Auftrag bestätigen: So machen Sie es richtig

Wer von einem Kunden einen Auftrag erhalten hat, sollte ihn anschließend immer bestätigen – am besten schriftlich. Dann gibt es über die Details später keinen Streit. Wir erklären, was hineingehört.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Wichtige Tipps für GmbH-Geschäftsführer

Hat der Kunde einen Auftrag erteilt, sollte der Handwerker ihm im Anschluss immer eine Auftrags­bestätigung zusenden. Darin sollte er alle rele­vanten Infor­ma­tionen zusammenfassen. Das schafft Sicher­heit für beide Vertrags­partner – auch dann, wenn das Gesetz kein solches Doku­ment verlangt.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Dokument im Geschäftsleben. Sie zeigt, dass ein Unternehmen einen Auftrag angenommen hat. Laut der DIN-Norm 69905 ist sie eine "Mitteilung über die Annahme eines Auftrags". Sie ist die Grundlage für einen Vertrag zwischen einem Kunden und einem Unternehmen. Das gilt für Waren und Dienstleistungen.

Konkret dokumentiert ein Unternehmen in der Auftragsbestätigung, dass es einen Auftrag annimmt und ihn ausführen wird. Dabei handelt es sich um eine Willenserklärung, genauso wie bei der Beauftragung durch den Kunden. Beide zusammen ergeben einen rechtlich bindenden Vertrag.

Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?

1. Sie sorgt dafür, dass der Vertrag rechtlich bindend wird.
2. Sie gibt beiden Seiten Sicherheit über die Vereinbarung.
3. Sie verhindert Missverständnisse.

Wann braucht man unbedingt eine Auftragsbestätigung?

In vier Fällen ist eine Auftragsbestätigung besonders wichtig:

1. Bei einer Bestellung ohne vorheriges Angebot.
2. Wenn ein Angebot unverbindlich war, in der Formulierung stand also etwa: "freibleibend", "unverbindlich" oder "gültig, solange der Vorrat reicht".
3. Wenn Preise nicht fest vereinbart waren.
4. Wenn ein Kunde nach Ablauf eines Angebots bestellt.

Wie schreibt man eine Auftragsbestätigung?

Es gibt keine strengen Regeln für Form und Inhalt der Auftragsbestätigung, sie sollte aber klar und deutlich sein, sodass Missverständnisse ausgeschlossen sind. Eine kurze E-Mail kann reichen. Selbst eine Chat- oder WhatsApp-Nachricht würde den Anforderungen genügen.

Bei großen Aufträgen ist ein ausführlicheres Dokument besser. Es sollte enthalten:

• Angaben zu Kunde und Unternehmen
• Details zur Ware oder Dienstleistung 
• Datum, Preis und Lieferbedingungen 
• Zahlungsbedingungen 
• Rechtliche Hinweise und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).

Wichtig: Unternehmen müssen diese Dokumente sechs Jahre aufbewahren. 

Kann man eine Auftragsbestätigung widerrufen?

Für Unternehmen kommt es darauf an, ob ihr Vertragspartner Geschäftskunde oder Verbraucher ist. Denn die gesetzlichen Widerrufsrechte gelten nur für Verbraucher, bei Geschäften unter Kaufleuten aber nicht – außer es steht in deren AGB!  Je nach Art der Geschäftsbeziehung kann ein Entgegenkommen aus Kulanz aber angeraten sein.

Privatkunden haben in vielen Fällen 14 Tage Zeit für einen Widerruf. Das gilt für Geschäfte im Internet, am Telefon oder an der Haustür. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen über das Widerrufsrecht belehrt – also meistens mit Vertragsabschluss. Es gibt aber Ausnahmen, etwa bei Maßanfertigungen oder Notfallreparaturen. Mehr dazu lesen Sie > hier!

Kann man einen Auftrag trotz Bestätigung stornieren?

Normalerweise kann man den Auftrag nicht stornieren, denn Verträge sind bindend.

Nur in besonderen Fällen ist eine Stornierung möglich, etwa wegen Irrtums. Das bedeutet, dass der Handwerker sich bei der Abgabe seiner Willenserklärung geirrt hat. Demnach hätte er den Auftrag nicht angenommen, wenn die Sachlage in dieser Form klar gewesen wäre. Gründe für einen Stornierung sind demnach:

1. Bei einem schweren Irrtum im Angebot (beispielsweise bei Tippfehlern oder falschen Preisangaben).

2. Wenn die Lieferung unmöglich ist.

In solchen Fällen muss der Handwerker die Anfechtung des Vertrags wegen Irrtums aber unverzüglich erklären. Die Frist beträgt höchstens zwei Wochen.

Kann man den Preis nach der Auftragsbestätigung erhöhen?

Normalerweise nicht. Das Unternehmen trägt das Risiko steigender Kosten. Nur wenn es im Vertrag steht, ist eine Preiserhöhung möglich, wenn dort Preisgleitklauseln vereinbart wurden. Wichtig zu wissen ist dabei allerdings, dass derartige Klauseln strengen Vorgaben unterliegen. Dabei kommt es auch auf die Formulierung an, mehr dazu lesen Sie > hier. Außerdem dürfen Auftragnehmer nur tatsächlich entstandene Mehrkosten an Kunden weitergeben. Eine Preisanpassung zur reinen Gewinnsteigerung ist nicht erlaubt.

Quelle: Datev

Die Berater in den Handwerkskammern helfen Ihnen bei Rechtsfragen gerne weiter!

DHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale Deutsche Handwerksblatt (DHB) registrieren!