Prozesse optimieren mit Shopfloor Board

Interview mit der Handwerkskammer-Unternehmensberaterin Melanie Keipert rund um das Beratungsinstrument Shopfloor-Management.

Die Unternehmensberatung der Handwerkskammer des Saarlandes geht ab sofort mit einem neuen Beratungsangebot an den Start. Künftig können sich Bestandbetriebe aber auch neu gegründete Handwerksunternehmen bei den Experten der HWK über das Beratungsinstrument Shopfloor Management informieren. HWK-Unternehmensberaterin Melanie Keipert berichtet, was das Tool zur Prozessoptimierung im Betrieb leisten kann.

DHB: Frau Keipert, was steckt hinter dem Begriff Shopfloor Management?
Keipert: "Shopfloor" ist ein englischer Begriff und kann mit "Hallenboden" übersetzt werden. In unserem Beratungskontext ist damit der Ort der Wertschöpfung gemeint. Shopfloor Management kann Handwerksbetrieben dabei helfen, mittels kurzer, regelmäßiger Gesprächsrunden mit der Belegschaft, dauerhaft Arbeitsabläufe zu verbessern. Diese Gesprächsrunden können mit allen Mitarbeitern und der Führungskraft gemeinsam am Ort der Wertschöpfung, zum Beispiel in einer Tischlerwerkstatt stattfinden. Gelungenes Shopfloor Management erfordert entsprechende Vorbereitungsschritte und die Bereitschaft des Teams, aber vor allem auch der Führungskraft, sich einzubringen.

DHB: Wie könnte ein solches Projekt in einem Betrieb gestartet werden?
Keipert: Die Umsetzung erfolgt in verschiedenen Workshops. In der Startphase wird zunächst der Begriff Shopfloor Management für alle Beteiligten verständlich erklärt. Dann wird ein sogenanntes Shopfloor Board erarbeitet, das im Betrieb für alle involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt nach der Einführung sichtbar aufgehängt wird. Anschließend organisiert der Betrieb Shopfloor-Runden, bei denen das Shopfloor Board immer wieder aktualisiert und optimiert wird. Am besten eignet sich als Shopfloor Board eine Tafel, auf der Informationen notiert und bei Bedarf Dokumente aufgehängt werden können. Meist wird erst in einer Pilotphase festgestellt, ob die im Workshop erarbeiteten Inhalte auf dem Shopfloor Board sinnvoll sind oder noch einmal nachjustiert werden sollten. Ist die Pilotphase erfolgreich, steht einer dauerhaften Einführung nichts mehr im Weg.

DHB: Welche Inhalte können auf einem Shopfloor Board festgehalten werden?
Keipert: Üblicherweise werden auf dem Shopfloor Board Regeln für Besprechungen fixiert. Das ist wichtig, denn die Runden sollten tatsächlich täglich oder mehrmals pro Woche stattfinden, ohne dass dadurch die allgemeinen Arbeitsabläufe gestört werden. Der Austausch sollte daher im Stehen erfolgen und maximal 15 Minuten dauern. Motzrunden oder Kaffeeklatsch sind tabu. Im Einzelnen ergeben sich die Inhalte auf den Boards aus den Ansprüchen des Betriebs. Für einen Dachdecker ist zum Beispiel ein Hinweis zu Straßensperrungen auf den gängigen Strecken zum Betriebsstandort relevant für die Arbeitsvorbereitung. Für das Team eines Friseurbetriebs ist es hingegen vermutlich eher wichtig zu wissen, wer für Nebentätigkeiten wie Haare aufkehren, Handtücher waschen und trocknen und Ähnliches zuständig ist. Bei den einsehbaren Informationen auf dem Board ist Datenschutz das A und O. Das heißt, es sollten unter keinen Umständen sensiblen Daten offen zugänglich werden. Bei Verstößen könnten sich Probleme im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung ergeben.

DHB: Ist Shopfloor Management für jeden Betrieb ein sinnvolles Tool?
Keipert: Grundsätzlich ja. Das Instrument wird zwar in erster Linie in der Industrie und in großen Unternehmen eingesetzt, kann aber sehr gut auch in kleinen Unternehmen und – dank der individuell gestaltbaren Inhalte – auch in jedem Gewerk eingesetzt werden. Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten bereit sind, an der Umsetzung mitzuarbeiten. Alle Akteure sollten sich außerdem bewusst machen, dass es sich nicht um ein Tool handelt, das kurzfristig große Erfolge verspricht. Im Gegenteil: Es soll dazu dienen, ineffiziente Arbeitsabläufe, die sich über lange Zeit im Betriebsalltag "eingeschlichen" haben, zu verbessern. Alte Gewohnheiten zu verbessern braucht Zeit. Es kann daher auch vorkommen, dass Punkte, die bereits als erledigt und verbessert eingestuft wurden und deshalb irgendwann nicht mehr auf dem Shopfloor Board auftauchen, später wieder auf die Agenda gebracht werden, weil alte Gewohnheiten doch wieder zurückgekehrt sind. Zusammengefasst kann man sagen: Shopfloor Management ist ein Instrument, das dauerhaft im Betrieb eingesetzt werden sollte und sich regelmäßig im Sinne der allgemeinen betrieblichen Prozessoptimierung verändert und weiterentwickelt.

DHB: In welchem Umfang kann die HWK-Unternehmensberatung interessierte Unternehmen bei der Umsetzung eines solchen Projektes unterstützen?
Keipert: Der Ablauf zur Umsetzung entspricht im Prinzip auch der Herangehensweise bei der Beratung. Unsere betriebswirtschaftlichen Berater begleiten den gesamten Prozess der Einführung. Die Herausarbeitung der Problemfelder steht dabei an erster Stelle. Hierfür führen wir zunächst ein persönliches Gespräch mit der Betriebsinhaberin oder dem Betriebsinhaber, um einen ersten Eindruck vom Betrieb zu erhalten. Im weiteren Verlauf und vor allem bei den umzusetzenden Workshops sollten unbedingt auch die Mitarbeiter einbezogen werden. Hierbei kann – je nach Betriebsgröße – zum Beispiel eine Gruppe von Mitarbeitern ausgewählt werden, die im Projekt mitwirken sollen. Bei kleinen Betrieben können auch alle Beschäftigten involviert werden. Wichtig ist, dass in den Workshop auch die Perspektive der Mitarbeiter einbezogen wird, denn oft nehmen sie ganz andere Probleme wahr als die Führungskräfte oder die Geschäftsführung. Bei der Einführung ist es nicht ungewöhnlich, dass die Mitarbeiter zunächst skeptisch reagieren und damit rechnen, dass die Einführung von Shopfloor Management zu Nachteilen wie Mehrarbeit oder stetiger Kontrolle führen könnte. Ziel der Workshops ist es daher auch, solche Befürchtungen auszuräumen. Im Idealfall lässt sich das gesamte Team inklusive der Führungskräfte von der positiven Wirkung überzeugen. Wenn alle offen für die Umsetzung und bereit sind, sich auf das Projekt einzulassen, können die Arbeitsläufe im gesamten Betrieb verbesssert werden. Wir Berater stehen dem Betrieb vom ersten Gespräch über die Workshops bis hin zur Pilotphase und bis zur Einführung zur Seite. Bei Bedarf stehen wir auch nach der Einführung zur Verfügung, zum Beispiel, wenn sich die Inhalte auf dem Shopfloor Board ändern sollen.

 

Hintergrund Hier geht es zur Unternehmensberatung der Handwerkskammer des Saarlandes.

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