Für den Umstieg auf digitale Rechnungen benötigen kleine Betriebe nicht mehr als eine Mail-Adresse und ein Office-Programm, das PDFs generieren kann. Größere Betriebe setzen meist auf Software-Pakete.
Etwa die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bevorzugt elektronische Rechnungen. Das geht aus der aktuellen Studie "ibi research 2017: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017" hervor, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) im September 2017 veröffentlichte. Demnach schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen mit dem digitalen Versand vor allem Kosten- und Effizienzvorteile: Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie diese elektronisch auf den Weg bringen und auch die Prozesse beim Rechnungseingang digitalisieren.
Denn bei papierloser Fakturierung sparen Betriebe gleich mehrfach: Es fallen weder Papier- noch Portokosten an – und die Rechnung ist per E-Mail-Anhang innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger. Auch die Archivierung dieser Dateien ist deutlich einfacher und platzsparender. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Portoersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner oder Tintenpatronen. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung der Rechnungen sind künftig überflüssig. Darüber hinaus sparen Unternehmen die Zeit zum Kuvertieren, Frankieren sowie die regelmäßigen Gänge zum Briefkasten.
Elektronische Signatur nicht mehr nötig
Seit 2011 sind elektronische und Papierrechnungen durch das Steuervereinfachungsgesetz gleichgestellt. In der Praxis bedeutet dies: Für digitale Rechnungen ist weder eine elektronische Signatur noch das EDI-Verfahren vorgeschrieben ("Electronic Data Interchange", elektronische Datenanbindung von Unternehmen). Beides ist zwar immer noch möglich, Vorsteuerabzüge werden aber unabhängig von diesen Verfahren von allen Finanzämtern anerkannt – aber nur sofern alle Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes eingehalten sind. Damit lohnt sich die Umstellung gleichermaßen für große und kleine Betriebe, denn die Umsetzung ist ohne großen Aufwand möglich. Es sind lediglich einige rechtliche Vorschriften zu beachten.
Rechtssicheres Format: ZUGFeRD
Ein empfehlenswertes und kostenloses Format für papierlose Rechnungen, das sich im Geschäftsalltag immer mehr durchsetzt, ist "ZUGFeRD". Mittlerweile unterstützen immer mehr Software-Pakete zur Nutzung von elektronischen Rechnungen diesen Standard, der ab der Version 2.0 auch EU-Richtlinien entspricht. ZUGFeRD basiert auf dem Format "PDF/A-3" und bettet eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei ein. Auf diese Weise werden per Mail gleichzeitig sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch die eigentliche Rechnung (als PDF) per Mail übermittelt. Der Vorteil: Das genutzte PDF-Format erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, gleichzeitig lassen sich die XML-Daten direkt auslesen und automatisiert weiterverarbeiten.
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für "Zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde gegründet vom "Forum elektronische Rechnung Deutschland" der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung" unter dem Dach des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). ferd-net.de
Rechtliche Vorschriften
Die Übermittlung von papierlosen Rechnungen ist auf vielen Wegen möglich: zum Beispiel per E-Mail-, E-Post- oder DE-Mail, aber auch als Download. Um die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen nicht zu gefährden, müssen Betriebe allerdings einige rechtliche Vorschriften beachten. Dazu zählen unter anderem:
Die Lesbarkeit der digitalen Daten: Die Rechnungsdatei muss mit aktueller Hard- und Software problemlos anzuzeigen sein.
Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung: Dazu zählen die eindeutige Identität des Rechnungsstellers sowie die Unveränderbarkeit aller Inhalte – inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Für elektronische Rechnungen rechtlich korrekt und empfehlenswert ist das PDF-Format. Enthält der begleitende E-Mail-Text rechnungsrelevante Hinweise, wie Skontovereinbarungen oder steuerliche Informationen, so muss auch die entsprechende Mail archiviert werden. Zulässige Rechnungsformate sind auch Bilddateien wie TIF oder JPG sowie Computer-Fax- oder Fax-Server-Übermittlungen. Ein Word-Dokument erfüllt hingegen in den meisten Fällen nicht den Anspruch an die Unveränderbarkeit der Inhalte. Lediglich bei Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), dass jede Bearbeitung dokumentiert und nachträgliche Änderungen ausschließt, sind auch Rechnungen als Excel- oder Word-Dokument erlaubt. Mithilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens müssen Betriebe jede ein- und ausgehende digitale Rechnung prüfen, um die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit zu gewährleisten. Diese Prüfung kann sowohl elektronisch als auch manuell erfolgen – zum Beispiel durch einen Abgleich aller Daten anhand vorliegender Aufträge, Bestellungen oder Verträge. Darüber hinaus sollten Betriebe die folgenden Punkte sicherstellen:
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung: Eine Zustimmung gilt als stillschweigend erteilt, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt. Natürlich ist es auch möglich, eine Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.
Die elektronische Archivierung: Digitale Rechnungen müssen ab dem Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses mindestens zehn Jahre lang in ihrem Original-Eingangsformat elektronisch archiviert werden. Dabei müssen Betriebe die elektronische Les- und maschinelle Auswertbarkeit jederzeit sicherstellen. Ohne Originaldokument wird der Vorsteuerabzug nicht gewährt, denn Betriebsprüfer und Finanzämter erkennen Ausdrucke von elektronischen Rechnungen nicht an. Alle Details regelt §14b UstG.
Wenn die Strategie und Struktur zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen erst einmal festgelegt sind, profitieren Betriebe im Arbeitsalltag von vielen Vorteilen.
Vor dem Zusammenstellen der ersten eigenen papierlosen Rechnung stehen einige organisatorische Vorbereitungen: So kann für den Empfang und Versand von digitalen Rechnungen die Nutzung einer eigenen Mail-Adresse hilfreich sein, zum Beispiel: rechnungen@meinbetrieb.de. Der Vorteil: Alle Nachrichten, die Rechnungen enthalten oder sich darauf beziehen, können direkt identifiziert werden. Wenn im E-Mail-Postfach zusätzlich eigene Verzeichnisse für ein- und ausgehende Rechnungen angelegt werden, sind diese außerdem jederzeit schnell durchsuchbar. Bei Bedarf ist auch eine weitere Unterteilung der jeweiligen Ordner möglich, zum Beispiel nach Jahr, Kunde oder Geschäftspartner. Damit eingehende Rechnungen nicht unbemerkt im Spam-Filter verschwinden, sollte dieser regelmäßig durchgesehen werden.
Links
- Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011: bit.ly/2Q0Vyjb
- FeRD: Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden für Unternehmen: bit.ly/2Rm6I2o
Ausgehende Rechnungen
Wenn Betriebe selbst papierlose Rechnungen versenden wollen, ist die Vorgehensweise zunächst identisch wie bei Papierrechnungen. Im ersten Schritt erfolgt die Erstellung der Rechnung, zum Beispiel manuell per Textverarbeitungsprogramm oder per Rechnungssoftware – natürlich mit allen formal und rechtlich vorgeschriebenen Informationen. Abschließend wird diese jedoch nicht ausgedruckt, sondern in einem Format gespeichert, das sich nachträglich nicht bearbeiten lässt. Besonders bewährt hat sich das PDF-Format, da dieses mit wenig Aufwand speicher- und lesbar ist. Abschließend wird die PDF-Datei per Mail an den Geschäftspartner oder Kunden versendet. Um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, sollte vorab eine Absprache erfolgen, an welche Mail-Adresse die Rechnung gewünscht ist. Zur abschließenden Archivierung empfiehlt es sich, getrennte Verzeichnisse für versendete und bereits bezahlte Rechnungen zu erstellen – am besten jeweils unterteilt nach Jahreszahlen und/oder Kunde.
Eingehende Rechnungen
Wenn ein Betrieb entschieden hat, dass eingehende Rechnungen künftig auch in elektronischer Form akzeptiert werden, ist das folgende Vorgehen empfehlenswert: Direkt nach Eingang einer Rechnung sollte geprüft werden, ob diese alle formalen Kriterien erfüllt – vor allem die des Steuerrechts. Ist alles korrekt, kann sie zur Weiterbearbeitung in einen anderen Ordner verschoben werden, zum Beispiel "Geprüft". So sind ungeprüfte und geprüfte Rechnungen jederzeit sauber voneinander getrennt. Die inhaltliche Prüfung (Echtheit der Herkunft, erbrachte Leistungen, Absender und Rechnungsaussteller) kann gleichzeitig oder in einem nachfolgenden Schritt erfolgen. Ist eine Rechnung fehlerhaft, sollte dies dem Absender umgehend mitgeteilt werden – mit der Bitte um eine Korrektur. Denn fehlerhafte Fakturen dürfen ausschließlich vom Fakturisten bearbeitet werden. Änderungen durch andere Personen werden strafrechtlich als Urkundenfälschung behandelt. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten beanstandete Rechnungen in einem eigenen Ordner gespeichert werden, zum Beispiel "Neu angefordert".
Verbuchen und archivieren
Beim Verbuchen von digitalen und Papierrechnungen gibt es keine Unterschiede, solange die vom Bundesfinanzministerium formulierten "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) eingehalten werden. Allerdings kann es hilfreich sein, für beide Rechnungsarten getrennte Konten anzulegen, um schnellere Auswertungen zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, alle positiv geprüften Rechnungen zeitnah an die eigene Buchhaltung oder den Steuerberater weiterzuleiten. Um intern den Überblick zu behalten, sollten beglichene Fakturen in einen eigenen Ordner verschoben werden, zum Beispiel mit dem Namen "Bezahlt".
Die finale Archivierung sollte immer nach einem nachvollziehbar strukturierten Schema erfolgen, zum Beispiel nach Datum und Rechnungsnummer. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Um Datenverlust zu vermeiden, sollte ein Backup-System zum Einsatz kommen, das täglich Kopien aller Rechnungen anfertigt und sicher speichert.
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