Die Kassenprüfung kommt

Seit Januar 2018 dürfen Prüfer des Finanzamts ohne Ankündigung und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit die Kassen von Betrieben überprüfen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Mit spontanem Besuch ist das so eine Sache. Hat man die Wohnung aufgeräumt, was zum Anbieten im Kühlschrank? Meistens findet sich etwas, und der Abend wird besonders schön. Seit Januar 2018 dürfen aber auch Finanzbeamte ungemeldet im Geschäft vorbeischauen, zur sogenannten Kassen-Nachschau. Und ob das dann ebenfalls so fröhlich endet, steht auf einem anderen Blatt.

Der Gesetzgeber gibt den Finanzbehörden seit dem 1. Januar 2018 die Möglichkeit, ohne jegliche Ankündigung die Kassen von Friseuren, Bäckern, Metzgern, Cafébetreibern und anderen Ladenbesitzern zu überprüfen. Und das völlig unabhängig von der normalen Außenprüfung. Immerhin darf der Prüfer nur zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszzeiten vorbeikommen und nur das Geschäftsgrundstück beziehungsweise die Geschäftsräume betreten; Wohnräume sind in der Regel tabu.

Heimliche Testkäufe sind auch erlaubt

Bei der Prüfung geht es ja in erster Linie um die ordnungsgemäße Kassenführung. Bei der Kassen-Nachschau lesen die Prüfer die Kassendaten elektronischer Registrierkassen aus oder sie kontrollieren die korrekten Aufzeichnungen offener Ladenkassen. Das Besondere an der Kasssennachschau: "Finanzbeamte dürfen die Kassen und ihre Handhabung in den Geschäftsräumen sogar beobachten, ohne sich vorher auszuweisen", berichtet Richard Thielen, Betriebsberater der Handwerkskammer Düsseldorf. Dabei seien auch unangekündigte Testkäufe erlaubt.

Bei der Nachschau muss der Unternehmer oder zuständige Mitarbeiter, wenn der Finanzbeamte dies verlangt, Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung "erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume" vorlegen. Außerdem muss er dem Prüfer dazu die entsprechenden Auskünfte erteilen.

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Verfahrensdokumentation ist verpflichtend

"Bei einer Kassen-Nachschau kann auch ein Kassensturz durchgeführt werden. Hier wird der tatsächlich gezählte Kassenbestand mit den Aufzeichnungen verglichen und überprüft", erklärt der Experte. Gibt es Gründe zur Beanstandung, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auch verworfen werden. Die Folge können Übergang zur Außenprüfung oder Schätzung von Besteuerungsgrundlagen sein.

Wichtig: Für jedes Datenverarbeitungssystem, also auch für elektronische Kassen, muss eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. "Fehlt diese oder ist sie ungenügend, ist dies nur dann kein schwerwiegender Mangel, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist", betont Richard Thielen.  

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, darf er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Darauf muss der Prüfer dann allerdings schriftlich hinweisen. 

Die Neuregelung zur Kassennachschau wurde durch einen neuen Paragrafen 146b der Abgabenordnung (AO) im "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Ende Dezember 2016 beschlossen. Sie ist Teil einer ganzen Reihe von neuen Vorschriften, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen. Die meisten davon gelten erst ab 2020 die Kassennachschau aber schon 2018.