse und die Buchhaltung weitestgehend automatisieren. Damit können sie dann eben auch ihre eigenen Unternehmensdaten noch effizienter nutzen, vor allem mit den Möglichkeiten, die sich aus der rasanten KI-Entwicklung ergeben.
DHB: Welche Rolle wird KI bei der Buchhaltung künftig spielen? Welche Vorteile bietet das für kleine Unternehmen?
Christian Steiger: Wir entwickeln gerade eine KI-Lösung, die den Betrieb auf Basis der eigenen Geschäftszahlen berät. Ich halte das für einen absoluten Gamechanger! Unternehmer und Unternehmerinnen stehen vor großen Fragen. Soll ich meine Preise anpassen? Kann ich einen neuen Mitarbeitenden einstellen? Diese Fragen wird bald eine intelligente, sprachbasierte Software beantworten – wie in einem Gespräch mit dem engsten Geschäftspartner. Wir befähigen Unternehmer und Unternehmerinnen, ihre eigenen Daten nutzbar zu machen und sich KI-gestützte Beratung zu holen. Mehr noch: Die KI kann auch "einfach machen", zum Beispiel indem sie auf Basis von Datenauswertungen Marketingkampagnen plant und sogar umsetzt. Zum Beispiel: Erstelle mir einen Instagram-Post aus meinem aktuellen Angebot. Das reduziert erheblich den Zeit- und Kostenaufwand für Recherche, Berechnungen und Beratung für kleine Unternehmen.
DHB: Wie ist die aktuelle Situation bei kleinen und mittleren Betrieben im Handwerk, warum scheuen sie sich, sich mit dem Thema zu befassen, wo sind die größten Informationslücken?
Christian Steiger: Ich kann verstehen, dass das erstmal eine Umstellung für alle ist, die noch keine digitalen Lösungen nutzen. Es braucht immer eine Anfangsinvestition. Aber wir sehen bei unseren Kunden und Kundinnen wie sehr sie von einem digitalen Rechnungsmanagement profitieren. Das wird schnell zu Effizienzgewinnen und dann auch Kosteneinsparungen führen. Und für Unternehmen, die den Wechsel bereits geschafft haben, war der Aufwand oft geringer als erwartet. Daher ist meine Botschaft: Der Umstieg ist leichter als gedacht und danach ist die Buchhaltung schneller, günstiger und umweltfreundlicher. Und wer einmal seine Prozesse digitalisiert hat, kann auch von den kommenden großen technologischen Umwälzungen profitieren.
Die Fragen stellte Kirsten Freund
Anforderungen und Übergangsfristen Ab 2025 müssen Unternehmen Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und versenden. Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Es gibt Übergangsfristen für den Versand bis 2027 beziehungsweise 2028, nicht aber für den Empfang. Mehr dazu in unserem Themenspecial handwerksblatt.de/e-rechnung
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