Weniger Bürokratie bei der betrieblichen Altersvorsorge

Mit dem jetzt verabschiedeten Bürokratieentlastungsgesetz IV treten zum neuen Jahr wichtige Änderungen bei der betrieblichen Altersvorsorge in Kraft. Lesen Sie hier die Details.

Der Bundesrat hat dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) am 18. Oktober 2024 zugestimmt. Zum 1. Januar 2025 treten wichtige Maßnahmen in Kraft, unter anderem einige Neuregelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) und damit auch für die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV).

Künftig wird Folgendes gelten: Arbeitsverträge können neben der herkömmlichen Schriftform nun auch in Textform abgeschlossen werden, wenn bestimmte Rahmenbedingungen beachtet werden. Bislang verlangte das NachwG für Vertragsbedingungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, die Schriftform (siehe § 126 BGB). Die elektronische Form war somit bisher  ausgeschlossen. Das deutsche Recht war damit bislang enger gefasst, als es die in diesem Zusammenhang maßgebliche EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union vorsieht. Dort ist die elektronische Form erlaubt.

Die Schattenseiten der Schriftform

Das Erfordernis der Schriftform führt wegen der Notwendigkeit einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier oftmals zu unnötig komplizierten Prozessen. Für Arbeitgeber kann dies zu einer erhöhten Belastung durch gesteigerten Personaleinsatz und zusätzliche Kosten führen. Diese Problematik erstreckt sich auch auf den Bereich der betrieblichen Altersversorgung: Insbesondere bei kollektiven, arbeitnehmerfinanzierten Versorgungswerken kann die Vereinbarung einer Entgeltumwandlung auf Papier erhebliche Ressourcen binden.

Zwar vertrat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in einer früheren Stellungnahme die Ansicht, dass das Nachweisgesetz "auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar" sei. Es blieb jedoch abzuwarten, ob sich Gerichte dieser Meinung uneingeschränkt angeschlossen hätten.

Im Zuge des Bürokratieentlastungsgesetzes IV hat der Gesetzgeber nun sowohl Erleichterungen als auch Rechtssicherheit geschaffen. Der ursprüngliche Entwurf der geplanten Änderungen für das NachwG sah zunächst lediglich vor, dass künftig die Dokumentation wesentlicher Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages in elektronischer Form gemäß § 126b BGB – also mit qualifizierter elektronischer Signatur – möglich sein sollte. Dies sollte unter der Bedingung gelten, dass das betreffende Dokument in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB in ausdruckbarer Form übermittelt wird.

Textform unter bestimmten Voraussetzungen

Wegen zahlreicher Rückmeldungen, unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung, werden nun weitere Erleichterungen eingeführt. Es wurde vorgeschlagen, den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen künftig in Textform zu ermöglichen. Die Bundesregierung hat diese Vorschläge im Gesetzgebungsverfahren aufgegriffen.

Nach der neuen Regelung wird die Textform zulässig sein, wenn

1. die betreffenden Informationen für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich sind,
2. gespeichert und ausgedruckt werden können,
3. und der Arbeitgeber die Beschäftigten auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Nur auf ausdrücklichen Wunsch der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber noch einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen.

Ausnahmen

Allerdings bleiben Ausnahmen: So gilt für Praktikantenverträge weiterhin die strenge Schriftform. Auch für jene Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind (siehe Liste im Kasten unten), bleibt die elektronische Form ausgeschlossen und wird die händische Unterschrift auf Papier verlangt.  

Im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz soll künftig verankert werden, dass für Überlassungsverträge zwischen Ver- und Entleihern die Textform ausreichend ist, diese also beispielsweise per E-Mail abgeschlossen werden können. 

Textform auch in anderen Bereichen

Auch im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) gibt es Änderung beim Schriftformerfordernis. So kann etwa die Elternzeit nach § 16 Abs. 1 BEEG in Textform beantragt werden. Auch der Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit nach § 15 BEEG benötigt künftig nur noch die Textform, ebenso wie die Ablehnung dieses Antrags durch den Arbeitgeber. Für die Beantragung von Pflegezeit und von Familienpflegezeit ist künftig ebenfalls die Textform ausreichend.

Auch für viele andere Rechtsbereiche genügt es, dass künftig die Textform anstelle der Schriftform verwendet wird. Zusätzlich werden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, wie beispielsweise Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten, von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für einige Rechtshandlungen bleibt es aber bei der Schriftform, so bei Kündigungen oder Befristungen im Arbeitsrecht. Hier ist weiterhin die eigenhändige Unterschrift erforderlich. Auch in bestimmten Wirtschaftsbereichen oder -zweigen nach § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz bleibt die Schriftform bei der Nachweiserteilung erforderlich.

Schriftform weiterhin erforderlich:
 Arbeitgeber aus den Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, müssen den Nachweis unverändert in Schriftform erteilen:
• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenem Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die neue Regelung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Es ist zu beachten, dass die gesetzliche Änderung ausschließlich das Nachweisgesetz betrifft. Andere gesetzliche Bestimmungen, die das Schriftformerfordernis noch enthalten (wie beispielsweise § 6a EStG), bleiben hiervon unberührt.

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