Erfolgreich durch den Lockdown mit digitalen Helfern

Handwerk 4.0: In Zeiten des Lockdowns können viele Handwerker gar nicht oder nur unter erschwerten Bedingungen arbeiten. Schnelle Unterstützung versprechen digitale Helfer: Mit kostenlosen Apps und Software-Tools können Betriebe spürbar Zeit und Geld sparen – unterwegs, im Büro und im Homeoffice.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

In den letzten Monaten sorgte die Corona-Pandemie im Handwerk für einen echten Digitalisierungsschub: Laut "Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021" der Deutschen Telekom haben fast 40 Prozent der Handwerksunternehmen ihre Prozesse kurzfristig digitalisiert. Gleichzeitig verlegten viele Betriebe ihre Bürotätigkeiten ins Homeoffice und statteten Mitarbeiter mit Smartphones, Tablets und Software-Lösungen aus.

Doch es muss nicht immer die Komplettdigitalisierung aller Bereiche sein: Eine interessante Möglichkeit bieten kostenlose Apps und Software-Lösungen, die nur einzelne Prozesse digitalisieren, aber trotzdem Zeit und Geld sparen. Gratislösungen bieten sich besonders an, um digitale Prozesse kennenzulernen und die Leistungsfähigkeit der Produkte zu testen. Die Palette der digitalen Helfer reicht von Office-Paketen und Cloud-Lösungen über Zeiterfassungstools bis hin zu Online-Kalendern und Terminplanern für Kundentermine.

Office-Pakete und Cloud-Speicher

Eine echte Alternative zu kostenpflichtigen Office-Paketen ist zum Beispiel "Open Office" von Apache, das mit angepassten Versionen auch für Smartphones und Tablets verfügbar ist. Das kostenlose Software-Paket bietet alles, was Unternehmen für die tägliche Office-Arbeit benötigen: Im Paket enthalten sind Apps für Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Dabei sind die Programme mit den Office-Formaten von Microsoft kompatibel.

Wer wichtige Daten nicht nur lokal auf eigenen Systemen, sondern auch in der Cloud speichern möchte, kann auf ein kostenloses Angebot der Deutschen Telekom zurückgreifen: Die "MagentaCloud" bietet Telekom-Kunden ganze 15 GB kostenlosen Speicherplatz. Für Nicht-Kunden sind es immerhin drei GB. Das Angebot umfasst TÜV-geprüfte Datensicherheit sowie die Möglichkeit, Daten für Mitarbeiter freizugeben. So können zum Beispiel Teams im Außendienst komfortabel auf wichtige Kundendaten oder Dokumentationen zugreifen.

Online-Kalender und Zeiterfassung

Eine weitere Möglichkeit für eine effiziente Organisation und Zusammenarbeit sind digitale Kalender. Mit "Kalender.digital" können Betriebe ihre Projekte und Termine zum Beispiel online organisieren, planen und teilen. Dabei greifen Mitarbeiter ganz einfach per Browser auf ihren persönlichen Kalender zu und bleiben auch bei kurzfristigen Änderungen immer auf dem Laufenden. Eine sinnvolle Ergänzung zur Online-Terminplanung ist die digitale Zeiterfassung: Mit der App "Qlaqs Timesheet" haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten projekt- oder aufgabenbasiert zu erfassen.

Dazu benötigen sie lediglich ein Smartphone oder Tablet. Auf diese Weise ist sogar das automatische Starten und Beenden von Zeiterfassungen möglich – per WLAN-Kennung, Ortungsfunktion, Bluetooth oder NFC. Wenn keine Internetverbindung zur Verfügung steht, werden die Zeiten trotzdem erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt.

Papierloses Büro

Dem papierlosen Büro kommen Betriebe mit der App "CamSanner" einen Schritt näher: Per Smartphone oder Tablet lassen sich beliebige Dokumente scannen, speichern, teilen und freigeben. Wenn Mitarbeiter oft Quittungen schreiben, hilft die App "Thumbify", den Zeitaufwand und die Zettelwirtschaft zu reduzieren. Mit Smartphone oder Tablet sind hier sogar digitale Unterschriften möglich und der Quittungsversand erfolgt per Mail. Ebenfalls praktisch: Die App "Norm2Go" zur Prüfung der Aktualität und Gültigkeit von Normen.

Termine und Finanzen verwalten

Eine einfache Möglichkeit, Termine online zu buchen, bieten Handwerksbetriebe ihren Kunden mit der Software "Timify". Hier können sich Interessenten rund um die Uhr per Internet einen passenden Termin sichern – natürlich abgestimmt auf die gewünschte Leistung, Dienstpläne von Mitarbeitern und bereits bestehende Termine. Und auch für den Bereich "Finanzen" gibt es eine multifunktionale App: Wenn eine übersichtliche Organisation der eigenen Bankkonten gewünscht ist, leistet die App "Outbank" unterwegs und im Büro gute Dienste.

Foto: © Thomas Busch