Regelungen zur Mitarbeiter-Entsendung

Seit dem 1.Januar 2019 haben Arbeitgeber das neue maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 zu nutzen. Es gibt jedoch Ausnahmeregelungen.

Wenn ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Die Europäische Union möchte die so drohende Doppelverbeitragung jedoch vermeiden. Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts sehen daher vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Das muss der entsandte Mitarbeiter aber im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

Zuständig für die Prüfung des Antrags ist die Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist. Diese prüft, ob eine Entsendung im Sinne der Verordnung vorliegt und ob die deutschen Rechtsvorschriften für die Zeit der Auslandsbeschäftigung weiterhin anzuwenden sind. Ist der Beschäftigte privat versichert, ist die Deutsche Rentenversicherung für die Prüfung des Antrags zuständig. Sofern die deutschen Rechtsvorschriften über Soziale Sicherheit für den entsandten Beschäftigten weiterhin gelten, wird dies von der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger mit der A1-Bescheinigung ("Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften") bescheinigt. So kann der Beschäftigte im Ausland gegenüber dem ausländischen Versicherungsträger nachweisen, dass ein Sozialversicherungsschutz in Deutschland besteht.

Ablauf der Antragsstellung

Ab dem 1. Januar 2019 ist hierbei das so genannte maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber verpflichtend. Zu beachten ist hierbei, dass auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung erforderlich ist, weil die Rahmenbedingungen keine zeitliche Toleranzgrenze vorsehen. Somit stellt sogar ein stundenweiser Aufenthalt im EU-Ausland eine Entsendung dar. Eine Entsendung liegt folglich nicht nur dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes beispielsweise für ein Jahr ins Ausland geht. Beispiele für eine Entsendung sind somit auch: Meetings, Workshops und selbst das Tanken während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheinigung. Andernfalls können bei Kontrollen Probleme entstehen (zum Beispiel durch Zutrittsverweigerungen zum Firmen- oder Messegelände).

Bislang konnte dem Arbeitnehmer hierfür eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Dies ist im maschinellen Verfahren nicht mehr möglich. Insoweit benötigen Arbeitgeber künftig eine maschinelle Antragsbestätigung. Diese sollte einheitlich sein und bei Prüfungen anerkannt werden. Ziel der Sozialversicherung ist es, dass das Entgeltabrechnungsprogramm eine Bestätigung generiert, damit die Bestätigung sofort nach der Beantragung ausgedruckt werden kann. Hierzu werden Gespräche mit den Softwareherstellern aufgenommen.

Ausnahmeregelung bis Ende Juni

Um eine Welle der Zurückweisung von Papieranträgen ab dem 1. Januar 2019 zu vermeiden, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den Gemeinsamen Grundsätzen zum A1-Verfahren eine Ausnahmeregel geschaffen. Hiernach kann der Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen noch bis zum 30. Juni 2019 weiterhin die A1-Bescheinigung mit dem bestehenden Vordruck in Papierform beantragen.

Dies gilt für alle Anträge gegenüber den Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung, der Arbeitsgemeinschaft für berufsständische Versorgungseinrichtungen sowie für Anträge, die die DVKA entgegen nimmt.

 

Hintergrund: Die Rechtsabteilung der Handwerkskammer Koblenz hilft per Telefon unter der Nummer 0261/398205 oder per E-Mail unter recht@hwk-koblenz.de weiter.

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