Ab Januar 2025 kommt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Alle Unternehmen müssen dann elektronische Rechnungen empfangen können. Später auch versenden. Was das für das Handwerk bedeutet.
In Zukunft sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Sie bekommen die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur aus elektronischen Rechnungen.
Starttermin für die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland ist der 1. Januar 2025. Ab diesem Tage müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; für die Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen erhalten die Betriebe mehr Zeit.
Das ist der Zeitplan:
Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen*.
Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
Ab Januar 2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen. Quelle: ZDH
"Handwerksunternehmen sollten nun zügig damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten", betont Simone Schlewitz, Referatsleiterin beim Zentralverband des Deutschen Handwerks in Berlin.
*Auf eine E-Rechnung kann man nur in folgenden Fällen verzichten:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Fahrausweise
Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind. Darunter fällt zum Beispiel auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG). Quelle: Ecovis
E-Rechnung führt zu Erleichterungen beim Leistenden und beim Empfänger
Viele Handwerksbetriebe würden schon mit E-Rechnungen arbeiten und hätten damit gute Erfahrungen gemacht, berichtet Carsten Rothbart, Abteilungsleiter Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Zum Beispiel, weil sie mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten (B2G), wo die E-Rechnung seit Längerem vorgeschrieben ist.
"Die Betriebe berichten, dass das zu erheblichen Erleichterungen beim Leistenden und beim Empfänger führt. Vieles, was heute in der Rechnungsverarbeitung oft noch händisch gemacht, kann bei entsprechender Software elektronisch erfolgen", so Rothbart.
Der ZDH begrüßt die Umstellung auf E-Rechnungen im B2B-Geschäft grundsätzlich. Doch auch wenn die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate auf lange Sicht eine Entlastung für die Betriebe sei, bedeute das zunächst eine größere Umstellung – und die erfordert einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf, Geld und Fachpersonal.
Da erfahrungsgemäß viele Firmen solche IT-Projekte auf den letzten Drücker organisieren, könnte das zu einer Überlastung der IT-Dienstleister führen, fürchtet der Verband, "die dann zum Flaschenhals bei der Schaffung der notwendigen IT-Infrastruktur in den Unternehmen und Betrieben werden".
Der ZDH hat sich gegenüber der Bundesregierung deshalb mit Erfolg für eine gestaffelte Einführung nach Unternehmensgröße – bemessen am Vorjahresumsatz – eingesetzt, um den Einführungsprozess zu entzerren.
E-Rechnungen sind keine pdf-Dokumente!
Denn bei der elektronischen Rechnung handelt es sich keinesfalls um pdf-Dokumente, wie sie viele Betriebe bereits per E-Mail verschicken. Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten vielmehr als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt. Optisch ähnelt dieser Datensatz einer html-Seite im Internet. Der Rechnungsempfänger kann die Daten mit entsprechender Software in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
Betriebe, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, kennen das schon. Sie laden ihre E-Rechnungen meist in entsprechenden Portalen hoch. "Nach anfänglichen Schwierigkeiten hat sich das bewährt. Allerdings hat sich gerade im Bau – also der typischen Branche im B2G-Bereich – herausgestellt, dass die Formate die Besonderheiten von Baurechnungen noch nicht ausreichend berücksichtigen", berichtet Rothbart. "Man ist gerade dabei, das passfähiger zu machen."
Jetzt zügig mit der Umstellung beginnen
"Handwerksunternehmen sollten nun zügig damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten", betont Simone Schlewitz, Referatsleiterin beim ZDH.
Zuerst sollten die Selbstständigen und Unternehmen ihren Steuerberater darauf ansprechen, welche Möglichkeiten durch Anbindung des Unternehmens an die Steuerberatungskanzlei bestehen. "Falls der Betrieb seine Buchhaltung selbst erledigt, sollte er sich einen Softwareanbieter suchen, der ihn bei der Einführung der E-Rechnung unterstützt", rät die Expertin.
Auch wenn für kleinere Unternehmen eine großzügige Übergangsregelung gilt, werde der Bedarf nach IT-Dienstleistern insbesondere vor dem 1. Januar 2027 und dem 1. Januar 2028 sehr groß sein. Alle Unternehmen in Deutschland sind ausnahmslos von der Thematik betroffen.
Bekannte Formate sind die "XRechnung" und das "ZUGFeRD-Format"
Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die "XRechnung" und das "ZUGFeRD-Format" - beide basieren auf der Norm CEN 16931. ZUGFeRD ist so ein hybrides Format, welches den Datensatz lesbar macht und für den Empfänger wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.
Vor allem kleine und mittlere Handwerksbetriebe benötigen in der Anfangsphase ein Rechnungsformat, das sie wie gewohnt lesen und verarbeiten können. Dies würde zur Akzeptanz des Vorhabens beitragen. Ein großer Vorteil wäre auch, dass Handwerker dann für alle Kunden - von Privat bis zur öffentlichen Hand - ein einheitliches Rechnungsformat hätten, sagt ZDH-Steuerexpertin Simone Schlewitz.
Wichtig für das Handwerk sei unter anderem auch, dass der Rechnungsversand und -empfang per E-Mail möglich – mit Hilfe einer kostenfreien Software auch als App – und das branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden. Bis zum Start sind nur noch anderthalb Jahre Zeit. Es handelt sich also um ein ambitioniertes Projekt für den Gesetzgeber, besonders aber für die Unternehmen.
Voraussichtlich ab 2030: Ein einheitliches Meldeverfahren
Damit aber noch nicht genug: In einem zweiten Schritt will die Bundesregierung ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren einführen – um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und um eine stärkere Digitalisierung des Steuerverfahrens zu erreichen. "Das greift Ideen auf, die es schon in vielen EU-Staaten - etwa Frankreich und Italien – und teilweise auch weltweit schon seit Jahren gibt", berichtet Carsten Rothbart.
Deutschland habe beschlossen, ein solches Meldesystem nicht nur für grenzüberschreitende Geschäfte, sondern auch für nationale Umsätze einzuführen, warte aber ab, bis die EU einen Vorschlag vorgelegt hat. Der geplante Startpunkt sowohl national als auch europaweit ist aktuell 2030. Es wird also in den kommenden Jahren ein weiteres größeres IT-Projekt auf die Unternehmen zukommen.
Der Vorteil des zweistufigen Verfahrens sei laut ZDH aber, dass die Betriebe sich jetzt erst einmal auf die Einführung der E-Rechnung konzentrieren können, die für viele noch Neuland ist.
Was dem Handwerk wichtig war und ist
Eine gestaffelte Einführung der Pflicht zur E-Rechnung nach Unternehmensgröße
Eine nutzerfreundliche Software
Ein kostenfreies Tool inklusive App für unterwegs
Öffentliche Förderprogramme zur Schaffung digitaler Infrastruktur in den Betrieben
Weitere spürbare Entlastung bei Melde-, Aufzeichnungs- und Archivierungspflichten
Möglichkeit des Rechnungsversands an Privatkunden per E-Mail oder auf Papier
Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen etwa für Einkäufe im Supermarkt oder beim Bäcker
Ein hybrides (also lesbares) Rechnungsformat als Standard
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