Mit Software Betriebsabläufe optimieren

Mit Software-Programmen können Handwerksbetriebe Zeit und Geld sparen. Zum Beispiel mit der Einführung eines digitalen Projektmanagements.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Wo früher Papier und Bleistift zum Einsatz kamen, hilft heute der Computer. Typische Einsatzgebiete der Software-Unterstützung sind das Projektmanagement oder betriebswirtschaftliche Aufgaben. Die größten Vorteile: Vorlagen oder Textbausteine müssen nur noch individualisiert werden, gleichzeitig stehen allen Mitarbeitern durch den Zugriff per Internet die benötigten Informationen jederzeit zur Verfügung. Vor der Software-Anschaffung sollten Betriebe allerdings etwas Zeit einplanen, um Programme zu finden, die optimal zu den eigenen Bedürfnissen passen. Denn je nach Gewerk, Betriebsgröße und täglichen Arbeitsabläufen können unterschiedliche Produkte sinnvoll sein.

Empfehlenswert für nahezu alle Betriebe ist eine betriebswirtschaftliche Software, die effektiv und mit geringem Zeitaufwand zum Ziel führt. Aktuelle Software-Pakete enthalten unterschiedliche Module für alle wichtigen Bereiche, wie die Auftragsbearbeitung, Lohn-/Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Steuererklärung. Durch die Kombination der Module und den großen Funktionsumfang sind solche Pakete der manuellen Verwaltung mit Word und Excel deutlich überlegen. So lassen sich alle wichtigen Informationen in Datenbanken ablegen und später mit wenigen Mausklicks zusammenstellen. Dazu zählen zum Beispiel eigene Leistungen und Produkte, Preise und Rabatte sowie Mitarbeiter und Lohnzahlungen.

Clever arbeiten mit Datenbanken

Einige Programme bieten auch eine Aufmaßberechnung oder Felder für eigene Formeln, die zum Beispiel Materialmengen automatisch kalkulieren. Mit diesen Daten lassen sich viele Dokumente in kürzester Zeit erstellen – zum Beispiel Angebote, Auftragsplanungen oder Rechnungen. Steht auch ein Modul zur Lagerverwaltung zur Verfügung, erfolgen sogar alle Lagerbuchungen voll automatisiert. Bei Modulen zur "Lohn- und Gehaltsabrechnung" lassen sich Stundenlöhne und Festbezüge in Datenbanken hinterlegen. Darüber hinaus stehen hier oft eine Stundenerfassung sowie eine Fehlzeiten-und Krankenkassenverwaltung zur Verfügung. Über spezielle Schnittstellen können Betriebe ihre Daten auch direkt online an das Finanzamt oder die Sozialversicherung übermitteln. Das Modul "Finanzbuchhaltung" beherrscht meist die doppelte Buchführung, Einnahme-Überschuss-Rechnung, Bilanzen und Jahresabschlüsse.

Profitieren können Betriebe auch mit Software für das Projektmanagement. Denn schlecht geplante Aufträge dauern meist deutlich länger als veranschlagt. Außerdem kommen deutliche Mehrkosten hinzu, wenn erst auf der Baustelle bemerkt wird, dass Materialien oder Mitarbeiter fehlen. Eine akkurate Planung ist besonders in der Bauwirtschaft nötig, wenn Mitarbeiter aus verschieden Gewerken so zu dirigieren sind, dass weder Leerlaufzeiten noch Verzögerungen entstehen. Hinzu kommen ständige Qualitätskontrollen, die Abnahme von Teilleistungen und die Anpassung des Zeitplans an den tatsächlichen Baufortschritt.

Auch kleine Betriebe können Zeit und Geld sparen

Während in Großunternehmen eine Projektplanung mit digitaler Unterstützung selbstverständlich ist, verzichten viele kleine Unternehmen immer noch auf den Einsatz einer Projektmanagement-Software. Doch selbst kleine Betriebe können durch den Einsatz einer solchen Software Zeit und Geld sparen: Wenn zum Beispiel mehrere kleine Baustellen an einem Tag abzuarbeiten sind, lassen sich zeitliche Abläufe, benötigte Materialien und Arbeitsfortschritte optimal planen und dokumentieren. Software-Pakete wie "Asana", "Braintool A-Plan" oder "Microsoft Project" enthalten Software-Module für viele Projekt-Teilbereiche – von der Aufwandsschätzung über Arbeitszeiten und Kosten bis hin zur Projektüberwachung und Dokumentation. Auch hier sollte das Programm auf die Anforderungen des eigenen Unternehmens abgestimmt sein: Für kleine Betriebe genügt oft eine kostenlose Lösung wie "Asana", Großunternehmen setzen hingegen oft auf eine "Enterprise Resource Planning"-Lösung (ERP).

Software für Betriebswirtschaft
Module: Welcher Funktionsumfang wird benötigt? Mögliche Module sind zum Beispiel Finanzbuchhaltung, Online-Banking, Lohn-/Gehaltsabrechnung, Rechnungswesen, Warenwirtschaftssystem.
Installation: Auf wie vielen Computern soll die Software installiert werden?
Umfang: Für die Verwaltung wie vieler Kunden und/oder Mitarbeiter soll die Software ausgelegt sein?
Testphase: Bietet der Hersteller eine kostenlose Test-Version?
Kosten: Wie hoch sind die einmaligen und später regelmäßig anfallenden Kosten? Also: Anschaffungspreis, Updates, monatliche/jährliche Nutzungsgebühren?
Projektmanagement
Angebot: Ist das Projekt korrekt durch kalkuliert? Von Terminen über Material und Personalkosten bis hin zu Gewinnmargen?
Vorbereitungen: Sind die formalen Voraussetzungen erfüllt? Also: Liegt ein schriftlicher Auftrag vor? Sind erforderliche Genehmigungen eingeholt?
Planung: Lassen sich gewünschte Ziele im vorgegebenen Zeitrahmen erreichen? Sind die Details in Lasten-/Pflichtenheften dokumentiert?
Ressourcen: Sind qualifizierte Mitarbeiter verfügbar? Kennen diese alle Projektdetails? Werden alle Materialien pünktlich angeliefert?
Durchführung: Gibt es bei Problemen einen Ansprechpartner vor Ort, der Entscheidungen treffen darf? Wer verantwortet nachträgliche Änderungsplanungen inklusive Dokumentation und Kostenaufstellung?
Controlling: Wie werden Teilziele überprüft? Erfolgt eine nachvollziehbare Dokumentation aller Arbeiten? Wer verantwortet die Qualitätssicherung und Endabnahme? Projektabschluss: Wo gab es Probleme? Wie lassen sich diese künftig vermeiden? Wurden alle zeitlichen, qualitativen und finanziellen Ziele erreicht? Wenn nicht: Wie lassen sich Abläufe künftig verbessern?

Foto: © auremar/123RF.com