(Foto: © eBill Service GmbH)
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eBill Service bietet ein einfaches E-Rechnungsportal mit Allem, was für die verpflichtende Verarbeitung von E-Rechnungen benötigt wird: Empfangen, Validieren, Archivieren, Anzeigen, Erstellen, Versenden und noch mehr!
Seit dem 1.1.25 ist in Deutschland die E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) als Standard eingeführt worden. Das bedeutet, dass jeder(!) Betrieb zumindest in der Lage sein muss E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Eine E-Rechnung muss die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format enthalten, welches der Norm EN 16931 entspricht. Hier gibt es aktuell zwei wichtige Formate:
Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung! Klingt kompliziert – ist es auch…
Aber mit dem eBill Service E-Rechnungsportal ist das ganz einfach! Hier haben Sie direkt ein Postfach, an das Sie Ihre Eingangsrechnungen einfach weiterleiten können. Im E-Rechnungsportal sehen Sie dann übersichtlich alle eingegangenen E-Rechnungen und können diese im Detail anschauen.
Eine XRechnung erkennen Sie einfach an der Dateiendung ".xml". Daran können Sie sehen, dass es ein reiner Datensatz ist. Eine ZUGFeRD-PDF-Rechnung erkennen Sie leider nicht so leicht, da die Dateiendung ".pdf" identisch mit einer normalen PDF-Datei ist. Sie können diese Datei auch normal öffnen und anschauen. Der Datensatz ist beim ZUGFeRD-Format in der PDF-Datei "versteckt". Tückisch hierbei ist, dass die beiden Rechnungsarten unterschiedlich behandelt werden müssen bei der Verarbeitung. Daher ist es sehr wichtig zu prüfen, ob eine PDF-Datei eine E-Rechnung ist!
Der eBill-Checker Um zu prüfen, ob eine PDF-Datei eine E-Rechnung ist, bietet sich zum Beispiel der eBill-Checker an.
Auch das ist mit dem eBill Service E-Rechnungsportal ganz einfach! Jede eingegangene E-Rechnung kann mit der Funktion eBill2PDF ganz automatisch in eine normale PDF-Rechnung bzw. Arbeitskopie umgewandelt werden. Mit dieser Arbeitskopie kann Ihre Buchhaltung dann wie gewohnt weiterarbeiten, egal ob als PDF-Datei oder als Ausdruck.
Die Arbeitskopie wird immer aus dem Datenteil der E-Rechnung erstellt. Das ist wichtig, da nur der Datenteil entscheidend für die weitere Verarbeitung ist. Es kann durchaus passieren, dass bei einer ZUGFeRD Datei der PDF-Teil korrekt ist, aber der Datenteil Fehler enthält. Die Funktion eBill2PDF ist mit nur einem Klick im E-Rechnungsportal aktiviert. Optimal ist, dass normale PDF-Rechnungen mit der Funktion auch über das E-Rechnungsportal weitergeleitet werden können. So werden die E-Rechnung automatisch umgewandelt und normale Rechnungen werden unverändert weitergeleitet. Im Archiv landen nur echte E-Rechnungen.
Gesetzlich sind Sie noch nicht verpflichtet eine E-Rechnung zu erstellen. Für das Erstellen von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen:
Aber wie sagt man: "Der Kunde ist König!"… Wenn Ihr Kunde also eine E-Rechnung von Ihnen verlangt, sollten Sie dieses nicht einfach ablehnen. Sonst kann es sein, dass er sich einen anderen Lieferanten sucht. Aber keine Angst! Mit dem eBill Service E-Rechnungsportal können Sie natürlich auch ganz einfach E-Rechnungen erstellen und versenden. Hierzu finden Sie im Portal ein Formular, in das Sie alle notwendigen Daten eintragen können. Das Formular prüft alle Angaben und speichert diese in einem Entwurf. Den Entwurf können Sie dann nochmal prüfen und anschließen die E-Rechnung versenden.
Auch da können wir weiterhelfen! Schauen Sie auf unserer Webseite und unserem Blog vorbei. Dort haben wir verschiedene Informationen zum Thema E-Rechnungen zusammengestellt, etwa ganz aktuell: "Die 10 Irrtümer zur E-Rechnung." Wir haben auch eine Checkliste erstellt, mit der Sie Ihr ERP-System und Ihren Dienstleister prüfen können – hier geht es zur Checkliste.
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zur Verfügung!
Starten Sie jetzt und testen Sie 30 Tage kostenlos das eBill Service E-Rechnungsportal! Anschließend zahlen Sie nur 20,- Euro pro Monat und 20 Cent pro E-Rechnung bei monatlicher Kündigungsfrist.
KontaktKontakt: eBill Service GmbH Am Bach 11, 33602 Bielefeld, E-Mail: kontakt@ebill-service.de
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