Überall online arbeiten: Das cloudbasierte Handwerkerbüro

Handwerk 4.0: Mit Lösungen wie Google Workspace oder ToolTime können Handwerker ihre Office- und Organisationsaufgaben cloudbasiert erledigen. Doch was sind die Vor- und Nachteile?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

In vielen Bereichen ist Cloud-Computing heute Standard. Wer sich erst einmal an digitale Stundenzettel, ortsunabhängiges Speichern von Daten auf Webservern oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten per Internet gewöhnt hat, möchte darauf meist nicht mehr verzichten. Dies zeigen auch aktuelle Studien: Bei einer branchenübergreifenden Umfrage des Digitalverbands Bitkom gaben im Mai 2023 neun von zehn Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten an, dass sie mit Cloud-Anwendungen arbeiten.

Foto: © Thomas Busch

Auch im Handwerk setzen immer mehr Betriebe auf die Cloud: Laut einer repräsentativen Befragung von Bitkom und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks nutzten im August 2022 fast die Hälfte aller Betriebe in Deutschland Cloud-Lösungen. Die Vorteile liegen auf der Hand: So sparen Handwerker meist einige Tausend Euro Investitionskosten, weil sie keine eigene Software oder eigenen Server anschaffen müssen. Für Cloud-Lösungen genügen ein durchschnittlicher PC, ein Tablet oder Smartphone plus Internetzugang. Alle gewünschten Software-Programme werden dann einfach abonniert. Die Kosten variieren je nach Anzahl der Nutzer und dem gewünschten Funktionsumfang.

Überall produktiv arbeiten 

Foto: © Thomas Busch

Bei Cloud-Software können Betriebe die Anzahl der Nutzer flexibel anpassen und profitieren regelmäßig von kostenlosen Updates sowie neuen Funktionen. Ein weiterer Mehrwert: Auf jedem Gerät stehen immer die aktuellsten Daten zur Verfügung – egal ob im Büro, im Home-Office, unterwegs oder auf der Baustelle. Denn die betriebseigenen Dateien sind nicht auf lokalen Rechnern oder Festplatten gespeichert, sondern liegen auf Internet-Servern – der »Cloud« (auf Deutsch: Wolke). Diese Ortsunabhängigkeit steigert nicht nur die Produktivität, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden.

Aktuell gibt es eine Vielzahl von cloudbasierten Softwarelösungen auf dem Markt, die sich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Preis unterscheiden. Je nach Gewerk und Bedarf können sich Betriebe für eine Komplettlösung entscheiden, die alle Bereiche des Handwerksbetriebs abdeckt, oder für eine spezialisierte Lösung, die nur bestimmte Aufgaben erfüllt. Sehr beliebt sind zum Beispiel Office-Lösungen, wie Google Workspace oder Microsoft 365, sowie Anmietungen von sicherem Cloud-Speicherplatz.

Gerüstet für Internetausfälle

Foto: © Thomas Busch

Wenn Betriebe auf Cloud-Lösungen setzen, sollten sie aber auch die Nachteile im Auge behalten: So muss für die Arbeit immer ein funktionierender Internetzugang bereitstehen, um auf eigene Daten und Cloud-Dienste zuzugreifen. Bei einer Störung von DSL oder Glasfaser sollte ein Notfallzugang per mobilem Internet schnell einsatzbereit sein, zum Beispiel in Form einer SIMKarte mit ausreichend Datenvolumen und einem mobilen Router (ab circa 20  Euro). Gleichzeitig empfiehlt es sich, fürs ganze Team einen Mobilfunk-Anbieter zu wählen, der in der eigenen Region flächendeckend eine schnelle Internetanbindung ermöglicht. Dies zahlt sich besonders für Mitarbeiter aus, die Kundensupport vor Ort leisten oder auf Baustellen beschäftigt sind.

Kostenlose Testversionen nutzen 

Für einen unverbindlichen Test, wie Cloud-Lösungen im Betriebsalltag funktionieren, bieten einige Hersteller kostenlose Versionen an, die zeitlich oder funktional begrenzt sind. So können Handwerker ohne Risiko prüfen, wie sich Cloud-Lösungen in die eigenen Prozesse einfügen. Inspiration und Hilfestellung bietet auch der kostenlose Bitkom-Leitfaden »Das Digital-Office aus der Cloud«.
bitkom.org

Checkliste: So gelingt der Umzug in Cloud-BüroAnforderungen klären: Welche Leistungen und Ressourcen sind in welchem Umfang erforderlich? Wie viele Mitarbeiter benötigen einen stationären oder mobilen Internetzugang? Sind Mitarbeiterschulungen zur Einarbeitung nötig?

Preise vergleichen: Was kostet eine konventionelle Lösung? Welches Budget ist für die Realisierung per Cloud nötig?

Geschwindigkeit messen: Ist die Internet-Bandbreite im Büro und unterwegs ausreichend, um Cloud-Lösungen komfortabel zu nutzen? Was kosten eventuell nötige Geschwindigkeitsupgrades?Funktionalität beurteilen: Ist die problemlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Cloud-Lösungen möglich? Sind alle benötigten Schnittstellen verfügbar?

Sicherheit überprüfen: Werden alle Datenübertragungen sicher verschlüsselt? Verfügt der Anbieter über Zertifizierungen oder Sicherheitszertifikate, wie ISO 27001 oder »Certified Cloud Service« des TÜV Rheinland?

Datenschutz gewährleisten: Sind sensible Daten, wie personenbezogene Kunden- und Mitarbeiterdaten, DSGVO-konform geschützt?

Notfallplan erstellen: Wie schnell werden Störungen des Internetzugangs behoben? Welche Folgen hätte eine Unterbrechung oder ein Ausfall des Cloud-­Services? Gibt es einen schnellen Support? Können Mitarbeiter vorübergehend offline arbeiten?

Zukunft berücksichtigen: Lassen sich die Cloud-Lösungen in Leistungen und Funktionsumfang flexibel anpassen, zum Beispiel bei einer Vergrößerung des eigenen Teams?

Verträge prüfen: Sind alle Details vertraglich verbindlich festgelegt – von vereinbarten Leistungen über Haftungsregelungen bis hin zu Gewährleistungsfragen?

Rechtslage klären: Wo befinden sich die Server der Cloud-Dienstleister und wie gehen diese mit personenbezogenen Daten um? Sind alle Vorschriften der DSGVO erfüllt? Werden Verträge nach deutschem Recht geschlossen?

DHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale DHB registrieren!