Der Einsatz von Branchensoftware bietet viele Vorteile. Worauf Betriebe bei der Anschaffung einer Handwerkersoftware achten sollten, stellen wir in Teil 2 unserer vierteiligen Serie vor.
Im Büroalltag vieler Handwerksbetriebe kommen aktuell überwiegend Office-Anwendungen wie Word und Excel für die Auftragsabwicklung zum Einsatz. Dabei liegen die Vorteile von Handwerkerlösungen klar auf der Hand: Sie wurden konzipiert, um die zeitintensiven, kaufmännischen Abläufe wie Kalkulation, Angebotserstellung, Auftragsverwaltung und Abrechnung zu vereinfachen sowie um die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle zu erleichtern. Dennoch können sich die zahlreichen am Markt verfügbaren Produkte in ihrer Anwendungsbreite und ihrem Funktionsumfang wesentlich voneinander unterscheiden.
Nachfolgend werden exemplarisch fünf neutrale Handwerkerlösungen mit unterschiedlicher Anwendungsbreite vorgestellt. Das Spektrum reicht von kompakter Bürosoftware bis zu ERP-Systemen für das Handwerk. Die angeführten Produkte sind teilweise modular aufgebaut und lassen sich individuell nach Kundenwunsch konfigurieren, beziehungsweise bieten sie verschiedene Leistungs- oder Lizenzpakete an.
Mit der HERO Handwerkersoftware können alle Betriebe die ganzheitliche Abwicklung von Projekten, vom Erstkontakt über die Umsetzung bis zum Zahlungseingang, managen. Die Cloud-Anwendung ist gleichermaßen für kleine und große Handwerksbetriebe sowie für "Neueinsteiger" geeignet. In HERO sind zudem ein vollwertiges CRM-System (Customer-Relationship-Management) für das Kundenbeziehungsmanagement sowie eine Dokumentenverwaltung enthalten.
Starter- und Pro-Lizenz
Bereits mit der Starter-Lizenz können Handwerker zentrale Funktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung, Aufmaß, Mitarbeiterverwaltung, Kalkulation sowie Bau- & Projektdokumentation nutzen. Hilfreiche Erweiterungen, wie mobile Zeiterfassung, die digitale Plantafel und Ressourcenplanung und vieles mehr, können mit der Pro-Lizenz erworben werden.
Mit der inkludierten HERO App können Angebote, Rechnungen und andere Dokumente unterwegs auf Smartphone oder Tablet erstellt werden. Mittels digitaler Unterschrift können die fertigen PDFs vom Kunden ohne Wartezeit direkt vor Ort unterzeichnet werden. Weitere Funktionen, wie Terminplaner, Baustellendokumentation, Aufgabenverwaltung und vieles mehr, unterstützen die Arbeit unterwegs. Mit dem Pro-Paket lässt sich auch die mobile Zeiterfassung über die App nutzen, bei der Arbeitszeiten automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.
Entwickelt wurde die Anwendung von der HERO Software GmbH mit Sitz in Hannover. Um die Software weiter auszubauen und an die individuellen Anforderungen der Unternehmen anpassen zu können, hat HERO unterschiedliche Schnittstellen, beispielsweise zu Shop-Systemen des Großhandels über IDS Connect, integriert.
Mit der HERO Handwerkersoftware können Betriebe ihr komplettes Projektmanagement digitalisieren – vom Erstkontakt über das Angebot bis zu Umsetzung und Rechnung.
Die HandwerkersoftwareopenHandwerk bietet Unternehmen aller Branchen Lösungen für Auftragsverwaltung, Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung, Dokumentation und Finanzmanagement in einer Anwendung. Folgende Funktionen, hierzu gehören Auftrags-/Projektplanung, Ressourcenmanagement, Baustellendokumentation und -kommunikation, Mängel- und Aufgabenmanagement sowie ein umfangreiches Rechnungswesen in der Cloud, stehen den Betrieben von Anfang an vollumfänglich zur Verfügung.
Funktionszugang erweitern oder einschränken
Die Unternehmen können eigenständig und individuell mit Rollenvergaben, durch Erwerb von unterschiedlichen Lizenzarten sowie über die Rechteverwaltung in der Software den Funktionsumfang für kaufmännische und gewerbliche Mitarbeiter erweitern oder einschränken.
Kommunikation wird erleichtert
Die webbasierte Plattform des deutschen Unternehmens openHandwerk GmbH ist äußerst kollaborativ aufgesetzt, um die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Büro, Baustelle und Auftraggeber sowie Subunternehmen zu erleichtern. Mit der dazugehörigen openHandwerk-App können Workflows im Büro, auf der Baustelle oder in der Instandhaltung verwaltet und gesteuert werden. Das Büro erhält alle wichtigen Informationen in Echtzeit, da beispielsweise Formulare zur Erstellung von Begehungsprotokollen, Nachträgen, Arbeitsnachweisen, Materiallisten, Bautagebücher und vieles mehr vor Ort digital ausgefüllt und unterzeichnet werden können.
Erweiterung über mehr als 20 Schnittstellen
Die Software kann auf Wunsch um eine abgestimmte Lagerverwaltung sowie mit mehr als 20 aktiven Schnittstellen zu Drittlösungen individuell erweitert werden.
Die cloud-basierte Handwerkersoftware der Plancraft GmbH, mit Sitz in Hamburg, unterstützt speziell kleine Handwerksbetriebe aller Branchen dabei, die Büroarbeit – von der Anfrage bis zur Zahlungsverwaltung – einfach und schnell zu erledigen.
Aufträge gewinnbringend abwickeln
In Plancraft können alle relevanten Auftragsdokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Abschläge und Rechnungen erstellt und in einer digitalen Projektmappe zentral verwaltet werden. Von der Ausschreibung bis zum Reparaturauftrag ist alles möglich. Mittels tiefgreifender Kalkulation – eine Kernfunktion von Plancraft – können Handwerksbetriebe sicherstellen, dass sie ihre Aufträge mit fairen Preisen gewinnbringend abwickeln.
Die Lösung zeichnet sich durch eine einfache Handhabung aus und bietet bereits in der Starter-Version – konzipiert für Gründer und Kleinstbetriebe – alle wesentlichen Funktionen, wie automatisierte Angebote und Rechnungen, Aufmaß und Zeiterfassung.
Büroanwendung mit mobiler App erweitern
Damit die Mitarbeitenden von unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben, sowie für die nahtlose Kommunikation zwischen Büro und Baustelle, kann die Büroanwendung mit der mobilen Handwerker App von Plancraft erweitert werden. Mit der integrierten Zeiterfassung können die Mitarbeitenden Arbeits- und Projektzeiten,sowie Urlaub, Krankheit oder Schlechtwettertage in Plancraft eintragen.
Das deutsche Unternehmen blue:solution software GmbH bietet mit blue:solution – smarthandwerk eine kaufmännische Software, die sich individuell an die Bedürfnisse von kleinen bis mittelständischen Handwerksbetrieben anpassen lässt. Die Lösung zeichnet sich durch eine intuitive, einfache Bedienbarkeit aus und ähnelt in der Anwendung bekannten Office-Programmen.
Auswählbare Funktionen
Die Basisversion beinhaltet Funktionen zur Angebots- und Rechnungserstellung, Kalkulation sowie zur Artikel- und Kundenstammpflege. Je nach Bedarf lässt sich die Software nach dem Baukastenprinzip um vielfältige Module erweitern. Mit auswählbaren Funktionen zur Reparaturauftragsabwicklung, Verwaltung von Wartungs- und Serviceverträgen, Aufmaßberechnung, Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen sowie für Nachkalkulation, Projekt- und Lagerverwaltung und vielem mehr, können sich Handwerksbetriebe ihre optimale Softwarelösung eigenständig konfigurieren.
Mit der mobilen Ergänzung my blue:app hand:werk können Betriebe ihre vielfältigen Tätigkeiten und Arbeitsabläufe, je nach Umfang der individuell ausgewählten App-Funktionen, ortsunabhängig und digital abwickeln.
Digitale Zeiterfassung
Für die Umsetzung einer digitalen Zeiterfassung kann blue:solution – smarthandwerk mit der Zeiterfassungssoftware des Herstellers blue:solution – smartzeit kombiniert werden. Angeboten werden beide Anwendungen als lokale Version sowie als Cloud-Lösung.
Die WinWorker Handwerkersoftware des deutschen Softwarehauses WinWorker GmbH ist gewerkeübergreifend einsetzbar und für Betriebe von kleinerer bis mittlerer Größe geeignet.
Die umfangreiche Basisversion unterstützt die Handwerksbetriebe professionell bei der Angebots- und Rechnungserstellung, der Auftragsabwicklung, Erstellung von Aufmaßen, der Kalkulation, sowie der Verwaltung von Stammdaten und Kundenadressen. Die Software setzt auf Benutzerfreundlichkeit und auf eine einfache Handhabung, indem Struktur und Menüführung an gängige Office-Programme angelehnt sind.
Verschiedene mobile Apps
Für die optimale Vernetzung von Büro und Baustelle bietet WinWorker verschiedene mobile Apps für Zeiterfassung, Geräteverwaltung, Baustellendokumentation und viele mehr. Bereits mit der inkludierten, kostenfreien Grundversion der WinWorker App können Funktionen – wie Chat, Aufgabenlisten, mobile Notizen und Fotos, Adressen, Termine, Materialinfos – genutzt werden. Mit passenden Modulen, Schnittstellen, Apps und Erweiterungen kann die Software individuell und schrittweise an die speziellen Anforderungen des jeweiligen Betriebes angepasst werden.
Angeboten wird WinWorker als lokales Softwareprogramm für den PC, wobei zusätzliche kostenpflichtige Desktop-Anwendungen – für Dokumentenmanagement, Nachkalkulation, Ressourcenplanung und vieles mehr – verfügbar sind, um damit weitere betriebliche Prozesse digital abbilden zu können.
Digitales HandwerkIn einer vierteiligen Serie im Themen-Special "Digitales Handwerk" auf handwerksblatt.de zeigt Birgit Plomberger vom Kompetenzzentrum Future Digital, wie sich Handwerksbetriebe digitaler aufstellen können. Dabei stellt sie exemplarisch verschiedene Tools und Software-Lösungen sowie Umsetzungsschritte vor. Teil 1: Der Weg zum digitalen Handwerksbetrieb; Teil 3: Handwerker-Apps für mobiles Arbeiten; Teil 4: Umsetzungsschritte zum digitalen Handwerksbetrieb
Der Überblick zeigt, ein direkter und rascher Softwarevergleich ist für Interessenten eher schwierig. Wichtig ist daher, dass die Betriebe vorab intern festlegen, welche Funktionen und Anwendungsbereiche mit der Software abgedeckt werden sollen, um anschließend bei einigen ausgewählten Anbietern Testzugänge anzufordern.
Eine Demoversion gibt rasch Aufschluss über Funktionen, Design und Benutzerfreundlichkeit der Anwendung. Will man aber Klarheit darüber, wie gut die Software die eigenen betrieblichen Anforderungen tatsächlich abdecken kann, sollte man sich die Zeit nehmen, um einen kompletten Auftrag – vom Angebot bis zur Schlussrechnung – durchzuspielen. Idealerweise testet man für die zukünftige Zusammenarbeit von Büro und Baustelle die dazugehörige mobile App gleich mit. Zusätzlich sollte überprüft werden, ob Software und App der jeweiligen Anbieter über nachfolgende Funktionen verfügen (siehe Grafik).
Für Betriebe, die noch wenig oder gar keine Erfahrungen mit Handwerkersoftware gemacht haben, wäre es sinnvoll, stufenweise mit der Einführung zu starten und zuerst nur einzelne Bereiche wie Angebotserstellung und Abrechnung umzusetzen.
Art und Umfang der Mitarbeiterschulungen sind auch bei Handwerkersoftware ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelungene Digitalisierung. Denn was bringt die beste Software, wenn sie später im Betrieb nur oberflächlich genutzt wird? Damit sich Vorteile und Effizienzeffekte rasch einstellen können, sollten unbedingt die Seminare und Online-Seminare der Anbieter – auch wiederkehrend – in Anspruch genommen werden.
Die Autorin Birgit Plomberger ist im Kompetenzzentrum Future Digital für die Aus- und Weiterbildung und die Förderberatung zuständig.
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