Guthabenkarte vom Chef: So funktioniert sie

Ein neuer Trend, seinen Mitarbeitern steuer- und abgabenfrei etwas Gutes zu tun, ist die Prepaid-Guthabenkarte. Darauf muss man achten.

Um gute Mitarbeiter an den Betrieb zu binden, müssen  sich Arbeitgeber heute einiges einfallen lassen. Punkten können sie zum Beispiel, indem sie ihnen ein steuerfreies Extra spendieren. Beliebt sind Tankgutscheine, aber auch Jobtickets oder Fitnessstudiobeiträge, für die der Arbeitnehmer keine Steuern oder Sozialabgaben zahlen muss, wenn sie den Wert von 44 Euro im Monat (Sachbezugsgrenze) nicht überschreiten.

Ein neuer Trend als Alternative zu den klassischen Gutscheinmodellen sind Prepaid-Guthabenkarten im Kreditkartenformat. Etliche gewerbliche Anbieter bieten diese Karten auch mit individuellem Firmenlogo an. 

Maximal 44 Euro im Monat

Auf diese Prepaidkarte zahlt der Chef einen Betrag von maximal 44 Euro im Monat ein. Der Mitarbeiter kann mit der Karte dann beliebig Tanken, in Onlineshops beziehungsweise im Einzelhandel einkaufen oder auch Essen gehen. Nur eine Barabhebung oder Überweisung muss ausgeschlossen sein. Außerdem setzt der Fiskus voraus, dass keine weiteren Sachleistungen hinzukommen, berichtet Christina Georgiadis vom Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe, kurz VLH. Hält man sich an die Regeln, dann ist das für den Mitarbeiter eine Nettolohnerhöhung im Jahr von immerhin 528 Euro – ganz ohne Steuern und Abgaben.

Arbeitgeber spart Lohnnebenkosten

Der Arbeitgeber wiederum spart gegenüber einer entsprechenden Lohnerhöhung 760 Euro im Jahr an Lohnnebenkosten. Das Prepaid-Guthabenkartenmodell kann man nicht nur als zusätzliches Extra zum Gehalt, sondern auch zur Nettolohnoptimierung nutzen.  Christina Georgiadis rechnet vor: Ein Tischlergeselle hat einen monatlichen Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro. Sein Chef hat mit ihm zusätzlich zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbart, dass er ab einem bestimmten Monat einen Bruttolohn von 2.956 Euro erhält, also 3.000 Euro abzüglich 44 Euro. 

Dafür bekommt der Geselle ab dem verabredeten Zeitpunkt eine Prepaid-Guthabenkarte, die sein Arbeitgeber Monat für Monat mit 44 Euro auflädt. Eine Barauszahlung des aufgeladenen Geldes ist ausgeschlossen. Der Zufluss des Sachbezugs findet statt, sobald die monatliche Aufladung erfolgt. "Somit bleiben die 44 Euro, die als Bestandteil des Bruttolohns steuer- und abgabenpflichtig gewesen wären, nun steuer- und abgabenfrei", erklärt die VLH-Expertin. 

Mitarbeiter können das Geld auch ansparen

Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter keine weiteren Sachbezüge erhält, die dann die 44-Euro-Grenze überschreiten würden. Das Geld auf der Prepaidkarte kann man dann frei nutzen, um alle möglichen Waren und Dienstleistungen zu bezahlen. "Dabei spielt es keine Rolle, wann die Karte genutzt wird." Das heißt, der Arbeitnehmer muss die Beträge nicht im gleichen Monat auf den Kopf hauen, er darf das Geld auch ansparen und sich später einen größeren Wunsch erfüllen (es gilt das Zuflussprinzip).

Karten- und Ladegebühren werden nicht eingerechnet

Stichwort Aufladegebühren: Bei der Sachbezugsrenze von 44 Euro handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Wird das Limit überschritten, ist die Gesamtsumme der Sachbezüge vom ersten Euro an steuer- und abgabenpflichtig. Was aber ist mit den Gebühren, die für das Unternehmen beim Anbieter solcher Prepaid-Gutscheinkarten zahlen muss?  

"Gebühren, die im Zusammenhang mit Prepaid-Kreditkarten anfallen und vom Arbeitgeber übernommen werden, sind nicht in die 44-Euro-Freigrenze einzubeziehen", betont Florian Gottschaller, Gründer und Vorstand der Spendit AG. Diese Auffassung werde durch verschiedene Lohnsteueranrufungsauskünfte und durch ein Rundschreiben der Landesfinanzdirektion Thüringen bestätigt. 

Geschenke zu Geburtstag oder Hochzeit außen vor   

Geschenke zu besonderen Anlässen: Egal ob man sich für Tankkarten oder Guthabenkarten entscheidet – zusätzlich kann ein Arbeitgeber auch weiterhin seinen Mitarbeitern zu einem besonderen Anlass eine Freude machen. Dazu zählen Geburtstage, Hochzeiten, Dienstjubiläen oder die Geburt eines Kindes. Hier gilt ein Oberbetrag von 60 Euro brutto. Dieser kann unter Umständen auch mehrmals im Jahr ausgeschöpft werden, etwa wenn ein Mitarbeiter heiratet und kurz darauf ein Kind bekommt. Möchte der Chef ein größeres Geschenk spendieren, kann er die Sachzuwendung auch mit 30 Prozent pauschal besteuern.

Voraussetzungen für das Prepaid-Guthabenkartenmodell

Um Ärger  zu vermeiden, müssen in der Regel folgende Voraussetzungen erfüllt sein (Quelle: VLH):