Kassen: Ladenbesitzer müssen aufrüsten

Ladeninhaber müssen jetzt dafür sorgen, dass ihre Registrierkassen fit sind für 2017. Spätestens dann müssen Einzelhändler­ Umsätze zehn Jahre lang unveränderbar speichern.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Am 1. Januar 2017 endet die Übergangsfrist für Unternehmen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben. Spätestens dann müssen sie sichergestellt haben, dass die Kasse Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern kann. Alle Einzelaufzeichnungen (Einzelbewegungen, Kassenbons) des Kassensystems müssen in digitaler Form und unveränderbar zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine maschinelle Auswertung bei der Betriebsprüfung muss möglich sein. Das soll den Steuerbetrug erschweren.

Das heißt für Friseure, Bäcker, Fleischer, Konditoren und andere Unternehmer mit Bargeldumsatz im Handwerk, dass sie bis zum Jahreswechsel ihre alten Kassen aufrüsten oder – wenn das nicht mehr möglich ist – neue anschaffen müssen. Sonst drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder aber der Prüfer verwirft und schätzt die Buchführung, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Wer jetzt den Kasse einer neuen Kasse plant, sollte das geplante Gesetz gegen Manipulation an Registrierkassen im Auge behalten. Die Bunderesgierung hat im September einen entsprechenden Gesetzentwurf vorgelegt. Elektronische Registrierkassen sollen in Zukunft auch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung haben.

Keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Es gibt ab 2017 allerdings keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. "Wenn jemand eine offene Ladenkasse führt, kann er nicht verpflichtet werden, im nächsten Jahr auf elektronische Kassensysteme umzusteigen", betont Steuerberaterin Sandra Rau-Franz aus Velbert. 

Die Expertin stellt klar: "Der Gesetzgeber verpflichtet nicht, elektronische Kassensysteme einzusetzen, die offene Ladenkasse ist nach wie vor möglich!" Es bestehe momentan sogar rechtlich die Möglichkeit, dass jemand, der ein elektronisches Kassensystem im Einsatz hat, dieses am 31. Dezember 2016 entsorgt und auf die offene Ladenkasse umstellt. Also eine Barkasse, die auf jegliche Technik verzichtet. Aber auch die Anforderungen an die offene Ladenkasse sind sehr groß.

Jedes System birgt Fallen, die die Prüfer ausnutzen

Egal, welches Kassensystem man nutzt: "Jedes System birgt Gefahren und Fallen, die die Betriebsprüfer schamlos ausnutzen", sagt Rau-Franz. Sie empfiehlt deshalb den Unternehmen, sich bei der Kassenführung strikt an die gesetzlichen Vorgaben zu halten, sonst komme es spätestens bei der Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen.

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