Die Kommunikation per E-Mail gehört für moderne Handwerksbetriebe heute zum Tagesgeschäft. Doch worauf sollte man bei der Auswahl eines Mail-Anbieters achten? Und wie sicher ist die elektronische Post?
Um den digitalen Austausch mit Kunden und Lieferanten zu starten, benötigen Betriebe lediglich eine Mail-Adresse und einen Internetzugang. Die Vorteile liegen auf der Hand: Absender können rund um die Uhr ihre Anfragen und Wünsche auf den Weg bringen, schon wenige Sekunden später ist die elektronische Post am Ziel. Der Empfänger antwortet flexibel, wenn es ihm zeitlich passt. So werden Handwerker zum Beispiel nicht ständig durch Anrufe bei ihrer eigentlichen Arbeit unterbrochen – und auch nach dem offiziellen Feierabend lassen sich Kundenanfragen beantworten oder Bestellungen bei Lieferanten aufgeben.
Welches Paket ist das richtige?
Der Informationsaustausch per Mail funktioniert immer und überall, zum Beispiel mit Smartphones, Tablets oder Büro-PCs. Betriebe mit einem eigenen Internetauftritt sollten von Anfang an darauf achten, dass sie ein Homepage-Paket buchen, das zusätzlich Mailadressen beinhaltet. Denn es wirkt sehr viel professioneller, wenn Internet- und Mailadresse identisch sind. Alle anderen Betriebe haben die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern, die ihre Leistungen gratis oder zu Preisen zwischen einem und fünf Euro monatlich bereitstellen – zum Beispiel GMX, Outlook.com oder Gmail. Gratis-Dienste finanzieren sich dabei meist über eingeblendete Werbung. Bei kostenpflichtigen Angeboten befinden sich oft noch Zusatzleistungen im Paket, zum Beispiel Faxfunktionen, Cloud-Speicherplatz oder erweiterte Sicherheitsfunktionen.
Die Registrierung für Mail-Dienste ist bei allen Anbietern in wenigen Minuten erledigt. Über ein Internetformular werden zunächst die persönlichen Daten abgefragt, wie Name und Anschrift. Daraufhin kann man sich eine E-Mail-Adresse anlegen, die sofort auf Verfügbarkeit geprüft wird. Die Endung der Adresse beinhaltet meist den Namen des Mail-Dienstes, z.B. t-online.de oder web.de. Vor dem @-Zeichen kann man sich ein beliebiges Wort aussuchen, etwa den eigenen Namen oder den des Unternehmens. Oft erfolgt die Freischaltung sofort, vereinzelt bekommt man aber auch vorab ein Passwort per Post oder SMS zugesandt, um die Richtigkeit der eigenen Angaben zu prüfen.
Auf Sicherheit achten
Besonders wichtig im geschäftlichen Bereich ist der Sicherheitsaspekt: Mails sollten unbedingt virenfrei sein und auch nicht von Hackern abgefangen werden können. Deshalb bieten Mail-Dienste ihren Kunden mit verschiedenen Maßnahmen zumindest einen Grundschutz: Das "HyperText Transfer Protocol Secure" (HTTPS, zu Deutsch: sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll) oder die SSL-Technologie verschlüsseln Daten, damit diese nicht ausgelesen werden können. Aktiv ist die sichere Übertragung bei einem vorangestellten "htpps://" in Internetadressen oder bei Aktivierung der "SSL-Verschlüsselung" in Mailprogrammen. Damit auch Viren, Würmer und Trojaner keine Chance haben, ist ein Anti-Viren-Programm auf allen eigenen Geräten ein unbedingtes Muss.
Wer oft größere Dateien per Mail versendet, sollte sich bei seinem Provider vorab über die maximal zulässige Größe des Anhangs erkundigen: Je nach Anbieter und Tarif sind eingehende und ausgehende Mails auf Größen zwischen 16 und 100 MB beschränkt. Einige Dienste bieten aber die Möglichkeit, diese Grenze über sogenannte Cloud-Speicher auf bis zu 500 MB zu erhöhen. Der Anhang wird dann nicht direkt mitgeschickt, sondern steht für den Empfänger als Download zur Verfügung.
Sind De-Mail-Dienste eine Alternative?
Die vor einigen Jahren mit großem Werbeaufwand gestarteten "De-Mail"-Dienste sind bis heute kein großer Erfolg: Nur knapp über eine Million Privatkunden und eine fünfstellige Zahl an Organisationen nutzen den Dienst bislang. De-Mails sollten gleichzeitig so einfach funktionieren wie Mails und so sicher sein wie Briefpost – waren aber von Anfang an vor allem eines: teuer. So schlug der Versand einer De-Mail mit bis zu 33 Cent zu Buche, Zusatzoptionen wie "Einschreiben" kosteten je nach Anbieter bis zu 58 Cent extra. Eine weitere Einschränkung: Sowohl Sender als auch Empfänger benötigen ein De-Mail-Konto – der Versand an andere Mail-Adressen ist nicht möglich. Damit bleiben herkömmliche Mails im Berufsalltag aktuell die erste und deutlich kostengünstigere Wahl.
Text: Thomas Busch / Foto: (c) Daniil Peshkov/123RF
Erfolgreich Mailen
1.) Wählen Sie eine eindeutige Betreff-Zeile, die viel über den Inhalt Ihrer Mail aussagt. Also z. B. nicht nur "Angebot", sondern "Angebot: Austausch Ihres Küchenfensters".
2.) Fassen Sie sich kurz, geben Sie dem Empfänger alle wichtigen Informationen und formulieren Sie alle Sätze so, dass keine Missverständnisse entstehen können. So vermeiden Sie zeitaufwändige Rückfragen und Verzögerungen.
3.) Verfassen Sie Ihre Mail nicht als zusammenhängenden Textblock, sondern strukturieren Sie Ihre Nachricht mit sinnvollen Absätzen. So wird Ihre Nachricht übersichtlicher und der Empfänger kann Zusammenhänge schneller erfassen.
4.) Als wertvolle Hilfe empfiehlt sich ein Duden neben dem Rechner – oder eine automatische Rechtschreibkorrektur. Denn Auftreten, Seriosität und Kompetenz sind in Gefahr, wenn Mails Rechtschreib- und Kommafehler aufweisen.
5.) Zitieren Sie in Antwort-Mails wichtige Teile der Original-Nachricht. So weiß der Empfänger sofort, worauf sich Ihre Antwort bezieht.
Fachbegriffe
E-Mail Abkürzung für "Electronic-Mail" (elektronische Post), bezeichnet den Austausch digitaler Nachrichten über das Internet oder ein Netzwerk.
IMAP Das "Internet Message Access Protocol" ermöglicht, Mails in Hilfsprogrammen wie Outlook offline zu bearbeiten. Dabei verbleibt die Post im Gegensatz zum POP3-Abruf auf dem Server.
POP3/ SMTP Mit Unterstützung des "Post Office Protocol 3" wird die elektronische Post direkt auf den Rechner heruntergeladen, ohne den jeweiligen Web-Dienst per Hand anzusteuern. Das "Simple Mail Transfer Protocol" ist andererseits für den Versand zuständig.
Protokoll Als "Protokoll" werden Regeln, Formate und Arten der Datenübermittlung zwischen zwei Endgeräten bezeichnet, zum Beispiel zwischen zwei PCs oder zwischen Computern und Smartphones.
Spam Ursprünglich die amerikanische Bezeichnung für Dosenfleisch (Abkürzung von "Spiced Pork And Meat"). Heute werden mit diesem Begriff unerwünschte, massenhaft versendete Werbemails bezeichnet.
Spam-Filter Spezielle Programme zum Herausfiltern unerwünschter Werbe-Mails (Spam). Kriterien sind bestimmte Schlagworte, Absender oder die Struktur der E-Mail.
SSL-Login Das "Secure-Socket-Layer-Protocol" sorgt für eine verschlüsselte Datenübertragung zwischen eigenem PC und dem Mail-Server im Internet – erkennbar durch ein Schloss-Symbol in der Statusleiste.
Virenscanner Ein Virenscanner ist eine Software, die Computerviren, -würmer und andere Gefahren erkennen und beseitigen kann.
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