Registrierkassen: Der Zeitdruck bleibt groß

Das Kassengesetz verlangt Ladenbesitzern und Gastronomen viel ab. Ab 2020 müssen PC-Kassen und Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Trotz einer Übergangsfrist sollten Unternehmer jetzt handeln.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Der Druck auf Geschäfte und Gastronomen, die Registrierkassen oder elektronische Kassensysteme im Einsatz haben, ist und bleibt hoch. Sie stehen beim Fiskus immer unter Generalverdacht, ihre Kassen im kleinen oder großen Stil zu manipulieren. Ab Januar gibt es wieder neue Anforderungen an die ordnungsmäßige Kassenführung, so sieht es Paragraf 146a der Abgabenordnung (AO) vor.

Alle Kasseneingaben werden protokolliert

Foto: © Jens Brüggemann/123RF.com

Dann muss jeder Kassierer seinen Kunden einen Bon anbieten, und sei es auch nur für eine Brezel oder eine Kugel Eis im Hörnchen. Außerdem müssen alle Unternehmer dafür sorgen, dass ihre Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, vor Manipulation geschützt sind. Die TSE sorgt dafür, dass alle getätigten Kasseneingaben protokolliert werden. Geschätzte 2,1 Millionen Kassen in Deutschland müssen mit einer solchen TSE aufgerüstet werden. Als Stichtag dafür ist im Kassengesetz der 1. Januar 2020 vorgesehen.

Das Problem an der Sache: Nur sehr wenige TSE-Anbieter, zwei sind namentlich bekannt, befinden sich im Zertifizierungsprozess des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Hersteller mussten erst verschiedene Vorgaben der Ämter abwarten. Der letzte fehlende Baustein, die Anforderungen an eine digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K), wurde erst Mitte August veröffentlicht.

Die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft, darunter der ZDH, aber auch verschiedene Länder-Finanzministerien, haben sich schon früh für eine möglichst lange Übergangsregelung stark gemacht, die für die Betriebe Rechtssicherheit schafft. Diese sogenannte "Nichtbeanstandungsregelung" hat das Bundesfinanzministerium nun mit einem Schreiben vom 6. November offiziell bestätigt. Die Schonfrist gilt bis zum 30. September 2020.

Mit dem Kassengesetz vom 16. Dezember 2016 wurden alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, ab dem 1. Januar 2020 ihre Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Da dieser Termin von den Unternehmen nicht flächendeckend einzuhalten ist, hat das Bundesfinanzministerium jetzt eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 veröffentlicht. 

Der Zeitdruck bleibt

Der Zeitdruck für die Anbieter der Kassensysteme und deren Kunden ist weiterhin groß. "Aktuell sind noch keine zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen auf dem Markt verfügbar", berichtet Daniela Jope von der Steuerabteilung des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH).

"Die Betriebe sollten jetzt auf keinen Fall die Hände in den Schoß legen. Unter Umständen wird es Engpässe und lange Lieferfristen bei den Anbietern geben", betont Jope.

"Besonders weil eine der Kernaussagen der Nichtbeanstandungsregelung ist, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden müssen, sollten sich die Betriebe darum kümmern."

Ist meine Kasse aufrüstbar?

Die Unternehmer sollten zum Beispiel jetzt schon klären, ob ihre Kasse eine PC-Kasse oder eine Registrierkasse ist und ob diese überhaupt aufrüstbar ist. Wenn dies der Fall ist, kann das TSE-Modul zum Beispiel als MicroSD-, als SD-Karte oder USB-Stick in die Kasse integriert werden und in der Regel werden die weiteren Anpassungen durch ein Software-Update vorgenommen. Längerfristig geplant ist auch eine Cloud-TSE-Lösung.

"Die Unternehmer sollten sich trotz der eingeräumten Frist möglichst bald mit ihrem Kassenhersteller und ihrem Steuerberater in Verbindung setzen und die Umsetzung der neuen Anforderungen in Angriff nehmen ", empfiehlt Jope.

Für einige Kassen gibt es einen Bestandsschutz

Vorübergehend aufatmen können diejenigen Ladenbesitzer, die Registrierkassen haben, die bauartbedingt nicht nachgerüstet werden können. "Betriebe, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 eine neue Registrierkasse gekauft haben, dürfen diese noch bis 31. Dezember 2022 nutzen. Für sie gilt Bestandsschutz", erklärt Steuerexpertin Janika Sievert von der Kanzlei Ecovis aus Regensburg.

Allerdings müssen diese Kassensysteme den technischen Anforderungen eines Schreibens des Bundesfinanzministerium (BMF-Schreiben) von 2010 genügen. Der Betriebsinhaber sollte mit seinem Steuerberater und seinem Kassenhersteller klären, ob seine Registrierkasse diese Anforderungen erfüllt.

Ferner muss der Kassenhersteller bescheinigen, dass die Anforderungen für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung erfüllt sind. Diese Bescheinigung muss in die Verfahrensdokumentation aufgenommen und bei einer Kassen-Nachschau vorgelegt werden können. Außerdem müssen die Unternehmer regelmäßig Updates machen.

Meldepflicht ausgesetzt

Neu ab dem kommenden Jahr sollte auch eine umfassende Meldepflicht sein: Wer sich ein neues Kassensystem oder eine Waage mit Kassenfunktion anschafft und/oder ein älteres Modell ausmustert, der sollte das innerhalb eines Monats bei seinem zuständigen Finanzamt schriftlich kundtun. Bei Käufen bis Ende dieses Jahres sollte der späteste Meldetermin ursprünglich der 31. Januar 2020 sein. Ebenfalls sind die eingesetzten TSEs zu melden.

"Von dieser Mitteilungspflicht wird nun aber vorerst ebenfalls abgesehen bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen wurde", berichtet Daniela Jope vom ZDH.

Viele unserer Leser fragen, ob sie im Zuge der neuen Gesetzeslage überhaupt noch eine offene Ladenkasse führen dürfen oder ob sie sich jetzt auch ein elektronisches Kassensystem anschaffen müssen. Es bleibt aber weiterhin so, dass es keine "Registrierkassenpflicht" gibt. Es ist also auch in Zukunft möglich, eine offene Ladenkasse zu führen. Hier muss man allerdings beachten, dass die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit einem hohen Aufwand verbunden sind. Auch wer eine offene Ladenkasse hat, muss jederzeit mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau rechnen.