Häusliches Arbeitszimmer: Was kann ich absetzen?

Selbstständige und Angestellte, die ihre Büroarbeit zu Hause erledigen, müssen einiges beachten, damit das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer anerkennt.

Viele Handwerker erledigen ihre Büroarbeit in den eigenen vier Wänden. Nur logisch, dass sie ihr Arbeitszimmer bei der Steuer geltend machen möchten – bei Selbstständigen als Betriebsausgabenabzug, bei angestellten Mitarbeitern im Handwerksunternehmen als Werbungskosten. Grundsätzlich ist das auch möglich, doch das Finanzamt schaut beim Thema Arbeitszimmer ganz genau hin. Vor allem, ob Privatleben und Arbeitsbereich auch schön getrennt sind. Das Arbeitszimmer ist seit jeher ein beliebtes Streitthema.

Die Finanzgerichte bis hin zum Bundesfinanzhof veröffentlichen regelmäßig neue Urteile dazu – und teilweise scheint es so, als hinke die Rechtsprechung noch der Entwicklung im modernen Arbeitsleben hinterher. Unterscheiden muss man zwischen dem häuslichen Arbeitszimmer in der Wohnung und dem außerhäuslichen Arbeitszimmer. Im ersten Fall muss man die Kosten anteilig nach der Fläche umlegen, im zweiten kann man die Kosten in voller Höhe abziehen.

Beim häuslichen Arbeitszimmer muss dazu immer unterschieden werden, ob man im Betrieb oder in der Werkstatt keinen anderen Arbeitsplatz für die Büroarbeit hat oder ob das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit ist. Im ersten Fall ist der Abzug auf 1.250 Euro begrenzt. Im zweiten Fall werden die Kosten nicht gedeckelt.

"Bei Handwerkern spielt sich die Haupttätigkeit in der Regel beim Auftraggeber ab, so dass sie Arbeitszimmerkosten nur bis maximal 1.250 Euro geltend machen können", erklärt Steuerberaterin Manuela Pompino von felix1.de in Weimar gegenüber dem Handwerksblatt.

Häusliches Arbeitszimmer:

Wenn man sich an die Spielregeln hält, kann das häusliche Arbeitszimmer die Steuer mit bis zu 1.250 Euro pro Jahr mindern. Etwa dann, wenn der selbstständige Handwerker zwar eine kleine Werkstatt angemietet hat, dort aber keine ruhige Ecke für einen Schreibtischarbeitsplatz ist. Oder wenn er hauptsächlich als Monteur unterwegs ist und zuhause die Büroarbeit erledigt. Oder weil er ein paar Tage die Woche im Homeoffice arbeitet und während dieser Zeit keinen Arbeitsplatz im Büro hat.

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Wenn der Selbstständige aber ein Büro in seinem Betrieb hat und er trotzdem zusätzlich am Wochenende oder spät abends Rechnungen und Angebote zu Hause schreibt, kann er das Arbeitszimmer nicht von der Steuer absetzen. Das gilt auch bei  Angestellten.

Wichtig ist also, dass man nur den einen Büroarbeitsplatz zur Verfügung hat. Der Betrag von 1.250 Euro ist kein Pauschbetrag, sondern ein personenbezogener Höchstbetrag. Hat man verschiedene Jobs, kann man ihn trotzdem nur einmal in  Anspruch nehmen. Teilt sich aber ein Ehepaar das häusliche Arbeitszimmer, dann gilt der Betrag für beide. 

Wichtig außerdem: Für die Arbeit zu Hause muss ein eigener Raum zur Verfügung stehen. Nur wenn ein Zimmer ausschließlich beruflich/betrieblich genutzt wird können die Kosten – anteilige Miete, Zinsaufwendungen oder Abschreibungen – steuerlich in Abzug gebracht werden. Der Raum muss vom privaten Wohnraum etwa durch eine Wand abgegrenzt sein. Dieser muss auch erkennbar als Arbeitszimer eingerichtet sein, also mit Schreibtisch, Bürostuhl und Regal.

Im Zweifel kommt ein Prüfer vorbei

"Das Finanzamt kann bei Zweifeln nachforschen, ob die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer tatsächlich erfüllt sind. Dazu kann man zum Beispiel einen Grundriss der Wohnung einreichen, auf dem das Arbeitszimmer eingezeichnet ist", erklärt Steuerberaterin Pompino.  Auch wenn man heute für viele Bürotätigkeiten nur noch ein Laptop und einen Tisch braucht, wird eine sogenannte "Arbeitsecke" nach wie vor nicht  anerkannt.  

"Bestehen weiterhin Unsicherheiten auf Seiten des Finanzamts, kann es auch einen Betriebsprüfer vorbeischicken, der sich das Zimmer anschaut", berichtet Pompino. "In diesem Fall kann vor allem interessant sein, ob das Arbeitszimmer tatsächlich beruflich genutzt wird. Die private CD-Sammlung oder die Spielsachen der Kinder haben hier dann nichts zu suchen."

Egal ist dem Fiskus allerdings, ob der Arbeitsraum im Erdgeschoss, im Keller oder im Dachgeschoss eingerichtet wird. Laut Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6. Oktober 2017 müssen die Räume lediglich mit den privaten Wohnräumen "als gemeinsame Wohneinheit verbunden" sein.

Wichtig: Nicht anerkannt werden die anteiligen Kosten für Küche, Flur oder Bad, wenn diese hauptsächlich auch privat genutzt werden. Da zählt auch nicht das Argument, dass man während der Arbeit auch mal die Küche und das Bad benutzt. 

Außerhäusliches Arbeitszimmer:

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Unter Umständen kann es sich rechnen, für das Homeoffice einen extra Raum anzumieten. In dem Fall gilt grundsätzlich ein uneingeschränkter Abzug aller Kosten, die beruflich oder betrieblich veranlasst sind.  Wichtig ist dem Fiskus, dass das Arbeitszimmer nicht in unmittelbarer Nähe zur Wohnung ist. "Hierzu reicht es aus, wenn eine zweite Wohnung im selben Haus angemietet wird wie die Privatwohnung, sofern getrennte Eingänge vorliegen", erklärt Steuerexpertin Pompino. Und es muss ein Treppenhaus geben, das der Allgemeinheit zugänglich ist und über die andere das Arbeitszimmer auch erreichen können.

Vorsicht: Nähe zur Privatwohnung

"Es reicht nicht aus, wenn es sich nur um ein Zweifamilienhaus handelt." (Bundesfinanzhof, Az. VIII R 7/10). Der Raum sollte sich nicht auf derselben Etage befinden, wie die Privatwohnung. Das Finanzamt geht sonst womöglich von einer räumlichen Nähe aus und es können nur noch maximal 1.250 Euro abgezogen werden.

Kellerräume gelten zum Beispiel dann als außerhäusliches Arbeitszimmer, wenn sie gesondert gemietet werden. Wenn sie aber zur ohnehin zur Wohnung gehören, nicht.

Das eine zu große räumliche Nähe von Wohnung und Betrieb immer das Finanzamt auf den Plan ruft, zeigt ein Beispiel aus dem Bäckerhandwerk:  In einem Geschäftshaus befanden sich neben der Wohnung des Bäckermeisters auch die Backstube, der Verkaufsraum, ein Aufenthaltsraum für das Verkaufspersonal und das Büro für die Buchhaltungsarbeiten. Das Büro wurde aufgrund der Nähe zu den übrigen Betriebsräumen nicht als häusliches Arbeitszimmer gewertet. 

Sonderfall GmbH-Gründung:

Man kann auch eine Ein-Mann-GmbH gründen, um dann als Gesellschafter-Geschäftsführer dieser GmbH ein Arbeitszimmer zu vermieten. Dann kann diese GmbH das Zimmer wiederum ihrem Geschäftsführer zur beruflichen Nutzung überlassen. Dazu muss ein Mietvertrag abgeschlossen werden. Die GmbH kann die Miete in dem Fall steuerlich absetzen und der Geschäftsführer muss sie als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuern.

Pompino: "Nur für die steuerliche Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers lohnt sich die Gründung einer GmbH nicht, zumal sie mit hohen Anforderungen wie der Einzahlung von 12.500 Euro Kapital bei Gründung verbunden ist. Wer aber sowieso eine GmbH gründen möchte, der sollte die Möglichkeit des Arbeitszimmers auf jeden Fall in Betracht ziehen." Zu solchen Fragen sollte man sich  an einen Steuerberater wenden, denn hier lauern auch steuerliche Fallstricke wie das Thema Betriebsaufspaltung.