Die Länder Saarland, Baden-Württemberg und Hamburg verpflichten ihre Auftragnehmer vom 1. Januar 2022 an zur E-Rechnung. In Bremen ist das bereits seit Herbst 2020 der Fall.
In Baden-Württemberg, Hamburg und im Saarland müssen sich Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, vom 1. Januar 2022 umstellen. Sie sind dann zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet, wenn der Rechnungsbetrag höher als 1.000 Euro ist.
Die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung dieser Länder müssen dann den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen, die unter anderem ein technisches Format für die übermittelten Daten vorgibt. Diese Vorgaben erfüllen die beiden Standards XRechnung sowie ZUGFeRD ab der Version 2.0.
Die Unternehmen müssen ab dem Stichtag in der Lage sein, mit seiner Software oder seinem Warenwirtschaftssystem eine elektronische Rechnung zu erstellen. Die Verwaltung wiederum stellt die Portale zum Hochladen oder Übertragen zur Verfügung.
Seit November 2020 gilt die verbindliche Einreichung von E-Rechnungen für Auftragnehmer des Bundes und der Verwaltung in Bremen. Weitere Bundesländer werden nachziehen, berichtet die Datev: Mecklenburg-Vorpommern 2023 und Hessen 2024. In Rheinland-Pfalz wird der 1. Januar 2024 angepeilt.
Bundesbehörden Seit Ende November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung bereits Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden wie Arbeitsagenturen, Finanzämter, Polizei, Bundeswehr, Zollämter oder Universitäten. Ausgenommen sind nur Rechnungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro. Die Rechnungen an die Bundesbehörden können über das zentrale Rechnungsportal des Bundes (ZRE) erstellt, digital hochgeladen und gesendet werden.
Umgekehrt müssen bereits heute fast alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen E-Rechnungen akzeptieren, wenn Unternehmen dies bevorzugen. "Unternehmen können deshalb schon heute ohne rechtlichen Druck für alle ihre Rechnungen auf das digitale Format umsteigen", sagt die Datev. Große Softwarehäuser wie die Datev bieten Unternehmen Lösungen, die die Rechnungen automatisch im geforderten elektronischen Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD, aufbereiten und über den gewünschten Übermittlungsweg an die Behörden verschicken.
Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF-Dokument als E-Mail-Anhang gilt nicht als E-Rechnung.
Um die Daten aus den Rechnungen möglichst effizient weiterverarbeiten zu können, werden von öffentlichen und internationalen Auftraggebern die Vorgaben bezüglich Rechnungsstellungsprozess, Rechnungsinhalten und der Übermittlungswege oft auf deren interne Systeme ausgelegt. Die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD werden regelmäßig an die rechtlichen und technischen Anforderungen der Rechnungsschreibung angepasst.
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