"Die rheinland-pfälzischen Finanzämter werden von der Möglichkeit der Kassen-Nachschau ab sofort Gebrauch machen. Es ist wichtig zu wissen, dass die Nachschau auch ohne vorherige Ankündigung stattfinden kann", erklärt die rheinland-pfälzische Finanzministerin Doris Ahnen.
Auch in anderen Bundesländern starten die ersten Kassen-Nachschauen. Die Prüfer können jetzt unangemeldet Kassendaten überprüfen und somit Manipulationen aufdecken.
Ziel: Mehr Steuergerechtigkeit in der Bargeld-Branche
"Durch Steuerbetrug mittels manipulierter Registrierkassen entgehen dem Staat jährlich Einnahmen in Millionenhöhe. Dagegen gehen wir konsequent vor und verschärfen den Kampf gegen diese Form der Steuerhinterziehung", erklärt Finanzministerin Doris Ahnen. In Betrieben, die Bareinnahmen generierten, seien die Manipulationsmöglichkeiten einerseits groß, andererseits die Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung bisher stark eingeschränkt gewesen. "Die Kassen-Nachschau leistet einen wirksamen Beitrag für mehr Steuergerechtigkeit in der Bargeld-Branche", so Ahnen.
Hintergrund: Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde am 1. Januar 2018 das Verfahren der Kassen-Nachschau eingeführt. Finanzämter können jetzt zeitnah die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben prüfen. Im nächsten Schritt müssen ab dem 1. Januar 2020 elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen grundsätzlich mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein.
In Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder hat das Bundesministerium der Finanzen am 29. Mai 2018 eine Verwaltungsanweisung erlassen, die die Möglichkeiten der Finanzverwaltung und die Pflichten der Betriebsinhaber in diesem neuen Verfahren erläutert.
Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Der Kassen-Nachschau unterliegen u.a.
elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,
App-Systeme,
Waagen mit Registrierkassenfunktion,
Taxameter,
Wegstreckenzähler,
Geldspielgeräte und
offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel).
Welche Rahmenbedingungen gelten für die Kassen-Nachschau?
Die Prüfung erfolgt immer ohne Voranmeldung und wird von ein bis zwei Bediensteten durchgeführt. Die Prüfer weisen sich als Angehörige des Finanzamts aus und geben ein Merkblatt zur Kassen-Nachschau aus. Dann schauen sie, ob das Kassensystem den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Beispielsweise muss jedes elektronische Kassensystem alle Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzeichnen. Außerdem muss man dem Prüfer eine Verfahrensdokumentation vorgelegen können. Fallen dem Prüfer Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen.
Muss der Chef anwesend sein?
Die Prüfung kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu jeder Zeit vorgenommen werden, solange der Unternehmer oder Arbeitnehmer anzutreffen sind. Ob der Chef selbst anwesend ist, spielt dabei keine Rolle, berichtet die Steuerberatungsgesellschaft ELT. "Daher ist es wichtig, dass Unternehmer für ihre Abwesenheit einen Ansprechpartner benennen, der dem Finanzbeamten Auskunft geben darf", rät Torsten Lenk, Vorstand der ETL AG. Alle anderen Mitarbeiter sollten möglichst keine Gespräche mit dem Finanzbeamten führen und bei Nachfragen auf den Ansprechpartner verweisen.
Was wird bei der Kassen-Nachschau überprüft?
Der Fokus liegt auf der Prüfung des Kassensystems. Der Prüfer kann die gespeicherten Daten und die Programmierung einsehen oder Daten für eine spätere Kontrolle auf einem Datenträger mitnehmen.
Ist eine Kassen-Nachschau auch bei Betrieben ohne Kassen-System zulässig?
Auch bei Unternehmen ohne Kassensystem sind Kassen-Nachschauen möglich. Die Prüfung beschränkt sich zumeist auf eine Zählung des in der Kasse befindlichen Geldes (Kassensturzprüfung) sowie die Tageskassenberichte für die Vortage.
Können auch andere Unternehmensbereiche geprüft werden?
Je nach Branche kann die Kassen-Nachschau auch mit einer unangemeldeten Lohnsteuer-Nachschau gekoppelt werden. Hierbei wird festgestellt, welche Arbeitnehmer tätig sind und wie die lohnsteuerlichen Aufzeichnungen geführt werden. Hinsichtlich der Ermittlung der Arbeitszeiten können die nach dem Mindestlohngesetz zu führenden Aufzeichnungen zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende auch für steuerliche Zwecke eingesehen werden.
Was empfiehlt die Finanzverwaltung den Unternehmen der Bargeldbranche?
Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, regt die Finanzverwaltung an, einen Steuerberater für den rechtlichen Teil und gegebenenfalls einen Kassenfachhändler für den technischen Bereich hinzuzuziehen. Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat ein Informationsschreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung veröffentlicht.
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