Der Zugriff auf aktuelle kaufmännische Daten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Gerade junge Gründerinnen und Gründer stehen vor der Herausforderung, ihre Ressourcen effizient zu verwalten, um ihr Geschäft auf solide Beine zu stellen. Mit digitalen Lösungen ist das einfacher, als es klingt.
"Ob ich mir diese Investition leisten kann? Ich überschlage das mal …": Wenn aktuelle kaufmännische Daten fehlen, müssen sich Unternehmerinnen und Unternehmer bei wichtigen Entscheidungen auf Schätzungen oder auf das Bauchgefühl verlassen. Beides kann trügerisch sein. Wer keinen Überblick über seine finanzielle Situation hat, verpasst möglicherweise Chancen – zögert zum Beispiel, in ein profitables Projekt zu investieren, weil er fälschlicherweise annimmt, dass das Geld dafür nicht reicht. Oder er tätigt Investitionen, die er sich eigentlich nicht leisten kann.
Effiziente Buchhaltung: Datev Unternehmen online
Dabei ist es heute mit wenigen Klicks möglich, sich in Echtzeit einen Überblick zu verschaffen: Wie viel Geld ist vorhanden? Welche Rechnungen stehen an? Wo lässt sich sparen? Dank moderner Softwarelösungen können auch junge Gründerinnen und Gründer deutlich effizienter arbeiten und sich bei ihren Entscheidungen auf fundierte Daten verlassen.
Mit Datev Unternehmen online können sie zum Beispiel Rechnungen und alle anderen Belege einfach und schnell hochladen, offene Rechnungen und Kontoumsätze prüfen und anstehende Rechnungen gleich bezahlen. Sie haben die Wahl, ob sie die Belege dafür fotografieren, einscannen oder bereits digitalisierte Belege weiterleiten. Ihre Steuerberatungskanzlei hat dann sofort Zugriff darauf. Die Daten werden in der Datev-Cloud revisionssicher gespeichert.
Digitale Zusammenarbeit: Nutzen und Vorteile für Unternehmen
Das alles erspart nicht nur lästige Pendelordner und manuelle Eingaben. "Beide Seiten haben so immer Zugriff auf die aktuellsten kaufmännischen Daten – egal, wo sie gerade sind", sagt Rainer Reiter, der bei Datev als Product Owner für Datev Unternehmen online zuständig ist. "So kann die Steuerberatung auch die Buchhaltung auf dem neuesten Stand halten und bei Bedarf schneller und besser beraten, wenn es mal hakt." Am Markt hat sich die Lösung inzwischen bewährt: Mehr als 500.000 Unternehmen nutzen sie.
Wer digital anfängt, sollte aber auch so weitermachen und die digitale Zusammenarbeit mit der Kanzlei des Vertrauens nach und nach ausbauen. Ziel sollte ein durchgängig digitaler Prozess sein – vom Rechnungseingang bis zur Erstellung des Jahresabschlusses. Das Praktische: Je nach Bedarf kann die Steuerberaterin oder der Steuerberater weitere Module in Datev Unternehmen online für die Mandanten dazubuchen, etwa für die Rechnungserstellung oder -prüfung. Auch E-Rechnungen können so problemlos übernommen und weiterverarbeitet werden.
Wie in immer mehr Bereichen spielt außerdem Künstliche Intelligenz zunehmend eine Rolle – unter anderem bei der Analyse kaufmännischer Daten. Neue Lösungen helfen dabei, Risiken und Chancen abzuschätzen, was besonders in einem volatilen wirtschaftlichen Umfeld sehr hilfreich ist. Der KI-basierte Datev Liquiditätsmonitor online (übrigens auch ein Modul von Datev Unternehmen online) prognostiziert tagesaktuell die zukünftige Liquidität auf Basis der Bankumsätze und bereitet die Daten grafisch auf. Ferner kann das Tool die Auswirkungen möglicher Forderungsausfälle oder Kostensteigerungen auf die Liquidität simulieren.
Wer digitale Prozesse etabliert und entsprechende Tools nutzt, muss sich also nicht auf sein Bauchgefühl verlassen. Gut möglich, dass Gründerinnen und Gründer dadurch sogar mehr Mut haben, etwas zu wagen. Wie sich ihr Unternehmen finanziell entwickelt, haben sie ja jederzeit im Blick.
Checkliste: Was kaufmännische IT-Lösungen für Handwerksbetriebe leisten müssen
✔️ Durchgängig digital: Sie ermöglichen ohne Aufwand durchgängig digitale Prozesse auch mit externen Partnern, wie etwa der Steuerberatungskanzlei.
✔️ Nachhaltigkeit: E-Rechnung und Cloud-Lösungen senken den Verbrauch von Papier, Raumfläche, Strom und anderen Ressourcen.
✔️ Aktualität: Alle gängigen und akzeptierten E-Rechnungsformate werden unterstützt und gesetzliche Änderungen aktuell berücksichtigt.
✔️ Zuverlässigkeit: Sie sind testiert, zuverlässig und entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeitalter, den GoBD.
✔️ Gesicherte Daten: Datenschutz, Datensicherheit und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet – auch in der Cloud.
✔️ Kontrolle: Betriebswirtschaftliche Auswertungen zeigen die aktuelle geschäftliche Entwicklung. Fehlentwicklungen lassen sich zeitnah erkennen.
Fazit
Praktisch: Rechnungen und Belege können fotografiert, eingescannt oder direkt weitergeleitet werden.
Aktuell: Steuerberatung und Buchhaltung haben immer Zugriff auf die aktuellsten kaufmännischen Daten.
Nachhaltig: Digitale Prozesse ohne Aktenordner-Management sind ressourcenschonend.
Professionell: Kaufmännische Prozesse durchgängig digital gestalten mit Lösungen von Datev und Partnern.
KI-basiert: Der KI-basierte Liquiditätsmonitor prognostiziert tagesaktuell die zukünftige Liquidität.
Stichhaltig: Entscheidungen können auf der Basis belastbarer aktueller Daten getroffen werden.
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