Das richtige Nein für falsche Bewerber

Eine korrekt formulierte Absage an Bewerber schützt nicht nur vor arbeitsrechtlichen Klagen, sie wirkt sich auch positiv auf den Ruf des Unternehmens aus.

"Leider haben wir uns für einen Kandidaten mit einer besser passenden Qualifikation entschieden..." So oder ähnlich klingen die Ablehnungsschreiben der meisten Personalverantwortlichen. Aus gutem Grund: Möglichst neutral gehalten verringern sie das Risiko des Unternehmers, wegen Diskriminierung verklagt zu werden. Grund ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Dieses müssen alle Arbeitgeber nicht nur bei der Formulierung von Stellenanzeigen, sondern auch bei Absagen auf Bewerbungen beachten.

Das Gesetz soll arbeitssuchende Menschen vor Diskriminierung schützen. Wer zu Unrecht bei der Auswahl benachteiligt wurde, hat Anspruch auf Schadensersatz.

Auch nette Absagen können diskriminierend sein

Leider können aber nicht nur die Stellenausschreibung selbst, sondern auch nett gemeinte Absagen gegen das Gesetz verstoßen, weil die Aussagen negativ oder diskriminierend ausgelegt werden können. Sätze wie "Sie sind für unser Unternehmen leider zu alt/jung..." oder "Da diese Tätigkeit einen hohen körperlichen Einsatz erfordert, haben wir uns für einen männlichen Mitarbeiter entschieden..." können für das Unternehmen teuer werden.

Das meist diskutierte Beispiel ist der sogenannte Ossi-Fall: Eine gebürtige Ostberlinerin hatte sich bei einem Stuttgarter Fensterbauer beworben. Sie wurde abgelehnt. Auf den zurückgesandten Unterlagen hatte die Firma handschriftlich ein Minuszeichen vermerkt und dahinter das Wort "Ossi". Die Frau klagte wegen Verstoßes gegen das AGG und berief sich auf Benachteiligung wegen ihrer ethnischen Zugehörigkeit. Das Arbeitsgericht hat die Klage zurückgewiesen. Ossi zu sein, so die Richter, sei keine ethnische Herkunft im Sinne des AGG und somit liege auch keine Diskriminierung vor. 

Auf das Nötigste beschränken

Matthias Herold, Fachanwalt für Arbeitsrecht, rät Arbeitgebern daher, sich in den Absageschreiben auf das Nötigste zu beschränken: "Jeder Unternehmer sollte rein arbeitsplatz- und qualifikationsbezogene Argumente anführen und keinen anderen Grund nennen."

Dass man auch am Telefon gut aufpassen muss, was man sagt, zeigt auch der folgende Fall: Eine türkisch-stämmige Bewerberin wurde von der Diakonie in einem Telefonat nach ihrer Kirchenzugehörigkeit gefragt und erhielt daraufhin spontan eine Absage. Sie klagte wegen religiöser Benachteiligung und gewann in der ersten Instanz, verlor aber in der zweiten, weil sie gar nicht die erforderliche Qualifikation besaß. Merke also: Wer nicht geeignet ist, kann auch nicht "wegen" eines unzulässigen Diskriminierungsmerkmals benachteiligt werden. (LAG Hamburg, 3 Sa 15/08).

Und: Ein Bewerber kann sich selbst ins Aus kicken, indem er sich unangemessen und provokativ verhält. Dann darf er den Arbeitgeber auch nicht mehr wegen eines – an sich tatsächlich vorliegenden – AGG-Verstoßes belangen (LAG Köln, 5 Ta 408/09).

Keine Chance für Abzocker

"Mancher abgewiesene Kandidat nutzt das AGG aber auch aus und sucht geradezu nach diskriminierenden Aussagen in Stellenanzeigen oder Absageschreiben, um dagegen zu klagen", weiß Herold. Sogenannte AGG-Hopper bewerben sich bei Unternehmen nur mit dem Ziel, dass sie nach einer Ablehnung Schadenersatz wegen Diskriminierung verlangen können. So war zum Beispiel der Satz "Wir bieten Ihnen ein junges Team" schon Anlass für eine Klage wegen Benachteiligung aufgrund des Alters (LAG Hamburg, 5 Sa 14/10).

Stellenanzeigen, die nur für ein Geschlecht ausgeschrieben sind, werden ebenfalls sehr oft angegriffen, oder auch die Nichtberücksichtigung von Schwerbehinderten oder Angehöriger bestimmter Herkunftsgruppen. Abzocker haben bei der Justiz aber schlechte Karten, wenn sie nicht passend qualifiziert sind und sich gar nicht ernsthaft um den Job bemühen. Ein Indiz dafür ist, dass ein Bewerber bereits gegen mehrere Betriebe wegen Benachteiligung vor Gericht gezogen ist. Daher gab es sogar ein AGG-Hopper-Register, bei dem sich Arbeitgeber über auffällig gewordene Kandidaten informieren konnten. Diese "schwarze Liste" wurde 2009 allerdings von den Datenschutzbehörden gestoppt.

An das Image der Firma denken

Was darüber hinaus oft vergessen wird: Eine gut formulierte Absage prägt das Außenbild des Unternehmens mit. Jede Ablehnung ist eine Kränkung, auch wenn sie in noch so freundliche Worte gefasst ist. Ein respektvoller Umgang mit den Bewerbern ist deshalb wichtig und ein Zeichen von Professionalität. Grundsätzlich sollten Firmen daher Kandidaten antworten, auch den abgewiesenen. Unternehmen, die sich bei der Formulierung der Absage Mühe geben, heben sich positiv von ihren Konkurrenten ab und bauen ein vorteilhaftes Arbeitgeber-Image auf. Und gefragte Talente bewerben sich lieber bei Betrieben, die für guten Ton und Umgang stehen.

Checkliste: Wie sieht eine korrekte Absage aus?

Fachanwalt für Arbeitsrecht Matthias Herold rät allen Arbeitgebern, die folgenden Punkte zu beachten:

- Teilen Sie in dem Schreiben kurz Ihr Bedauern mit, dass Sie den Bewerber nicht einstellen werden.

- Begründen Sie ihre Entscheidung nicht.

- Machen Sie auch am Telefon keine Aussagen darüber, warum Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben.

- Dokumentieren Sie außerdem das gesamte Auswahlverfahren und behalten Sie die Unterlagen der Bewerber noch zwei Monate lang. Abgelehnte Kandidaten können nämlich innerhalb dieser Frist noch dagegen klagen.

Was tun gegen Abzocker?

"Am besten schützen Sie sich vor AGG-Hoppern wie folgt: Achten Sie auf hervorgehobene Diskriminierungs-Merkmale in den Bewerbungsunterlagen, sie sind ein erstes Anzeichen. Und gehen Sie in der Absage nicht auf diese Merkmale ein", rät Experte Herold. Halten Sie sich hier besonders genau an die Empfehlung: Begründen Sie Ihre Entscheidung nicht und geben Sie kein Feedback!

Wie Sie eine Absage freundlich und zugleich rechtssicher formulieren

Vorschlag 1:

"Sehr geehrte(r) Frau/Herr XY, nach Durchsicht aller bei uns eingegangenen Unterlagen ist unsere Wahl auf eine Person gefallen, die dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Position besonders gut entspricht. Trotz Ihres ebenfalls sehr interessanten Werdeganges können wir Ihre Bewerbung daher leider nicht berücksichtigen. Für Ihre Zukunft und die weitere Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung wünschen wir Ihnen viel Erfolg."

Vorschlag 2:

"Sehr geehrte(r) Frau/ Herr XY, wir haben leider keine gute Nachricht für Sie, denn wir können Ihnen keine Position als ......... anbieten. Bei der Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen fiel uns die Entscheidung wirklich nicht leicht. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass bei den vielen guten und qualifizierten Bewerbern oft nur Details entscheiden. Wir bedauern, Ihnen keinen positiveren Bescheid geben zu können. Für Ihre berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg."

Was sagt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)? 
§1: "Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen."
Folge: Verstößt ein Unternehmen in der Stellenanzeige oder Absage gegen das AGG, muss es dem diskriminierten Bewerber auf dessen Klage hin Schadensersatz zahlen (§15 AGG), bei nachgewiesener Diskriminierung bis zu drei (fiktive) Monatsgehälter. Führt der Kandidat zusätzlich noch den Nachweis, dass er der bestgeeignete Bewerber gewesen wäre, bekommt er ein Jahresgehalt. Allerdings hatte bislang noch kein Kläger diesen Erfolg.