Die drei wichtigsten Controlling-Instrumente

Erfolgsrechnung, produktive Stunden, Produkterfolgsrechnung: Wer die Grundprinzipien der guten Betriebsführung beachten will, sollte im Wesentlichen diese drei Begriffe kennen.

1. Erfolgsrechnung

Für die Erfolgsrechnung werden die Umsätze des Unternehmens den Kosten gegenübergestellt – wie bei der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV). Einige Kostenarten werden in der Erfolgsrechnung jedoch anders behandelt als in der GuV. Denn die Erfolgsrechnung konzentriert sich auf die Kosten für den laufenden Betrieb und lässt außergewöhnliche Belastungen wie beispielsweise den Wiederaufbau einer Lagerhalle nach einem Brand außen vor.

 
Ein weiterer Unterschied: Bei der GuV richten sich die Abschreibungsfristen für neu angeschaffte Geräte nach steuerlichen Gesichtspunkten. Bei der Erfolgsrechnung werden die Anschaffungskosten dagegen auf die zu erwartende Nutzungsdauer der Geräte bezogen.
Der Grund für diese Unterschiede: Die Erfolgsrechnung soll eine Bewertung des eigentlichen Geschäftsmodells und damit auch strategische Entscheidungen ermöglichen. Idealerweise sollte sie mehrmals im Jahr erstellt werden, damit Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.

2. Produktive Stunden

Um den Unternehmenserfolg beurteilen zu können, sollte jeder Handwerksmeister erfassen, wie viele Stunden er selbst und seine Mitarbeiter mit der Erfüllung von Kundenaufträgen beschäftigt sind. Nur auf diese Weise kann er nachvollziehen, ob er gemessen an der Größe seiner Belegschaft auch genug Aufträge bekommt.

Ein Beispiel: Ein Schreinergeselle wird laut dem Bundesbetriebsvergleich für das Tischler- und Schreinerhandwerk für 2062 Stunden im Jahr bezahlt. Darin enthalten sind allerdings die Feiertage, Urlaubs- und Krankheitszeiten. Zieht man diese Fehlzeiten ab, ergeben sich laut der Statistik durchschnittlich 1703 Anwesenheitsstunden pro Geselle. 

Allerdings verbringen die Gesellen diese Zeit natürlich nicht ausschließlich mit der Abarbeitung bezahlter Aufträge. Vielmehr entfallen laut Bundesbetriebsvergleich durchschnittlich 135 Stunden auf Gewährleistungsarbeiten, Aufräumarbeiten im Betrieb und Leerlauf bei Auftragsflauten. Zieht man diese 135 Stunden von den 1703 Anwesenheitsstunden ab, ergeben sich 1568 produktive Stunden pro Geselle. Sie werden auch als direkt verrechenbare Stunden bezeichnet. Die Zahl der direkt verrechenbaren Stunden des Betriebsinhabers liegt meistens niedriger, weil ein Teil seiner Arbeitszeit auf Akquise und Verwaltung entfällt. Auf Basis der produktiven Stunden aller gewerblich tätigen Mitarbeiter ergibt sich laut Bundesbetriebsvergleich für das Tischlereihandwerk ein durchschnittlicher Stundenlohn von rund 14 Euro. Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Lohnnebenkosten sind hier nicht enthalten, weil sie unter die sogenannten Gemeinkosten fallen (s. u.).

3. Produkterfolgsrechnung

Hier wird der Überschuss berechnet, der mit einem einzelnen Produkt oder Auftrag erzielt werden kann. Die Produkterfolgsrechnung ist damit eine wichtige Unterstützung bei der Angebotskalkulation.

Neben den Materialkosten und den für den direkt für die Erfüllung des Kundenauftrags anfallenden Personalkosten müssen Handwerker dabei die sogenannten Gemeinkosten berücksichtigen. Hierunter fallen alle nicht direkt verrechenbaren Löhne und Gehälter, also Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Personalnebenkosten. Weitere Beispiele für Gemeinkosten sind das Entgelt, das dem Unternehmer für seine Leitungstätigkeit zusteht, Miete oder Ratenzahlungen für die Werkstatt, Verwaltungskosten, Versicherungsbeiträge und Steuern.

Um die Gemeinkosten bei der Angebotskalkulation anteilig zu berücksichtigen, werden sie ins Verhältnis zum Mittellohn gesetzt. Erneut ein Beispiel aus dem Tischlereihandwerk: Laut Bundesvergleich belief sich die Summe der direkt verrechenbaren Löhne und Gehälter eines Betriebs mit bis zu 4,9 Mitarbeitern 2012 auf durchschnittlich 60.000 Euro. Die Gemeinkosten lagen im Schnitt 2,3 Mal so hoch, nämlich bei 140.000 Euro. Ist ein Mitarbeiter einer solchen Tischlerei also eine Stunde bei einem Kunden im Einsatz, fallen für den Betrieb neben dem Mittellohn von 14,36 Euro Gemeinkosten von 33,07 Euro an. Allein um diese Kosten wieder hereinzuholen, müsste der Tischler dem Kunden daher gut 47 Euro in Rechnung stellen – und hätte noch keinen Gewinn gemacht. Die Materialkosten sind in der Rechnung noch gar nicht berücksichtigt.