Mittelstand investiert in digitale Dokumentenverwaltung

Studie: Der Mittelstand in Deutschland treibt die Digitalisierung voran. Fast jedes vierte Unternehmen plant in den nächsten Monaten neue Investitionen in Softwarelösungen zur digitalen Dokumentenverwaltung. Ein weiteres Ergebnis: Digitalisierung ist meist Chefsache.

Die Büros in vielen Unternehmen werden in nächster Zeit komplett papierfrei: 23 Prozent der Mittelständler mit 20 bis 499 Mitarbeitern planen in Kürze den Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung. Weitere vier Prozent planen eine Ersatzanschaffung, während drei Prozent ihre Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) erweitern wollen. Dies sind die Ergebnisse der repräsentativen Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

"Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten", erklärt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse. "Das ist der richtige Schritt: Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist die notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen."

Digitalisierung im Aufwind

Im Vergleich zu 2017 ist die Digitalisierung des Mittelstands deutlich im Aufwind: Damals gaben nur 18 Prozent an, in diesem Bereich investieren zu wollen. Doch mittlerweile erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile von digitalen Prozessen: 91 Prozent der Mittelständler wünschen sich schnellere Zugriffe auf Informationen, 88 Prozent wollen Aufwand und Kosten senken.

Aber auch die Sicherheit steht im Fokus: 88 Prozent der Unternehmen planen einen verbesserten Schutz vor Daten- und Informationsverlust, während 80 Prozent auf eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien zielen. Nils Britze: "Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht." Doch die Softwarelösungen können noch mehr: Mit ihnen werden Rechnungen digitalisiert, Akten elektronisch archiviert und Teams können von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam auf Dokumente zugreifen.

Geschäftsführung entscheidet

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Digitalisierung ist meist Chefsache. In 90 Prozent der mittelständischen Unternehmen entscheidet vor allem die Geschäftsführung, ob neue digitale Technologien angeschafft werden. Hinzugezogen wird dabei häufig die IT-Abteilung: Bei fast der Hälfte der befragten Unternehmen durften IT-Experten den Entscheidungsprozess mitgestalten. "Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz", erläutert Nils Britze.

"Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung aber oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden." Denn nur so könnten Prozesse und Lösungen entstehen, mit denen später alle Ebenen gut arbeiten und die Abläufe nachhaltig verbessern. Die Realität sieht zurzeit allerdings anders aus: Nur 14 Prozent der Anwender aus Fachabteilungen dürfen aktuell mitentscheiden.

Die Studie zum kostenlosen Download Die komplette Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" steht hier kostenlos zum Download bereit.