App statt Stundenzettel: Zur Zeiterfassung und zum Projektmanagement gibt es clevere digitale Lösungen. Die App von clockin richtet sich an Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind.
Zeiterfassung läuft in vielen Handwerksbetrieben oft noch so ab: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten per Hand auf Stundenzettel und geben die Unterlagen im Büro ab. Dort werden sie dann zum Beispiel in Excel-Tabellen abgetippt. "Bei einem Betrieb mit 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind das 200 Zettel in der Woche", rechnet Frederik Neuhaus vor. "Das kostet Zeit, und Zeit ist Geld." Neuhaus ist Mit-Gründer und CEO von clockin.
Handwerkerinnen und Handwerker, die viel unterwegs sind, können über die App ihre Arbeitszeit erfassen. Sie können darüber aber auch Urlaubsanträge stellen, Schulungstage eintragen oder ihren Resturlaub einsehen. Außerdem kann man mit der App Fortschritte auf der Baustelle dokumentieren, vom Büro aus Baupläne oder Sicherheitseinweisungen einpflegen oder Aufgaben managen.
"Das ist ein digitales Büro für die Hosentasche", sagt Frederik Neuhaus. Und Mitarbeiter, die nicht so gerne Texte ins Smartphone tippen, können mit der App einfach per Diktierfunktion ihre Eingaben machen.
80 Prozent der Arbeitnehmer arbeiten nicht am Schreibtisch
Ob Baugewerbe, Ausbau, Gastronomie oder Gebäudereinigung: Rund 80 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland arbeiten nicht am Schreibtisch. Diese Unternehmen sind die Zielgruppe von mobilen Zeiterfassungssystemen, wie dem von clockin. "Wir haben die App bewusst einfach gestaltet, damit jeder Mitarbeiter sofort loslegen kann", erzählt Neuhaus. Alle Beschäftigten, egal ob gestandener Altgeselle oder Azubi, sollen die Funktionen in der App sofort verstehen und intuitiv auf dem Smartphone oder Tablet bedienen können.
Neuhaus: "Für die Zeiterfassung braucht es nur drei bis vier Klicks pro Tag. Man kann das selbst machen, aber auch über einen Kolonnenleiter laufen lassen. Am Ende des Monats werden die Zeitwirtschaftsdaten zum Beispiel über eine Datev-Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung an den Steuerberater übertragen.
Gleichzeitig können erfasste Projektarbeitszeiten für die Rechnungsstellung direkt in LexOffice oder Sevdesk genutzt werden." Im Betrieb selbst sei die Software innerhalb von 20 Minuten installiert, versichert Neuhaus. Eine Schulung brauche es nicht. Je nach Funktionen und Laufzeit kostet die Nutzung zwischen drei Euro (digitale Stechuhr) bis etwa zehn Euro (Zeiterfassung und Dokumentation) pro Lizenz und Monat.
Auf die Idee einer digitalen Zeiterfassung kam der frühere Handballtrainer, als der Sponsor seines Vereins, ein klassischer Handwerksbetrieb, über die vielen Stundenzettel klagte. Die praxisnahe Entwicklung der Software erfolgte schließlich auch gemeinsam mit dem Handwerksunternehmer.
Heute hat das 2018 gegründete Münsteraner Software-Unternehmen nach eigenen Angaben bereits über 5.000 Kunden mit jeweils fünf bis 1.000 Beschäftigten im deutschsprachigen Raum. Man habe sich zum Ziel gesetzt, kleinen und mittleren Unternehmen einen Zugang zu Digitalisierung und KI zu ermöglichen. Auszeichnungen gab es auch schon einige, unter anderem den Gründerpreis NRW oder den Preis "Start-up des Jahres 2021" der DZ-Bank.
Mobile Zeiterfassung in KMU: Ein großer Markt Mobile Zeiterfassungssysteme per App gibt es inzwischen einige auf dem Markt, darunter viele mit der Zielgruppe Handwerk. Ein Vergleich kann sich also lohnen. Neben der Lösung von clockin gibt es zum Beispiel die von Hero, ToolTime, plancraft, 123erfasst.de oder TimeSec.
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