Steuerbonus für den Betriebsausflug

Bei Betriebsveranstaltungen steckt das Finanzamt enge Grenzen. Was Arbeitgeber dabei beachten müssen.

Mit Firmenfesten wollen Unternehmen ihren Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Beliebt sind Betriebsausflüge mit Veranstaltungsprogramm, möglicherweise sogar mit Übernachtung. Doch hier steckt der Fiskus strenge Grenzen: Zweimal im Jahr dürfen Firmen pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben.

Unternehmen können den Ausflug auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren, sagt Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei WWS in Mönchengladbach. So können sie die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern.

Sämtliche Kosten werden umgelegt

Hintergrund: "Seit Anfang 2015 wird der steuer- und abgabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher", erklärt Torsten Lambertz. Aus der früheren Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter wurde ein Freibetrag. Seither gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Es müssen allerdings Kosten auf die Teilnehmer umgelegt werden. 

Dazu zählen auch die Ausgaben für den äußeren Rahmen der Feier oder des Ausflugs - etwa die Saalmiete und das Honorar für den Veranstalter. Ausgenommen sind interne Kosten (etwa die Organisation in Eigenregie). Sind auch Familienmitglieder eingeladen, muss der auf sie entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem entsprechenden Arbeitnehmer zugerechnet werden.

Alternative: Es gibt die Möglichkeit, den Ausflug um eine betrieblich notwendige Fortbildung zu ergänzen. In Frage kommen Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT-Kurse oder Maßnahmen zur Teamentwicklung sein. Steuerlich handelt es sich dabei um so genannte "gemischte Veranstaltungen".

Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrags.

Alle Details für das Finanzamt schriftlich festhalten
Gemischte Veranstaltungen wecken schnell das Misstrauen der Finanzbehörden, sagt Torsten Lambertz. Firmen sollten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den betrieblichen Nutzen ausführlich erläutern. "Unternehmen sollten die Kosten für die Betriebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentieren und möglichst eindeutig zuordnen", rät der WWS-Experte. "Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die einzelnen Veranstaltungskomponenten gewährleisten".

Lassen sich Aufwendungen wie etwa Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, kann man sie auf die einzelnen Parts aufteilen. Maßgeblich ist dabei laut Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az. GrS 1/06) der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Programmpunkte.

Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebsausflüge, die allen Mitarbeitern offen stehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen einen Ausflug durchführen. "Veranstaltungen für einen eingeschränkten Teilnehmerkreis dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht bevorzugen", betont Lambertz. "Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne." Für alle Aufwendungen werden dann Steuern und Sozialabgaben fällig.
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Quelle: WWS Gruppe