Vorsicht bei der Spesenabrechnung!

Mal wird das Privatfahrzeug auf Firmenkosten betankt, der private Restaurantbesuch über die Firma abgerechnet oder die Abwesenheitszeit aufgerundet: Bei der Spesenabrechnung sind Mauscheleien oder Fehler immer noch ein häufiger Grund für eine Kündigung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten deshalb klare Regelungen vereinbaren.

Denn auch Fehler des Arbeitgebers können eine ausgesprochene Kündigung unwirksam machen, erklärt sagt das Expertenportal vnr.de. Das musste ein Arbeitgeber vom Arbeitsgericht Cottbus erfahren. Er hatte einem Mitarbeiter eine Kündigung ausgesprochen, weil dieser über Jahre bei seinen Spesenabrechnungen die Abwesenheitszeiten für die Außer-Haus-Besuche munter auf die nächste halbe bzw. volle Stunde aufgerundet hatte. Dadurch machte er höhere Spesen geltend.

Seine fristlose Kündigung wurde aber zu seinem Erstaunen vom Arbeitsgericht verworfen (Az.: 7 Ca 868/09). Das Gericht kassierte die Kündigung vor allem deshalb, weil der Chef die Spesenabrechnungen immer abgezeichnet hatte. Nach Ansicht des Gerichts durfte der Mitarbeiter daher davon ausgehen, dass die Abrechnungen inhaltlich geprüft und gebilligt waren. Mit anderen Worten: Er durfte annehmen, dass der Arbeitgeber die Spesenabrechnung so für richtig hielt.

Klare schriftliche Spielregeln

Vor diesem Hintergrund hätte der Arbeitgeber den Mitarbeiter erst auf den Fehler in den Abrechnungen aufmerksam machen und eine Stellungnahme zur Spesenabrechnung verlangen müssen. Oder er hätte das Verfahren zur Erstattung von Spesen ändern müssen. Vorher war eine Kündigung nicht möglich.

Die Experten des Internetportals vnr.de empfehlen, klare Richtlinien zur Abrechnung von Spesen zu schaffen, am besten schriftlich. Diese sollten vom Mitarbeiter unterzeichnet werden. Dabei sollten Sie genau formulieren, welche "Spielregeln" bei der Abrechnung von Spesen einzuhalten sind. Sonst bestünde die Gefahr, dass eine Kündigung wegen Fehlern bei Spesenabrechnungen vom Gericht nicht anerkannt wird.