Small-Talk: Tipps für Gastgeber

Firmenjubiläen, das Sommerfest, eine Einladung an den Messestand – alle Veranstaltungen, zu denen Chefs im Handwerk externe Gäste einladen, sind das Aushängeschild des Unternehmens. Tipps für den Small-Talk als Gastgeber.

Mit großem Aufwand hat man für ein tolles Buffet und ein anspruchsvolles Rahmenprogramm gesorgt – doch reicht das aus, damit die Firmenveranstaltung auch in kommunikativer Hinsicht ein Erfolg wird?

"Häufig gehen Gastgeber davon aus, dass die Kommunikation bei einer Veranstaltung wie von selbst verläuft", sagt Ilona Quick, Buchautorin und Expertin für Kundenkommunikation. "Es wird selbstverständlich angesehen, dass alle sich miteinander angeregt unterhalten und sowohl der Gastgeber als auch die Mitarbeiter die Gäste gut betreuen."

Dieser Automatismus tritt aber nicht immer ein. Es sei deshalb sinnvoll, den Kommunikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu berücksichtigen und nicht zuerst die Frage des Wie (Buffet, Räumlichkeiten, Vortragsthema, Rahmenprogramm) zu beantworten, sondern folgende Fragen:

• Was ist das Ziel der Veranstaltung?
• Was erwarten Ihre Gäste?

Ist es Ihr Hauptziel neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, dann können Fachvorträge oder Fachgespräche mit den Gästen für den Chef und die Mitarbeiter ausreichend sein.

"Will man aber den Kontakt oder die Beziehung zu den Gästen aufbauen oder vertiefen, dann reichen Fachgespräche allein nicht aus", warnt Ilona Quick (Foto links) Auch die Erwartungen der Gäste sind oft nicht nur auf das Fachliche begrenzt. Sie wollen zwar mit ihrem Kommen Verbundenheit  mit dem Inhaber und dem Unternehmen signalisieren. Oft wollen sie dann aber nicht nur mit dem Chef, sondern vielleicht auch mit anderen Gästen sprechen.

Bloß nicht allein rumstehen!

Allein rumstehen will keiner. Die meisten Gäste treffen mit Kollegen oder Bekannten ein, sitzen nebeneinander oder stehen zusammen an einem Tisch. Von außen betrachtet entsteht der Eindruck, dass alle gut miteinander im Gespräch sind. In Wirklichkeit unterhalten sich aber bereits miteinander bekannte Personen und ein Austausch zwischen den verschiedenen Gruppen findet kaum statt.

Auch für fremde, neu hinzukommende Gäste kann es schwierig sein, in die Gruppen hineinzukommen. "Als guter Gastgeber übernehmen Sie diese Aufgabe und stellen Verbindungen zwischen den Gästen her", sagt die Expertin.

Ihre Mitarbeiter unterhalten sich prächtig – allerdings nicht mit den Gästen?

"Die Mitarbeiter des gastgebenden Unternehmens oft nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vorbereite", weiß Ilona Quick. "Häufig kann man beobachten, dass sich Mitarbeiter nicht wie Gastgeber, sondern wie Gäste verhalten und froh sind, wenn sie mit bereits bekannten Personen und Kollegen zusammen stehen können."

Ursache: Die Aufgaben der Gästebetreuung wurden nicht detailliert verteilt und besprochen. Einer allein steht auf verlorenem Posten und kann die Situation nicht retten, wenn nicht alle an einem Strang ziehen und sich ihrer Aufgaben bewusst sind. Wie das funktioniert, lesen Sie auf der nächsten Seite:

Mit neun Schritten zur kommunikativ erfolgreichen Veranstaltung!

"Small Talk im beruflichen Umfeld ist nicht einfach belangloses Gerede über Banalitäten", sagt Expertin Ilona Quick. Er ist oft der Auftakt für den Big Talk, das heißt für das eigentliche Fachgespräch sowie für lang anhaltende geschäftliche Beziehungen und Empfehlungen. "Beim Small Talk erfährt man etwas über die persönliche Situation seines Gesprächspartners und schafft damit Möglichkeiten, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt mit zunächst fachneutralen Themen wieder aufzunehmen."

Checkliste: So gelingt der Small Talk mit den Gästen

1. Mitarbeiter einbinden: Die Mitarbeiter bitten, den Chef, die Chefin beziehungsweise die Firmenleitung in der Rolle als Gastgeber zu unterstützen. Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu Gästen aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem Gäste untereinander oder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen.  

Foto: © Dmitriy Shironosov/123RF.com

2. Gästeliste: Vorab die Gästeliste besprechen: Wer kennt wen? Wer weiß etwas über wen? Markieren Sie in der Gästeliste gegebenenfalls VIPs sowie neue Gäste, die möglicherweise allein kommen, so dass diese Personen von den Mitarbeitern betreut und mit anderen Gästen bekannt gemacht werden.

3. Namensschilder: Bei einer größeren Veranstaltung könnte es hilfreich sein, Namensschilder vorzubereiten. Wer Namensschilder nutzt, sollte für sich und die Mitarbeiter andersfarbige Namensschilder als für die Gäste nehmen, so ist offensichtlich, dass sie zum gastgebenden Unternehmen gehören. "Das ist besonders wichtig, wenn man in einer Begrüßungsansprache erwähnt, dass Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen", sagt Ilona Quick. 

4. Kontakt aufnehmen: Aktiv auf einzelne Personen oder Gruppen zuzugehen kostet oft Überwindung. "In der Gastgeberrolle ist es aber um ein Vielfaches einfacher, als wenn man als Gast unbekannte Personen ansprechen möchte", so die Expertin. Als Gastgeber werde die Kontaktaufnahme gerne gesehen.

Tipps: 

• Begrüßen Sie die Person
• Stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch ihr Gegenüber vorstellen 
• Geben Sie etwas Information über den Ablauf der Veranstaltung, etwa, wann der Vortrag beginnt oder das Buffet eröffnet wird
• Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise, ob Frau XY schon da ist. Dann können Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen.
• Auf scheinbar geschlossene Gesprächsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazu stellen, zunächst zuhören, sich in einer Pause ins Gespräch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen, andersfarbige Namensschilder erleichtern dieses zusätzlich. 

5. Small Talk – ja bitte: Ist der erste Kontakt hergestellt, sollte man über Alltägliches sprechen, über Themen, die Sie mit dem Gesprächspartner gemeinsam haben (wie das Wetter, den Veranstaltungsort, das Buffet) und zwar in einer positiven Art und Weise. "Small Talk ist keine Diskussionsrunde, vermeiden Sie daher Themen, die polarisieren", betont Ilona Quick. "Seien Sie ein angenehmer Gesprächspartner, der zuhören kann und auch mal andere reden lässt. Bombardieren Sie andere nicht mit Fragen, sondern stellen Sie der Frage etwas Persönliches voran: "Wir haben diesmal ein mediterranes Buffet ausgewählt, das stimmt mich schon mal auf meinen Italienurlaub ein. Wo geht es denn bei Ihnen diesmal hin?"  

6. Mit Small Talk Verbindungen herstellen: Die Hauptaufgabe der Gastgeber ist es, die Gäste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher kann sich im Vorfeld überlegen, ob es Gemeinsamkeiten zwischen Gästen gibt, die ein Aufhänger sein könnten, Personen miteinander bekannt zu machen, wie: "Herr Hartmann, das ist Herr Bergmann, ebenso wie Sie ein passionierter Tennisspieler". Achten Sie auch auf Äußerungen, die Ihnen Gelegenheit geben, andere Personen miteinander bekannt zu machen: "Ach, Sie hatten schon öfter telefonisch Kontakt mit Frau Meyer? Da kann ich Sie gleich mal miteinander bekanntmachen."

7. Zirkulieren Sie: Sind Verbindungen zwischen Gästen hergestellt, können kann sich der Chef mit einer ehrlichen Bemerkung von einer Gruppe zurückziehen. Zum Beispiel: "Es war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht können wir das später fortsetzen. Sie haben sicher Verständnis, dass ich noch andere Gäste begrüßen möchte". Oder "Ich muss mich jetzt verabschieden, ich möchte noch gerne andere Gäste begrüßen. Wir sehen uns sicher später noch."

Es ist wichtig, dass Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben, denn nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gesprächspartner von hier nach dort mitnehmen, fördern sie das Durchmischen der Gesprächsgruppen. Einzelne Personen lässt man nicht allein zurück, sondern schließt sich mit diesen zunächst einer Gesprächsgruppe an.

8. Fachtalk – nein danke: Bei einer beruflichen Veranstaltung wird auch über Fachthemen oder allgemein über das berufliche Umfeld gesprochen. Tiefergehende geschäftliche Gespräche sollte man aber auf einen späteren Termin verschieben. Vertrauliche Gespräche sollte man auf ein Minimum reduzieren, sodass keine geschlossenen Gesprächsgruppen entstehen.

Namensschilder der Mitarbeiter mit Tätigkeitsbezeichnungen schaffen auch für die Gäste Klarheit, dass manche Mitarbeiter nicht alle Fachfragen beantworten können. So wird zum Beispiel von einem Buchhalter nicht erwartet, Auskunft über Liefertermine geben zu können. Es reicht, wenn er an die zuständige Person verweisen kann.

9. VIPs und Co.: Bei Veranstaltungen mit vielen Gästen ist es nicht immer sinnvoll, wenn Sie als Hauptgastgeber alle Gäste persönlich am Empfang begrüßen. Oft bietet es sich an, dass Sie sich weiter hinten im Raum aufhalten und Ihre Mitarbeiter Ihnen wichtige Gäste zuführen. Selbstverständlich muss man die wichtigsten Kunden oder den Bürgermeister bei der Veranstaltung auch persönlich betreuen. Vielleicht möchten diese aber auch andere Gäste oder Mitarbeiter kennenlernen? Machen Sie sie miteinander bekannt. Das schafft auch Freiräume, sich höflich loszueisen, um frei zu sein für weitere Kontakte.
Wichtig: "Schotten Sie sich nicht ab von wichtigen Personen. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind für jeden Gast, der gerne mit Ihnen kurz reden möchte."

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