Entspannt durch die Betriebsprüfung

Handwerker sollten immer mit einer Außenprüfung rechnen. Oft verläuft die Prüfung glimpflich. In Einzelfällen drohen aber auch sehr hohe Nachzahlungen.

Eine steuerliche Außenprüfung sorgt bei so manchem Unternehmer für Nervenflattern. Rund 13.600 Betriebsprüfer kümmern sich in Deutschland darum, dass die Steuermoral nicht zu lasch wird. In Einzelfällen kann es zu sehr hohen Nachzahlungen kommen, häufig aber ergibt sich gar keine Beanstandung – und in manchen Fällen bekommt der Geprüfte sogar Geld zurück.

In manchen Fällen gibt es auch mal Geld zurück

Eine Prüfung kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf bestimmte Sachverhalte beschränken. "Der Prüfungsumfang ist abhängig von der Betriebsgrößenklasse: Für Kleinst-, Klein- und Mittelbetriebe soll der Prüfungszeitraum drei Jahre nicht überschreiten. Unter bestimmten Voraussetzungen können aber auch mehr als drei Jahre geprüft werden", erklärt Markus Hülshoff, Referent für Betriebsprüfung­­­ bei der Oberfinanzdirektion NRW.

Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung. In dieser Prüfungsanordnung müssen Antworten auf die folgenden Fragen gegeben werden:

• Welche Steuerarten werden geprüft? 
• Welche Jahre umfasst der Prüfungszeitraum?
• Wann soll die Betriebsprüfung beginnen?
• Wo soll die Prüfung stattfinden?
• Welcher Betriebsprüfer ist vorgesehen?

In der Regel liegt die Prüfungsanordnung gut zwei Wochen vor dem Prüftermin im Briefkasten, sodass Unternehmen genügend Zeit haben, sich vorzubereiten, die Unterlagen griffbereit zu halten und sich mit dem Steuerberater abzustimmen.

Theoretisch kann alles geprüft werden und Handwerker sollten immer mit einer Betriebsprüfung rechnen, meint Rechtsanwältin Annika Haucke von der Steuerberatungsgesellschaft felix1.de in Berlin. "So sollten zum Beispiel Bauleistende wegen der Umkehr der Steuerschuldnerschaft besonders vorsichtig sein – auch dann, wenn steuerfreie Umsätze im Spiel sind oder ein Fall mit Auslandsbezug."

Auch Fälle, in denen eine Veränderung im Unternehmen anstehe, seien bei Betriebsprüfern beliebt – etwa der Rechtsformwechsel, ein Wechsel der beteiligten Gesellschafter oder die Unternehmensnachfolge.

Gegen eine Prüfungsanordnung können Sie Einspruch einlegen – dieser hat aber in aller Regel nur Erfolg, wenn er gut begründet ist. Geht es nur darum, die Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt zu verlegen, reicht meist ein kurzes Telefonat. Eine Verschiebung ist in aller Regel problemlos möglich, wenn ein bereits geplanter Urlaub ansteht, Sie erkrankt oder zurzeit beruflich stark eingespannt sind. Stimmen Sie die Prüfung mit Ihrem Steuerberater ab, dieser sollte im besten Fall bei der Prüfung anwesend sein.

Halten Sie alle relevanten Unterlagen bereit!

Halten Sie für den Betriebsprüfer sämtliche relevanten Unterlagen bereit. Bei einer Außenprüfung sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet. Auch Computerdaten der Buchhaltung muss der Prüfer einsehen können.

Diese sollten Unternehmer am besten noch vor der Prüfung separat bereitstellen, damit sich auf dem PC-Arbeitsplatz nur Daten befinden, die für die betreffende Buchhaltung wichtig sind. Einsehen dürfen die Prüfer die Daten der Finanz-, Lohn- und Anlagebuchhaltung.

Daneben müssen auch Organisationsunterlagen vorgelegt werden, wie Steuerberater Marco Spindler von der Kanzlei Aurin & Partner berichtet: "Die Handbücher müssen nicht nur für die Kasse bereitgehalten werden, sondern auch für andere Software, die im Zusammenhang mit der Buchführung eingesetzt wird."

Alles beginnt mit einem Eröffnungsgespräch

Bei der Betriebsprüfung gibt es in aller Regel ein Eröffnungsgespräch, bei dem die Unterlagen und Daten an den Prüfer übergeben werden. Der Betrieb wird im Anschluss besichtigt: "Hier verschafft sich der Prüfer einen Überblick über die Betriebsabläufe und vor allem über die Prozessabläufe der Rechnungslegung", erläutert Markus Hülshoff.

Lassen Sie sich bloß nicht in beiläufige Gespräche verwickeln

Danach beginnt die eigentliche Prüfung, also die Sichtung und Analyse der Unterlagen. Zum Ende gibt es eine Schlussbesprechung, in der alle Prüfungsfeststellungen erörtert werden. Das Ergebnis wird in einem Bericht niedergelegt.

Anwältin Haucke warnt davor, sich während der Prüfung in scheinbar beiläufige Gespräche verwickeln zu lassen: "Betriebsprüfer stellen gern Fragen zu privaten Belangen, etwa, ob eine Hochzeit ansteht oder wann der letzte Urlaub stattgefunden hat. Aus den Antworten lassen sich oft Rückschlüsse auf die unternehmerische oder steuerliche Situation herleiten – und mögliche Unstimmigkeiten zu Ungunsten des Unternehmers klären."

Fehlbuchungen können die gesamte Buchführung verwerfen

Der Außenprüfer wird Ihre Buchhaltung auf formelle Richtigkeit überprüfen. Fehlbuchungen, fehlende Blätter oder mangelnde gesonderte Aufzeichnungen können dazu führen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird. Dann darf der Prüfer Umsatz und Gewinn schätzen und rechnet einen sogenannten Sicherheitsaufschlag mit ein. Der Prüfer wird auch akribisch nachsehen, ob Sie Kosten der privaten Lebensführung steuerlich geltend gemacht haben.

Sie müssen jederzeit über steuerliche Konsequenzen informiert werden. Wenn der Prüfer also etwas findet, lassen Sie sich den Sachverhalt möglichst genau erklären und bitten Sie den Prüfer um Angabe der Gesetzesvorschrift oder Richtlinie. Nur so haben Sie die Möglichkeit, sich noch einmal in Ruhe damit zu befassen. Nutzen Sie die Anwesenheit des Prüfers auch dazu, sich über die Herangehensweise an strittige Punkte für die Zukunft zu einigen.

Bei der Schlussbesprechung kann man zu allen Punkten Stellung nehmen

Bei der Schlussbesprechung können Sie zu allen Punkten Stellung nehmen und haben die Gelegenheit, Unstimmigkeiten aus dem Weg zu räumen. Zum Abschluss wird der Prüfungsbericht erstellt. Achten Sie darauf, dass dort alles so steht, wie Sie es mit dem Prüfer besprochen haben. "Gelegentlich kann es passieren, dass auch nach der Schlussbesprechung noch Einwände möglich und erfolgreich sind, zum Beispiel, wenn ein verloren geglaubter Beleg doch noch gefunden wird", sagt Steuerberater Spindler. Gegen den Prüfungsbericht selbst ist kein Einspruch möglich. Diesen können Sie erst gegen den neuen Steuerbescheid einlegen. Zukünftig wird die Finanzverwaltung in jedem Fall darauf achten, dass Sie die aufgetretenen Fehler vermeiden.

Zufall? Wann der Prüfer zu Ihnen kommt:

• Auffällige Sachverhalte in den Jahresabschlüssen oder anderen Daten
• Große Schwankungen beim Aufschlagssatz oder Rohgewinn
• häufig verspätete Abgabe von Steuervoranmeldungen oder Steuererklärungen
• Kontrollmaterial aus anderen Prüfungen – zum Beispiel fehlerhafte Rechnungen und unklare Zahlungsflüsse
• Auffälligkeiten bei vorangegangenen Prüfungen
• Branche ist Prüfungsschwerpunkt beim Betriebsfinanzamt
• Zufallsauswahl durch die Software der Finanzverwaltung