E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Ab 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Häufige Fragen und Antworten zur E-Rechnung für Selbstständige und Unternehmen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst. Dann gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für umsatzsteuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze). Die E-Rechnung ersetzt die Papier-, Excel- oder pdf-Rechnung als Standard (diese sollen dann "sonstige Rechnung" heißen).

Die Bundesregierung räumt den Unternehmen beim Versand von E-Rechnungen eine großzügige Übergangsfrist ein. Erst ab 2027 (Vorjahresumsatz mindestens 800.000 Euro) beziehungsweise 2028 (­alle) müssen sie E-Rechnungen an andere Unternehmen zwingend verschicken.

Für den Empfang gibt es allerdings keine Übergangsfrist. Ab Januar muss jeder Selbstständige und Betriebsinhaber sicherstellen, dass er E-Rechnungen empfangen, auslesen und revisionssicher im Ursprungsformat archivieren kann. Wer noch nicht gehandelt hat, für den drängt die Zeit. Und das dürften nicht wenige sein. Bei einem Seminar der rheinland-pfälzischen Handwerkskammern zur E-Rechnung Anfang November hatte die Hälfte der 250 Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch nicht mit ihrem Softwareanbieter und/oder Steuerberater über das Thema gesprochen. 

Folgende Fragen treten häufig auf:

Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich die E-Rechnungspflicht auch?

"Jeder Unternehmer und Selbstständige ist betroffen", erklärt ­Guido Badjura, Berater und Referent der Datev. "Auch gewerbliche Vermieter müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können." Die E-Rechnungspflicht betrifft ebenso Freiberufler und Vereine. Verankert ist die gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht  im "Wachstumschancengesetz". Die Bundesregierung setzt damit eine EU-Richtlinie um. Andere EU-Länder sind teilweise schon viel weiter. Italien hat zum Beispiel bereits ein zentrales Umsatzsteuer-Meldesystem für Daten aus E-Rechnungen, das in Deutschland frühestens 2028 eingeführt wird.

Gibt es Ausnahmen?

Ausnahmen gibt es nur im Bereich der Ausgangsrechnungen nur für steuerfrei Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Der Bundesrat hat am 22. November 2024 mit dem Jahressteuergesetz 2024 beschlossen, dass auch Kleinunternehmer von der Versandpflicht ausgenommen werden.

Warum muss ich E-Rechnungen ab 2025 ­empfangen können?

"Wenn der Rechnungssteller sich für eine elektronische Rechnung entscheidet, muss der Rechnungsempfänger diese annehmen", berichtet Datev-Experte Guido Badjura. Auch Handwerkerinnen und Handwerker, die ausschließlich für Privatkunden arbeiten, sind von der Thematik betroffen, da sie ab Januar womöglich E-Rechnungen von ihren Großhändlern oder Stromanbietern erhalten werden, die sie dann verarbeiten und GoBD-konform archivieren müssen. Die im Betrieb eingesetzte Software muss darauf vorbereitet sein. 

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Der Rechnungsabsender übermittelt die E-Rechnung in der Regel per E-Mail oder als Download aus Kundenportalen. Zum Empfang empfiehlt es sich, ein zentrales E-Mail-Postfach einzurichten.  Es ist laut BMF aber "nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt". 

In Zukunft dürften auch E-Rechnungsplattformen einen komfortablen und sicheren Übertragungsweg bieten. "Mit einer solchen Lösung ist der Betrieb auch schon frühzeitig auf eine weitere Entwicklung vorbereitet: das geplante Umsatzsteuermeldesystem", erläutert Datev-Experte Badjura. Datev hat beispielsweise bereits eine solche Plattform entwickelt und baut sie sukzessive aus.

FAQ zur E-Rechnung Das Bundesfinanzministerium hat ein FAQ zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Mehr dazu in diesem Beitrag!

Kann ich die Zustellung verweigern?

"Nur eine E-Rechnung berechtigt den Empfänger künftig zum Vorsteuerabzug. Kann der Empfänger die E-Rechnung technisch nicht empfangen oder verweigert er die Annahme, scheidet mangels Rechnungszugang der Vorsteuerabzug aus", sagt Ecovis-Steuerberater Robin Große.

Man könnte in der Anfangszeit, wenn es gar nicht anders geht, seinen Lieferanten um eine herkömmliche Rechnung bitten und hoffen, dass dieser darauf eingeht. Verpflichtet ist er dazu aber nicht! Der Rechnungsaussteller hat seine umsatzsteuerrechtlichen Pflichten erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (etwa anhand eines Sendeprotokolls) um eine Übermittlung bemüht hat, betont das Bundesfinanzministerium (BMF). 

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Das Besondere an der E-Rechnung ist, dass sie ein strukturiertes Datenformat hat. Dieses muss der europäischen Norm EN16931 entsprechen. In Deutschland sind die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) am gebräuchlichsten. Wobei es sich bei der XRechnung um einen reinen XML-Datensatz handelt und bei ZUGFeRD um eine Kombination aus lesbarer ­pdf-Datei und einem Datensatz.

Es gibt Tools, um die Daten aus der XRechnung sichtbar zu machen (zum Beispiel den kostenfreien und aus Bundesmitteln finanzierten Quba-Viewer). "Wer einen guten Draht zu seinem Lieferanten hat, sollte sich mit diesem möglichst auf das hybride Format verständigen", rät Guido ­Badjura. "Wer XRechnung kann, der kann in der Regel auch ­ZUGFeRD".

Was ist die größte Herausforderung?

Bestehende IT-Systeme müssen angepasst werden, oder gar komplett neue IT-Systeme angeschafft werden. "Jahrzehntelang gewohnte Abläufe zur Erledigung der kaufmännischen Aufgaben gilt es nun auf digitale Prozesse umzustellen", sagt Datev-Experte Badjura. Zum Beispiel sei es in vielen Betrieben noch üblich, per E-Mail erhaltene Rechnungen auszudrucken. Der Schritt entfällt.

"Erhaltene Rechnungen müssen im Ursprungsformat und unveränderbar gespeichert werden."  Vorteile: Der Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess wird automatisiert, das spart Zeit und Geld für das Drucken oder Scannen, reduziert Fehler und ist umweltfreund­licher. Aber: Der Umstellungsaufwand kann je nach Ausgangslage erst einmal groß sein.

Kann ich noch kurzfristig Handeln?

Man sollte schnellstmöglich mit dem Softwareanbieter und/oder dem steuerlichen Berater sprechen, ob die Systeme angepasst werden können oder ob sogar neue Anschaffungen  (etwa eine neue Branchensoftware) nötig sind. Die IT-Berater der Handwerkskammern helfen bei Bedarf.  Es gibt Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben, die die Kammerberaterinnen und -berater beziehungsweise die Steuerberater kennen.

Wir schreiben nur selten Rechnungen an Unternehmen, gibt es dafür Lösungen?

Es wird Plattformen geben. Der IT-Dienstleister Datev zum Beispiel bietet bereits als einer der ersten Anbieter mit seiner E-Rechnungsplattform eine Lösung für den Mittelstand. Auch andere Anbieter werden solche Tools zur Verfügung stellen. Diese bieten sich für Handwerksbetriebe an, die nur geringfügig mit dem Thema in Berührung kommen. Ein Beispiel ist die Bäckerei, die gewöhnlich Kleinstbeträge abrechnet (Kassensystem) und selten Unternehmen (B2B) mit einem Rechnungsbetrag über 250 Euro eine Rechnung ausstellen muss.

Was ist mit Dauerrechnungen?

Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung (also Papier oder pdf-Rechnungen) erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, "solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern", heißt es in einem BMF-Schreiben.

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