Problematisch: Kopieren von Ausweisen

Darf der Personalausweis kopiert werden? Dürfen die Daten darauf gespeichert werden? Hier herrscht oft noch Unklarheit. Die Handwerkskammer Koblenz informiert.

Bei handwerklichen Betrieben herrscht oft Unklarheit über die Frage, ob das Kopieren von Personalausweisen und die anschließende Speicherung datenschutzrechtlich zulässig sind. Wir stellen Ihnen die derzeitige Rechtslage in einer kurzen Übersicht dar.

So sieht die Rechtslage aus

Nach der alten Rechtslage waren etwa das Scannen oder elektronische Abspeichern von Ausweisen grundsätzlich nicht zulässig. Nach der neuen Rechtslage hat sich dies hingegen sowohl für Personalausweise als auch für Reisepässe und amtliche Pässe geändert. Die Neuregelungen trennen hierbei zwischen der Ablichtung des Ausweises (Fotokopieren, Fotografieren und Scannen des Ausweises) und der Erhebung und Verarbeitung der auf dem Ausweis vorhandenen Daten.

Ablichtung 

Der Ausweis darf nur vom jeweiligen Inhaber oder aber von anderen Personen mit der Zustimmung des Inhabers abgelichtet werden. Darüber hinaus muss die Ablichtung auch als Kopie erkennbar sein. Daher empfiehlt der Gesetzgeber, die Ablichtung in Monochromstufen (z.B. schwarz-weiß) zu erstellen. Daneben kann auch der Hinweis "Kopie" auf der Ablichtung angebracht werden. Grundsätzlich darf die Ablichtung des Ausweises nur vom Ausweisinhaber selbst an Dritte weitergegeben werden, d.h. selbst mit Zustimmung des Ausweisinhabers darf keine Weitergabe an Dritte erfolgen.

Erhebung und Verarbeitung

Da jede Ausweisablichtung zwingend personenbezogene Daten enthält, finden hier die datenschutzrechtlichen Vorgaben Anwendung. So werden bei der Ablichtung eines Personalausweises meist der Name, das Lichtbild, die Serien- oder Zugangsnummer, die Unterschrift, die Adresse oder die maschinenlesbare Zone erkennbar sein. Vereinfacht gesagt: Die Zustimmung zur Ablichtung allein erlaubt also noch nicht die anschließende Verarbeitung der genannten Daten. Vielmehr wird nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsätzen eine Rechtsgrundlage für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung benötigt. Mangels anderweitiger Rechtsgrundlagen ist für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Ablichtung eine gesonderte datenschutzrechtliche Einwilligung des Inhabers erforderlich. Neben der Einwilligung muss dann in einem zweiten Schritt unter anderem gemäß Art. 13 DSGVO noch der Informationspflicht nachgekommen werden.Gerichtlich bislang leider ungeklärt ist im Übrigen, ob nun eine zulässige Datenverarbeitung auch über das "berechtigte Interesse" erfolgen kann, womit eine Einwilligung dann entbehrlich wäre (nicht jedoch die Informationspflicht).

 

Weitere Meldungen aus dem Bezirk der Handwerkskammer Koblenz