Druckst Du noch oder speicherst Du schon?

In vielen Unternehmen werden Rechnungen und andere Dokumente noch in Aktenordnern archiviert. Bei E-Mail-Rechnungen bringt das den Betriebsprüfer auf den Plan.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Telekommunikationsanbieter, Stromlieferanten, große Versandhändler oder die öffentliche Hand setzen auf die elektronische Rechnung. Ab November dieses Jahres können auch Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung in elektronischer Form stellen. Ab November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen sogar elektronisch stellen. Ausgenommen sind dann nur Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von voraussichtlich höchstens 1.000 Euro.

"Es wird nicht lange dauern, dann wird dem Empfänger eine gedruckte Rechnung seltsam vorkommen wie ein Telegramm oder ein mit der Schreibmaschine getippter Brief. Bald schon werden Rechnungsausdrucker müde belächelt werden", sagt Frank Früh vom IT-Branchenverband Bitkom voraus. Doch soweit ist es noch nicht. In Deutschland werden Schätzungen zu Folge pro Jahr mehr als 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt.

Rechnungsausdrucker sind im Handwerk in der Überzahl

Bei der elektronischen Buchführung gibt es viele Regeln und Anforderungen zu beachten. Damit Betriebe dabei unterstützt werden, ist jetzt ein Praxisleitfaden zur Anwendung der GoBD erschienen. Hier geht es zum kostenfreien DownloadUnd wer eine Rechnung für sein Unternehmen im E-Mail-Postfach hat, der will sie trotzdem in den Händen halten: Im Handwerk sind die Rechnungsausdrucker noch in der Mehrheit. In zwei Dritteln aller Betriebe gibt es noch die klassische Papierablage. Das hat eine aktuelle Umfrage der Datev eG zum Stand der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Handwerk ergeben. "Das Archivieren von E-Mail-Rechnungen in Form eines Ausdrucks ist allerdings nicht GoBD-konform. Hier besteht dringender Beratungsbedarf durch den Steuerberater", sagt Stefan Wunram, Leitender Berater Trends und Strategie bei der Datev, einer der größten IT-Dienstleister Europas.

GoBD werfen bis heute viele Fragen auf

Das Problem für diejenigen, die Rechnungen an den Drucker schicken und abheften, ergibt sich spätestens bei der Betriebsprüfung: Der reine Ausdruck von Dokumenten, die schon in elektronischer Form vorliegen, entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" gelten zwar schon seit 2015, sorgen aber bis heute für Kopfzerbrechen bei Selbstständigen und Unternehmen. 

Viele wissen inzwischen, dass man E-Mail-Rechnungen oder Kassenaufzeichnungen elektronisch archivieren muss und speichern die Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem. 45 Prozent der Handwerksbetriebe haben laut der Umfrage ein solches DMS. Parallel werden viele Unterlagen dann aber offensichtlich noch häufig in Aktenordnern archiviert. "Diese doppelgleisige Archivierung ist nicht effizient", sagt Stefan Wunram. Ganz abgesehen von der Papier- und Lagerplatzverschwendung.

Excel-Tabellen oder Word-Dateien akzeptiert der Prüfer nicht

Die GoBD regeln unter anderem, wie Unternehmer steuerlich relevante Belege in der elektronischen Buchhaltung erfassen, bearbeiten und manipulationssicher archivieren müssen. Daran sollte man sich penibel halten, denn wenn die Archivierungsvorschriften nicht erfüllt sind, drohen Steuernachzahlungen. Eine Excel-Tabelle als Kassenbuch oder eine Word-Datei als Rechnung – das kann jeder Betriebsprüfer verwerfen. Die Daten müssen außerdem unbedingt gegen Verlust geschützt sein, mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und man braucht eine sogenannte Verfahrensdokumentation, wie Christian Goede-Diedering von der Datev in seinem Vortrag "Aufbewahrung, Archivierung und Cloud Computing" bei der Handwerkskammer Münster erläuterte.

Alternative: Der eigene Server 

Denkbar sei die Archivierung auf einer DVD oder externen Festplatte, wenn es Vorkehrungen gibt, die die Unveränderbarkeit garantieren. "Etwa über ein internes Kontrollsystem mit regelmäßigen Datensicherungen und einem Zugriffskonzept auf diese Daten", sagt Goede-Diedering. Wem eine Archivierung auf solchen Speichermedien zu unsicher ist, der kann als Alternative den eigenen Server nutzen. "Allerdings sind die Unternehmer für die technischen Voraussetzungen dann selbst verantwortlich. Sie müssen eine Struktur schaffen, die Anwendungsdaten aus der Finanzbuchführung von Archivdaten trennt, die nicht steuerlich relevant sind." Außerdem müssen sie den Server vor Viren und Trojanern schützen.

Cloud-Lösungen stehen hoch im Kurs

Angesichts solcher Sicherheitsrisiken stünden aktuell Cloud-Lösungen hoch im Kurs. Aber auch hier gibt es Fallstricke. So muss man darauf achten, dass der Cloud-Anbieter deutschen Standards genügt und die Server in Deutschland stehen, betont Datev-Experte Christian Goede-Diedering. Das sei auch aus steuerrechtlichen Gründen wichtig, denn der Gesetzgeber verlange, dass die steuerrelevanten Daten deutschen Boden nicht verlassen.

Sein Tipp: "Sprechen sie ihren Steuerberater auf die Speicherung steuerrechtlich relevanter Daten an. Werfen sie einen besonders kritischen Blick auf den Umgang mit E-Mails und elektronischen Rechnungen im Betrieb und stellen sie das vorhandene Datensicherungskonzept inklusive der Verfahrensdokumentation in allen Vor- und Nebensystemen selbst auf den Prüfstand – bevor dies die Finanzverwaltung tut."

Anforderungen an eine elektronische Rechnung

• Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein. Das regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in Paragraf 14.
• Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein. Das regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in Paragraf 14 .
• Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten.
• Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein. Das geschieht durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. 
• Dies kann auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen.
• Elektronische Rechnungen müssen immer revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
• Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre.

Dokumentation

In einer Verfahrensdokumentation muss ein Unternehmen beschreiben, wie es steuerlich relevante Unterlagen (Belege und Dokumente) erfasst, empfängt, digitalisiert, verarbeitet, ausgibt und aufbewahrt. Sie soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess innerhalb eines Unternehmens darstellen und muss historisch geführt werden. Der Gesetzgeber lässt offen, auf welche Weise das bewerkstelligt werden soll.